TÉRMINOS DE REFERENCIA

Posición:

Asistente de Administración

Tipo de contrato:

Contrato de Servicios

Nivel:

SC-L5

Unidad

Administración

Localidad:

Quito, Ecuador

Duración:

6 meses iniciales, renovables

La posición vacante está abierta a ciudadanas y ciudadanos ecuatorianos, y personas extranjeras con permiso de trabajo en Ecuador, quienes pueden aplicar hasta el 23 de septiembre de 2022 a las 23h59 (hora de Ecuador)

El Programa Mundial de Alimentos está comprometido con la igualdad de oportunidades y en lograr la diversidad de su fuerza de trabajo en términos de género, nacionalidad y cultura. Valoramos la inclusión y se invita a participar a mujeres, personas pertenecientes a grupos minoritarios, grupos de origen indígena, afrodescendientes y personas con discapacidad.

Todas las solicitudes serán tratadas con la más estricta confidencialidad. Contactaremos únicamente a las personas que sean preseleccionadas luego del análisis y ponderación de hojas de vida.

ANTECEDENTES

El Plan Estratégico del País del Programa Mundial de Alimentos en Ecuador (WFP por su sigla en inglés) busca la sinergia con las acciones del Gobierno del Ecuador y transferencia de conocimientos. WFP busca consolidarse como aliado estratégico del Gobierno, al tiempo que mantiene la capacidad de complementar, cuando fuere necesario, los programas gubernamentales de seguridad alimentaria y nutrición. WFP y sus socios implementadores se encuentran en 16 provincias de Ecuador; trabajando articuladamente con el Gobierno para priorizar a las personas más vulnerables, y busca ampliar su cobertura de atención a los lugares más remotos del país.

La oficina cuenta con un equipo de 70 personas a nivel nacional.

CONTEXTO Y PAPEL EN LA ORGANIZACIÓN

El/La Asistente Principal de Administración será responsable de la ejecución y mantenimiento de procesos administrativos de calidad y centrados en el cliente para la Oficina de País del Programa Mundial de Alimentos en Ecuador.

Se espera que la persona que se contrate sea capaz de trabajar con mínima supervisión para llevar a término una serie de procesos y actividades que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar y orientar a sus colegas en los mismos.

La posición prestará sus servicios bajo la supervisión directa de la Asociada Senior de Administración y la supervisión general del Director de País. A su vez, estará a cargo de la supervisión de los conductores (2) de la oficina en Quito.

RESPONSABILIDADES

1. Comprobar la prestación de diversos servicios, incluida la gestión de instalaciones, manejo de flota de vehículos ligeros, viajes, actividades de conductores, etc., manteniendo coordinación directa con la supervisora y equipo de administración, con el fin de asegurar que las solicitudes se completen en el tiempo adecuado y los clientes tengan servicios/productos de calidad.
2. Recopilar y elaborar información, y difundirla, para sostener la producción de documentos e informes estándar, a fin de facilitar la toma de decisiones y la gestión eficaz de los recursos. En especial, será responsable de la compilación de informes mensuales de vehículos y enviarlos dentro de los plazos establecidos.
3. Gestionar y mantener registros en papel y/o electrónicos dentro de su esfera de responsabilidad, asegurando la integridad de la información, y de conformidad con los procedimientos establecidos, para garantizar un acceso rápido y fácil a los datos cuando sea necesario.
4. Realizar labores de investigación y análisis básicos de datos, para contribuir al suministro de información precisa y a la gestión eficaz de los recursos (vehículos, inventarios, entro otros)
5. Proporcionar insumos y propuestas para los métodos y prácticas ordinarios en su esfera de trabajo, a fin de contribuir a la mejora continua de los servicios prestados.
6. Proporcionar capacitación y orientación al personal, tanto nuevo como ya existente, sobre métodos y prácticas de rutina, procedimientos administrativos, procesos y uso de sistemas corporativos en su área de gestión, con el fin de garantizar la coherencia y la eficiencia de los servicios prestados a todos los clientes.
7. Etiquetar e ingresar artículos dentro del inventario de manera que se realice un ingreso de datos preciso y oportuno.
8. Colaborar con su supervisora en la ejecución de los Ejercicios Anuales de Conteo Físico y en el seguimiento a novedades.
9. Elaborar Términos de Referencia (TDRs) para la contratación de los servicios que requiere la Unidad.
10. Mantener contacto con los proveedores de servicios administrativos con el fin de que los servicios prestados sean oportunos y eficientes y de acuerdo con las cláusulas de los contratos suscritos.
11. Mantener contacto con la Administración del Edificio donde se ubican las oficinas de la institución de tal manera que se garanticen la continuidad y calidad de los servicios recibidos.
12. Supervisar a los conductores de la oficina y realizar planificaciones diarias y semanales del trabajo, garantizando la operatividad de la oficina y la atención eficiente al cliente.
13. Apoyar a su supervisora en el control del personal de limpieza y seguridad contratados a través de empresas de servicios.
14. Realizar, cuando se requiera, transacciones de WINGS tales como: viajes, inventarios, PRs, SES, PO Zints, ITS, etc., y apoyar en la actualización de otros sistemas organizacionales tales como: FMS, Archibus (Green, Premisses) GEMS, etc.
15. Apoyar en la atención de necesidades de servicios de las Suboficinas a nivel nacional.
16. Contribuir a la planificación, contratación y monitoreo de espacios físicos/oficinas en las diferentes localidades de WFP a nivel nacional; coordinando acciones con instituciones públicas, privadas y/o agencias de sistema ONU.
17. Participar en la implementación de iniciativas de oficina verde para contribuir a reducir el impacto de nuestra huella de carbono.
18. En conjunto con su supervisora, participar en actividades relacionadas al grupo OMT (Operational Management Team) y al ejercicio BOS (Business Operational Strategy) respondiendo a instrucciones y directrices del Sistema de Naciones Unidas en coordinación con políticas del WFP.
19. Reemplazar a su supervisora cuando se requiera, asumiendo sus responsabilidades para garantizar el buen funcionamiento y productividad de la Unidad.
20. Realizar cualquier otra actividad requerida por la oficina.

PERFIL REQUERIDO

Educación

• Se valorará positivamente a las personas que acrediten nivel universitario en Administración de Empresas o afines.

Experiencia

• Al menos cinco años de experiencia en trabajos con responsabilidad progresiva en el área administrativa, financiera o afines.
• Deseable experiencia en el sistema de Naciones Unidas u Organismos Internacionales
• Se valorará positivamente la experiencia manejando el ERP SAP.

Idiomas

• Fluidez en español (oral y escrito) o español como lengua materna
• Al menos nivel intermedio de inglés (oral y escrito)

Habilidades y conocimientos requeridos

• Manejo solvente de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams).
• Habilidad para aprender y manejar sistemas corporativos
• Atención al detalle, para así poder verificar eficazmente discrepancias en información; capacidad analítica
• Organización y administración del tiempo, capacidad de trabajar efectivamente por plazos y resultados
• Excelente capacidad de comunicación oral y escrita,
• Orientación al cliente y capacidad para trabajar en grupo humano diverso, tomando en cuenta la retroalimentación cuando sea pertinente, para mejorar continuamente el servicio.