Asistente de Administración

Contract

This is a LICA-4 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 4 years of experience, depending on education. More about LICA-4 contracts.

Background Information - Job-specific

*** ESTE ES UN PUESTO LOCAL, PARA EL CUAL SÓLO SON ELEGIBLES PARA CONSIDERACIÓN LOS/LAS CANDIDATOS/AS QUE POSEAN NACIONALIDAD EN GUATEMALA ***

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es una entidad de las Naciones Unidas responsable de infraestructura, adquisiciones y gestión de proyectos (Resolución de la Asamblea General 65/176 de 2010). Nuestra misión es ayudar a las personas a construir una vida mejor y a los países a lograr un desarrollo sostenible. UNOPS es un proveedor de servicios, un asesor técnico y un implementador de proyectos para apoyar a nuestros asociados.

El enfoque estratégico de UNOPS pone mayor énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional y los enfoques sostenibles para la gestión de proyectos, adquisiciones y servicios de infraestructura. Un objetivo clave es ser reconocido como una organización que ofrece infraestructura y gestión de proyectos de clase mundial, que es económica y socialmente sostenible, incluso en los entornos más desafiantes.

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad ambiental, social y económica, que contribuya al progreso de la equidad y el bien común de los países en los que opera, promoviendo así la mejora de las condiciones de vida de las personas más necesitadas.

La Oficina de la Cartera de Nueva York (NYPO) presta apoyo a la Secretaría de las Naciones Unidas, así como a otras organizaciones de las Naciones Unidas con sede en Nueva York y a socios bilaterales y multilaterales en la ejecución del mandato de UNOPS en materia de gestión de proyectos, gestión de infraestructuras y gestión de adquisiciones.

El Sustainable Development Cluster (SDC) (Grupo de Desarrollo Sostenible) apoya a diversos socios en sus operaciones de consolidación de la paz, humanitarias y de desarrollo. Se formó combinando las siguientes carteras: Servicios de Gestión de Subvenciones (GMS), Servicios de Apoyo Tecnológico de las Naciones Unidas (UNTSS), Cartera de Desarrollo e Iniciativas Especiales (DSIP) y presta servicios a los programas de sus socios diseñados, estructurados y gestionados con una perspectiva global y atendiendo principalmente a los socios que tienen su sede en Nueva York. La COSUDE está presente en 125 países.

UNOPS ha firmado un acuerdo para la implementación del Programa de Pequeñas Donaciones (PPD) en Guatemala.

El Programa de Pequeñas Donaciones tiene como objetivo mejorar la calidad de vida de las comunidades locales por medio de la implementación de proyectos de conservación medio ambiental. El PPD otorga donaciones a organizaciones locales y ONGs en las líneas estratégicas del FMAM a nivel mundial que se centran en la conservación de la biodiversidad, cambio climático, degradación de tierras, protección de aguas internacionales y reducción de contaminantes orgánicos persistentes. El programa busca sensibilizar y concientizar a las comunidades sobre la importancia de la conservación medio ambiental como parte clave de su desarrollo sostenible y sobre la importancia del enfoque de género y derechos humanos en la toma de decisiones y oportunidades de desarrollo.

El PPD en Guatemala comenzó a financiar proyectos desde 1997 brindando apoyo técnico y financiero a más de 400 proyectos beneficiando a 300 comunidades y 200,000 familias. Una de las prioridades estratégicas del PPD Guatemala ha sido el empoderamiento de la mujer rural e indígena y generar acciones que involucren cada vez más a jóvenes y mujeres en la toma de decisiones como actoras principales de su desarrollo.

Durante el período del 2020-2024 se implementará la fase operativa siete con el objetivo de fomentar y apoyar iniciativas innovadoras, inclusivas y ampliables, así como favorecer las asociaciones a nivel local entre múltiples interesados con el objetivo de afrontar problemas medioambientales mundiales en paisajes terrestres y marinos de carácter prioritario. Se espera que las acciones contribuyan a las orientaciones programáticas del FMAM-7, al Plan Estratégico 2018-2021 del PNUD y a las prioridades nacionales para conseguir los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) y otros compromisos internacionales.

Guatemala es parte de la Iniciativa de la Alianza para las Montañas que apoya a comunidades que viven en paisajes de montañas a aumentar la resiliencia con el objetivo de mejorar la economía y calidad de vida local, mediante el fortalecimiento de cadenas de valor agroalimentarias.

Así también, desde el 2016, es parte de la Iniciativa de Apoyo Global a los ICCA (GSI), proyecto global financiado por la Iniciativa Climática Internacional (IKI) del Ministerio Federal Alemán de Ambiente y Seguridad Nuclear (BMU) cuyo objetivo es proporcionar apoyo a los territorios y áreas conservadas por los pueblos indígenas y comunidades locales (ICCAs).

