La posición vacante está abierta a ciudadanas y ciudadanos ecuatorianos, y personas extranjeras con permiso de trabajo en Ecuador, quienes pueden aplicar hasta el 9 de febrero de 2024 a las 23h59 (hora de Ecuador). Todas las solicitudes serán tratadas de manera confidencial. Contactaremos únicamente a las personas que sean preseleccionadas luego del análisis y ponderación de hojas de vida.

El Programa Mundial de Alimentos está comprometido con la igualdad de oportunidades y en lograr la diversidad de su fuerza de trabajo en términos de género, etnia y cultura. Valoramos la inclusión y animamos a que mujeres, personas pertenecientes a grupos minoritarios y personas con discapacidad puedan ser parte de nuestra organización.

Para mejorar la accesibilidad y la inclusión de los procesos de selección en WFP, alentamos a las personas que requieran adaptaciones relacionadas con discapacidad u otra asistencia de accesibilidad, a que nos contacten. Envíe sus solicitudes por correo electrónico a global.inclusion@wfp.org. Al recibir su correo electrónico, el equipo de Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) se comunicará con usted para discutir sus necesidades de manera confidencial y brindarle apoyo. El PMA está comprometido con proporcionar una experiencia de reclutamiento que respete y responda a las necesidades únicas de cada candidato y candidata.

ANTECEDENTES

El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas (WFP, por sus siglas en inglés) es la organización humanitaria líder que salva vidas y cambia vidas, brindando asistencia alimentaria en emergencias y trabajando con las comunidades para mejorar la nutrición y crear resiliencia.

Por sus esfuerzos por luchar contra el hambre, por su contribución a mejorar las condiciones de paz en las zonas afectadas por conflictos y por actuar como motor de los esfuerzos para prevenir el uso del hambre como arma de guerra y conflicto, el WFP fue galardonado con el Premio Nobel de la Paz en 2020.

El WFP está presente en Ecuador desde 1964, siendo un socio innovador que apoya las políticas gubernamentales con el fin de promover la seguridad alimentaria y nutricional, igualdad de género y soberanía alimentaria; dirigiendo sus acciones en apoyo de las poblaciones más vulnerables.

El Plan Estratégico de País del WFP 2023-2027 se centra en garantizar el acceso a alimentos antes, durante e inmediatamente después de emergencias, desastres y crisis prolongadas; poner fin a la malnutrición, en especial la desnutrición crónica infantil; lograr la seguridad alimentaria y avanzar hacia la consolidación de sistemas alimentarios sostenibles, equitativos e integradores, a la vez que mejoren la resiliencia frente a los efectos del cambio climático; y proporcionar servicios que apoyen las operaciones de instituciones gubernamentales y socios humanitarios (Más información en https://es.wfp.org/paises/ecuador).

La Oficina de País en Ecuador cuenta con un staff de 70 personas y, junto con sus socios implementadores, brinda asistencia en 21 provincias.

CONTEXTO Y PAPEL EN LA ORGANIZACIÓN

El/La Asistente Principal de Administración será responsable de la ejecución y mantenimiento de procesos administrativos de calidad y centrados en el cliente para la Oficina de País del Programa Mundial de Alimentos en Ecuador.

Se espera que la persona que se contrate sea capaz de trabajar con mínima supervisión para llevar a término una serie de procesos y actividades que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar y orientar a sus colegas en los mismos.

La posición prestará sus servicios bajo la supervisión directa de la Asociada Senior de Administración y la supervisión general del Director de País. A su vez, estará a cargo de la supervisión de los conductores (2) de la oficina en Quito.

