Asistente de Administración

Contract

This is a LICA-4 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 4 years of experience, depending on education. More about LICA-4 contracts.

Background Information - Job-specific

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es una rama operativa de las Naciones Unidas que apoya la ejecución satisfactoria de los proyectos de consolidación de la paz, humanitarios y de desarrollo de sus asociados en todo el mundo. UNOPS apoya a sus socios en la construcción de un futuro mejor mediante la prestación de servicios que aumentan la eficiencia, la eficacia y la sostenibilidad de los proyectos de consolidación de la paz, humanitarios y de desarrollo. Con el mandato de ser un recurso central de las Naciones Unidas, UNOPS proporciona servicios sostenibles de gestión de proyectos, adquisiciones e infraestructura a una amplia gama de gobiernos, donantes y organizaciones de las Naciones Unidas.

Información de UNOPS en Argentina

Presente en Argentina desde el año 2005 UNOPS asiste a sus Asociados en el gerenciamiento de proyectos, la gestión de recursos humanos, la adquisición de bienes y servicios, la prestación de servicios de asistencia técnica, así como la ejecución y la supervisión de obras.

Desde el inicio de sus operaciones en el país, UNOPS ha implementado más de 60 proyectos en apoyo a organismos públicos de alcance nacional y subnacional, administrando alrededor de USD 1.048 millones de inversión pública para contribuir al logro de los objetivos de desarrollo del país.

En el marco de sus actividades en la República Argentina, UNOPS está conformando equipos interdisciplinarios para apoyar a sus diferentes asociados públicos en el diseño e implementación de proyectos de infraestructura.

Algunos de los proyectos que actualmente desarrolla UNOPS en Argentina, están enfocados a mejorar las condiciones de habitabilidad de la población, mediante:

• Mejoramientos de viviendas precarias centradas en rehabilitaciones de espacios, construcción de núcleos húmedos (baños y cocinas), rehabilitaciones de las instalaciones eléctricas;
• Construcción de viviendas sociales;
• Conexiones intradomiciliarias a redes de agua y alcantarillado en viviendas;
• Soluciones individuales de agua y saneamiento en viviendas sin servicios;
• Obras de saneamiento y abastecimiento barrial;
• Obras menores de adecuación de espacios públicos (playones deportivos, plazas, veredas y cordón cuneta, peatonalización de espacios);
• Obras menores de recuperación de centros edilicios comunitarios;
• Obras de abastecimiento agua para consumo humano relacionados con el uso de los recursos hídricos subterráneos y superficiales y obras de saneamiento en lugares sin infraestructura o servicios públicos relacionados.

Además, en el marco de los proyectos se implementan componentes de fortalecimiento institucional para todos los actores involucrados (organizaciones sociales, organismos públicos, destinatarios/as de los proyectos), que buscan: - Mejorar las capacidades técnicas de las/os involucrados en el desarrollo de proyectos de infraestructura (diseño, construcción, operación y mantenimiento); - Fortalecer las decisiones de los actores teniendo en cuenta el enfoque de derechos humanos y la perspectiva de género, diversidad e inclusión; - Diseñar y ejecutar proyectos que aseguren una sostenibilidad a futuro mediante la participación comunitaria y el encuadre dentro de los ODS; - Asegurar la concientización de las/os destinatarios en el buen uso de los recursos y bienes, propios y comunitarios. - Mejorar las prácticas en materia de gestión de proyectos

Functional Responsibilities

Bajo la supervisión directa del Gerente de Proyecto, el/la Asistente Administrativo/a gestiona y garantiza la prestación de servicios eficientes de apoyo logístico y de transporte a la unidad operativa pertinente. En el desempeño de sus funciones, el/la Asistente Administrativo/a está en contacto con los colegas de apoyo a los programas de UNOPS para garantizar una prestación de servicios coherente para la oficina/el programa. El/ la Asistente Administrativo/a promueve un enfoque orientado al cliente, a la calidad y a los resultados. Resumen de funciones clave:

