Asistente de Administración

Provide administrative support and manage logistics.

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UNDP - United Nations Development Programme

Open positions at UNDP

Caracas (Venezuela)

Volunteering Admin

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Application deadline 2 years ago: Monday 22 Apr 2024 at 00:00 UTC

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Overview

Provide administrative support and manage logistics.

You have:

Experience in office administration processes and travel management will be valued.
Prior experience in the United Nations System will be valued.

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

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Details

El Programa País (2023-2026) para Venezuela busca contribuir a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), priorizando una sociedad resiliente y equitativa. Alineado con el Marco de Cooperación para el Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas, se enfoca en desarrollo inclusivo y sostenible, con énfasis en áreas como gestión del riesgo, adaptación al cambio climático y conservación de la biodiversidad. El objetivo central es fortalecer las instituciones para mejorar la gobernanza y eficiencia, beneficiando a la población con medidas como la reducción de la pobreza y mejoras en servicios básicos.

En septiembre de 2023, el PNUD en Venezuela adoptó una Estrategia de Crecimiento y Reposicionamiento para consolidar su papel en el desarrollo, considerando una nueva fase de recuperación económica en el país. Tras recomendaciones de evaluaciones internas, la oficina estableció el Proyecto de Efectividad Institucional, el cual implica la contratación de expertos a nivel internacional y nacional, y la participación de voluntarios de las Naciones Unidas para fortalecer las capacidades internas y mejorar la eficacia operativa de la oficina.

Bajo la supervisión de la Gerencia de Operaciones y el asociado de finanzas, el/la UNV realizara las siguientes actividades:

• Proporcionar apoyo para garantizar el cumplimiento de las reglas, regulaciones y políticas de la ONU y del PNUD. • Ser responsable del manejo de la correspondencia interna y por parte de socios y contrapartes externos. Organizar el ingreso y egreso de esta, asegurando que exista un repositorio actualizado. • Apoyar en la gestión de internas, con actores externos o múltiples actores al interior de la oficina. Cuando sea necesario se pedirá apoyo en la toma de minutas de las reuniones. • Mantener actualizado el SharePoint/archivo digital • Colaborar en la organización de eventos (conferencias, seminarios). Lo que incluye cotizaciones, organización logística, catering, agenda, manejo de presupuesto, y organización de materiales de apoyo. • Mantener una base de datos actualizada de contactos y proveedores de servicios para la gestión de reuniones y/o talleres. • Soporte en el procesamiento de requisiciones y pagos. • Mantener una base de datos actualizada de contactos y proveedores de servicios para la gestión de reuniones y/o seminarios. • Tramitar viajes y seguimiento para el cierre de estos. • Apoyar en la administración de los activos de la oficina. • Administrar los procesos relacionados al funcionamiento físico de la oficina del PNUD en Venezuela, así como los servicios asociados.

Cualquier otra función, responsabilidad o cartera relacionada que pueda ser asignada por la gerencia del PNUD.

☒ Accountability ☒ Adaptability and Flexibility ☒ Client Orientation ☒ Commitment to Continuous Learning ☒ Communication ☒ Creativity ☒ Ethics and Values ☒ Integrity ☒ Judgement and Decision-making ☒ Knowledge Sharing ☒ Planning and Organizing ☒ Professionalism ☒ Respect for Diversity ☒ Technological Awareness ☒ Working in Teams

la prestación de servicios en materia de administración y/o en la gestión logística, a nivel nacional o internacional.
-Se valorará la experiencia en procesos de administración de oficina y procesos de viajes. -Se valorará la experiencia previa en el Sistema de las Naciones Unidas.

BENEFICIOS:

Las prestaciones básicas de esta asignación, según las Condiciones de Servicio de los Voluntarios de las Naciones Unidas, son las siguientes:

Prestación mensual de sustento.
Un subsidio previo a la asignación (pagado en primera nómina).
Un subsidio de final de asignación, pagado a la finalización del contrato, siempre que se cumplan las condiciones correspondientes.
Seguro de asistencia médica, dental y hospitalaria, así como seguro de vida y por discapacidad.
Seguro médico por familiares a cargo elegibles. Consulte las Condiciones de Servicio para ver los detalles de elegibilidad.
Licencia anual que se computa sobre la base de 2,5 días por mes.

Otras aclaraciones:

La/El voluntario tendrá su base en la ciudad de Caracas, en la sede del PNUD.

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Potential interview questions

Can you describe a situation where you had to manage multiple tasks at once?	The interviewer is assessing your multitasking abilities.	Mention a specific example where you successfully managed several tasks and maintained efficiency.
How do you ensure clear communication with team members and external partners?	The interviewer wants to learn about your communication strategies.	Pro members can see the explanation.
What steps do you take to organize an event successfully?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
How would you handle a situation where there is a conflict within the team?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What do you do to stay updated with administrative policies and regulations?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.