RESPONSABILIDADES

Comprobar la prestación de diversos servicios, incluida la gestión de instalaciones, manejo de flota de vehículos ligeros, viajes, actividades de conductores, etc., manteniendo coordinación directa con la supervisora y equipo de administración, con el fin de asegurar que las solicitudes se completen en el tiempo adecuado y los clientes tengan servicios/productos de calidad.
Recopilar y elaborar información, y difundirla, para sostener la producción de documentos e informes estándar, a fin de facilitar la toma de decisiones y la gestión eficaz de los recursos. En especial, será responsable de la compilación de informes mensuales de vehículos y enviarlos dentro de los plazos establecidos.
Gestionar y mantener registros en papel y/o electrónicos dentro de su esfera de responsabilidad, asegurando la integridad de la información, y de conformidad con los procedimientos establecidos, para garantizar un acceso rápido y fácil a los datos cuando sea necesario.
Realizar labores de investigación y análisis básicos de datos, para contribuir al suministro de información precisa y a la gestión eficaz de los recursos (vehículos, inventarios, entro otros)
Proporcionar insumos y propuestas para los métodos y prácticas ordinarios en su esfera de trabajo, a fin de contribuir a la mejora continua de los servicios prestados.
Proporcionar capacitación y orientación al personal, tanto nuevo como ya existente, sobre métodos y prácticas de rutina, procedimientos administrativos, procesos y uso de sistemas corporativos en su área de gestión, con el fin de garantizar la coherencia y la eficiencia de los servicios prestados a todos los clientes.
Etiquetar e ingresar artículos dentro del inventario de manera que se realice un ingreso de datos preciso y oportuno.
Colaborar con su supervisora en la ejecución de los Ejercicios Anuales de Conteo Físico y en el seguimiento a novedades.
Elaborar Términos de Referencia (TDRs) para la contratación de los servicios que requiere la Unidad.
Mantener contacto con los proveedores de servicios administrativos con el fin de que estos sean oportunos y eficientes y de acuerdo con las cláusulas de los contratos suscritos.
Mantener contacto con la Administración del Edificio donde se ubican las oficinas de la institución de tal manera que se garanticen la continuidad y calidad de los servicios recibidos.
Mantener contacto con la Constructora arrendataria donde se ubican las oficinas de la institución de tal manera que se garantice el cumplimiento de todas las clausulas del contrato de arrendamiento
Supervisar a los conductores de la oficina y realizar planificaciones diarias y semanales del trabajo, garantizando la operatividad de la oficina y la atención eficiente al cliente.
Apoyar a su supervisora en el control del personal de limpieza y seguridad contratados a través de empresas de servicios.
Realizar, transacciones de WINGS tales como: viajes, inventarios, PRs, SES, PO Zints, ITS, etc., y apoyar en la actualización de otros sistemas organizacionales tales como: FMS, Archibus (Green, Premisses) GEMS, ITS. etc.
Apoyar en la atención de necesidades de servicios de las Suboficinas a nivel nacional.
Contribuir a la planificación, contratación y monitoreo de espacios físicos/oficinas en las diferentes localidades de WFP a nivel nacional; coordinando acciones con instituciones públicas, privadas y/o agencias de sistema ONU.
Participar en la implementación de iniciativas de oficina verde para contribuir a reducir el impacto de nuestra huella de carbono.
En conjunto con su supervisora, participar en actividades relacionadas al grupo OMT (Operational Management Team) y al ejercicio BOS (Business Operational Strategy) respondiendo a instrucciones y directrices del Sistema de Naciones Unidas en coordinación con políticas del WFP.
Reemplazar a su supervisora cuando se requiera, asumiendo sus responsabilidades para garantizar el buen funcionamiento y productividad de la Unidad.
Realizar cualquier otra actividad requerida por la oficina.

PERFIL REQUERIDO

Educación

Se valorará positivamente a las personas que acrediten nivel universitario en Administración de Empresas o afines.

Experiencia

Al menos cinco años de experiencia en trabajos con responsabilidad progresiva en el área administrativa, financiera o afines.
Deseable experiencia en el sistema de Naciones Unidas u Organismos Internacionales
Se valorará positivamente la experiencia manejando el ERP SAP.

Idiomas

Fluidez en español (oral y escrito) o español como lengua materna
Al menos nivel intermedio de inglés (oral y escrito)

Habilidades y conocimientos requeridos

Manejo solvente de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams).
Habilidad para aprender y manejar sistemas corporativos
Atención al detalle, para así poder verificar eficazmente discrepancias en información; capacidad analítica
Organización y administración del tiempo, capacidad de trabajar efectivamente por plazos y resultados
Excelente capacidad de comunicación oral y escrita,
Orientación al cliente y capacidad para trabajar en grupo humano diverso, tomando en cuenta la retroalimentación cuando sea pertinente, para mejorar continuamente el servicio.

Marco de Liderazgo de WFP

Establece normas comunes de comportamiento que orientan cómo debemos trabajar juntos para cumplir nuestra misión y contribuir a una óptima cultura, incorporando los valores del WFP.

Lidera con el ejemplo y con integridad: Incorpora los valores del WFP en la vida diaria y muestra humanidad e integridad siendo ejemplo del cuidado de los demás.
- Respeta y demuestra los valores, principios y normas del PMA
- Respeta a los demás, valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo
- Mantiene el foco y la calma bajo presión
- Muestra humildad y voluntad de aprender y compartir conocimientos, solicita retroalimentación a menudo y actúa en consecuencia, y aprovecha oportunidades de desarrollo.
Genera resultados y cumple con los compromisos: Cumple los compromisos y se adapta fácilmente a los cambios
- Genera resultados de máximo impacto: toma responsabilidad para conseguir los resultados
- Solicita orientación y ayuda cuando es necesario
- Se adapta ágilmente a los cambios y ajusta el trabajo según las necesidades
Fomenta el trabajo en equipo inclusivo y colaborativo: Practica la inclusión y la colaboración, y contribuye a una cultura de aprendizaje y crecimiento personal.
- Promueve el trabajo en equipo, compartiendo ideas y planteando los asuntos abiertamente
- Aporta feedback oportuno y constructivo a los demás
- Escucha atentamente a los demás y comparte nuevas perspectivas
Aplica pensamiento estratégico: Demuestra compromiso para recopilar opiniones, analizar opciones y riesgos, y proponer nuevos métodos de trabajo.
- Adopta la visión del WFP y el impacto que esta tiene sobre su propio cargo
- Muestra curiosidad y adopta nuevos métodos de trabajo cuando es pertinente
- Recopila datos y comparte conocimientos para guiar las actividades del equipo
- Hace preguntas para comprender el impacto de las decisiones en sus objetivos
Establece y mantiene asociaciones sostenibles: Establece y nutre asociaciones externas, y colabora con socios para lograr objetivos comunes
- Se comporta de forma profesional con socios externos
- Colabora con otros y trabaja con socios para lograr objetivos comunes