1. Apoyo logístico y en la gestión de activos
2. Servicios de transporte

3. Apoyo en la construcción y el intercambio de conocimientos

4. Garantiza la prestación de apoyo logístico y de gestión de activos, es decir:

- Mantenimiento apropiado y resguardo seguro de todo el equipamiento y los bienes de la oficina. - Preparación de listas de inventario y registros de patrimonio de la oficina y de los proyectos. - Supervisión minuciosa del movimiento de equipamiento hacia y dentro del área de responsabilidad. - Implementación de un sistema de gestión y de recuento de todos los equipos y bienes gestionados por la oficina, de acuerdo con la política de equipamiento de UNOPS. - Tramitación de las solicitudes de suministro para la oficina. - Asistencia en tiempo y forma con oficina de aduanas cuando es necesario - Administración de la recepción de bienes y equipos para la oficina, inspección y preparación de informes.

2. Administra los servicios de transporte, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

- Mantenimiento, revisión y verificación del estado de todos los vehículos de la flota - oficina para obtener el máximo rendimiento y las seguras condiciones de funcionamiento, de acuerdo con la política y los procedimientos de gestión de vehículos de UNOPS. - Satisfacción de todas las necesidades de transporte oficial del personal de dirección y de la oficina, con las correspondientes medidas de seguridad. - Registro diario del consumo y del kilometraje de los vehículos de acuerdo a normas y procedimientos de UNOPS - Implementación de un sistema de reparación y mantenimiento para todo el equipo de oficina, incluidos los equipos de procesamiento electrónico de datos y los generadores, etc. - Gestión y mantenimiento eficiente de la oficina. - Implementación de una política energética acorde con la capacidad de la energía y los generadores de la ciudad. - Evaluación de los servicios contratados (limpieza, seguridad, taxis, mensajería, etc.) con vistas a mejorar el nivel de servicio y/o identificar mejores soluciones.

3. Brinda apoyo en la creación y el intercambio de conocimientos, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

- Participación en los programas de formación, operativos y proyectos para el personal sobre temas relacionados con la logística y el transporte. - Contribuciones sólidas a las redes de conocimiento y a las comunidades de práctica.

Education/Experience/Language requirements

a. Educación - Se requieren estudios secundarios completos. - Formación en Administración de Empresas, Administración Pública o similares a nivel tecnicatura/licenciatura es requisito deseable pero no excluyente, y puede reemplazar algunos de los años de experiencia.

b. Experiencia laboral

• Se requiere como mínimo 4 años (puede variar según credenciales académicas) de experiencia administrativa/operacional en logística y administración, con demostrada capacidad para cumplir con los indicadores de desempeño y la entrega de resultados.
• Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Office 2003 y/o plataforma google) es requerida.
• El uso avanzado de tablas dinámicas es deseable.
• Tener experiencia en el sistema de las Naciones Unidas u otro Organismos Internacional es deseable.

c. Idiomas

• Se requiere dominio del idioma español.
• Nivel intermedio - alto de inglés es altamente deseable.

***Por favor subir sus diplomas académicos o constancias académicas a su postulación, recomendamos cumplimentar todos las secciones en su perfil GPRS y brindar contactos actualizados de sus referencias y/o supervisores***

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

• Tipo de contrato: Acuerdo como Contratista Individual (ICA)
• Nivel de contrato: Local ICA 4 - Soporte
• Duración del contrato: Indefinido. Contrato continuo ICA sujeto a requerimientos de la organización, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio.

Esta vacante esta dirigida a personas nacionales o con permiso de trabajo y residencia en Argentina.

Este contrato se establece en la modalidad de Contrato Regular Mensual, es decir, se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx .

Información adicional

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). 7 p.m. Argentina
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• Para contratos retainer/lumpsum, antes de proporcionar sus servicios a UNOPS, se le solicitará que complete algunos cursos obligatorios, con una dedicación de unas 4 horas.

• El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

• Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales.

*La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

**********UNOPS está comprometida en alcanzar diversidad en términos de género, nacionalidad y cultura. Animamos especialmente a postularse a candidatas calificadas y grupos diversos. Todas las aplicaciones serán tratadas con la mayor discreción.**********

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a sus colaboradores y reconoce la importancia de mantener un equilibrio entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política estricta de armonización laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

********A solicitud, UNOPS busca acomodar razonablemente a candidatas y candidatos con necesidades especiales.*******

La posición se encuentra en un **lugar de trabajo familiar.****

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.