En la séptima fase operacional será fundamental el desarrollo de metodologías sobre paisajes terrestres/marinos con miras a enfocar de mejor forma la concesión de donaciones y de fomentar una programación y agrupación estratégica de proyectos de pequeñas donaciones, para conseguir así que la repercusión sea mayor, se establezcan sinergias y se creen oportunidades para ampliar el alcance. El PPD se centrará en respaldar y coordinar acciones concretas a nivel comunitario, para lo que aportará financiación a pequeña escala para proyectos dirigidos por la comunidad dentro de paisajes de carácter prioritario determinados, a fin de conseguir efectos en dichos paisajes. El PPD también examinará, analizará y concretará los resultados de estas acciones tomadas en el terreno para extraer y estudiar las enseñanzas que pueden utilizarse para reproducirlas en el país y en otras partes del mundo.

El/la titular de este puesto será personal supervisado/a por UNOPS.

Functional Responsibilities

Propósito y alcance de la asignaciónBajo la supervisión directa del Gerente de Proyecto, el/la asistente administrativo (apoyo al proyecto) llevará a cabo las siguientes actividades/responsabilidades:

1. Apoyo al Proyecto

- Ingresar información en las herramientas de monitoreo del proyecto, la base de datos del proyecto y similares. - Colaborar en la generación de contenido escrito para diversos informes, materiales administrativos y de comunicación, incluyendo, pero no limitado a la preparación de materiales, presentaciones e informes relacionados con la organización de reuniones y talleres, correspondencia administrativa y aportes relevantes para informes y presentaciones externas. - Apoyar en el seguimiento de todo el proceso de registro de usuarios, solicitudes de pago en OneUNOPS de acuerdo con la Solicitud de Concesión de Subvención (RFGA) y el Memorando de Acuerdo (MOA) firmado tras la certificación por parte del Gerente de Proyecto responsable.

2. Monitoreo e Informes

- Colaborar en la compilación de los informes del Proyecto, planes, registros y otros documentos, así como en la compartición de lecciones aprendidas y mejores prácticas del Proyecto. - Brindar apoyo en la auditoría final, evaluación final y sistematización final, así como en los informes finales de OP7. - Generar informes mensuales y anuales cuando sea necesario.

3. Gestión del Conocimiento y Compartir Conocimiento

- Apoyar activamente a la oficina del país del SGP en los esfuerzos de gestión del conocimiento, redes de conocimiento y visibilidad del SGP. - Digitalización de materiales de gestión del conocimiento capturados durante reuniones, talleres y capacitaciones del programa. - Compartir retroalimentación, ideas y conocimientos internos sobre procesos y mejores prácticas, y utilizarlos de manera productiva. - Realizar otras tareas que puedan ser razonablemente requeridas y que estén dentro del alcance de los servicios del titular mencionados anteriormente.

4. Monitoreo y Controles de Progreso

- Informe de Evaluación de Desempeño: PIR, AMR, Garantía de Calidad, informes bianuales de UNDP, informe final de UNDP y otros requeridos.

Education/Experience/Language requirements

** SE ANIMA A LAS CANDIDATAS MUJERES QUE PRESENTEN SU APLICACIÓN** *CANDIDATOS/AS SIN EXPERIENCIA EN LAS NACIONES UNIDAS O EN UNOPS SON INVITADOS/AS A ENVIAR SU APLICACION

A. Educación:

• Se requiere educación secundaria o diploma de escuela secundaria.
• Licenciatura preferiblemente en carreras afines a estas áreas: desarrollo sostenible, estudios sociales y económicos, comunicación social se considerará una ventaja tener un título universitario (licenciatura o maestría), preferiblemente en administración de empresas o contabilidad, con interés en conservación, biología, ciencias ambientales u otros campos relacionados, y podría sustituir parte de los años de experiencia requeridos.

B. Experiencia laboral

Experiencia mínima:

• Se requieren al menos cuatro (4) años de experiencia en administración de empresas, contabilidad o apoyo a proyectos.
• Se requiere competencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Office, Google platform)

Deseable: (La siguiente experiencia es opcional, los candidatos/as que no la tengan pueden postularse): - La experiencia y el conocimiento demostrado de las normas y procedimientos de la ONU/UNOPS en adquisiciones, finanzas, gestión de proyectos y normativas administrativas serán una ventaja - Experiencia en el sector ambiental. - Experiencia trabajando con iniciativas lideradas por comunidades. - Experiencia en la organización de talleres en contextos multiculturales.

C. Requisitos de Idioma:

• Habilidades de Idioma Requeridas: Fluidez en español y, como mínimo, fluidez intermedia en inglés.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Acuerdo de Contratista Individual (ICA)

Nivel de contrato: Acuerdo de Contratista Individual Local (L-ICA 4)

Duración del contrato: La duración de este contrato es de un (1) año únicamente contado a partir del initio del mismo, la duración está alineada con el presupuesto disponible del proyecto. En el primer aniversario del contrato el mismo será terminado y él/la titular será separado del cargo.

Para más detalles sobre la modalidad contractual del ICA, siga este enlace:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

• No se aceptarán candidaturas no solicitadas.
• No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.
• Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.
• UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.
• UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.
• A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación. Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.

Términos y condiciones

• Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.
• Las personas titulares de contratos de modalidad retainer deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para UNOPS y la duración aproximada total es de unas cuatro horas. Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.
• Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.
• En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.