Asistente Administrativo SSA 5

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El PMA celebra y acoge la diversidad. Está comprometido con el principio de igualdadde oportunidades de empleo para todos sus empleados y anima a los candidatoscualificados a presentar su candidatura independientemente de su raza, color, origennacional, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresiónde género, orientación sexual, religión o creencias, estado serológico respecto al VIH o discapacidad.

PLAZO DE PRESENTACIÓN DE CANDIDATURAS

El plazo para aplicar a esta posición es el día 17 de noviembre de 2023.

ACERCA DEL PMA

El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas es la mayor agencia humanitaria que lucha contra el hambre en el mundo. La misión del PMA es ayudar al mundo a alcanzar el hambre cero durante nuestra vida. Cada día, el PMA trabaja en todo el mundo para garantizar que ningún niño se acueste con hambre y que las personas más pobres y vulnerables, especialmente las mujeres y los niños, tengan acceso a los alimentos nutritivos que necesitan.

CONTEXTO Y RESPONSABILIDADES/OBLIGACIONES

La persona que ocupe este puesto gestionará diversas actividades y procesos administrativos, lo que requiere capacidad para analizar, comprender y aplicar directrices/prácticas estándar. También tendrá funciones de supervisión, podrá trabajar en una situación de emergencia y desarrollar/apoyar el plan de acción de la unidad.

Bajo la supervisión general del Director Nacional Adjunto y la supervisión directa del Director Administrativo, el Asistente Administrativo realizará las siguientes tareas (tenga en cuenta que estas tareas son sólo generales y no exhaustivas):

1. Garantizar que todos los viajes generados en WeTravel sean correctos y cumplan con las normas y procedimientos del PMA. 2. -Servir de enlace con las agencias de viajes para proporcionar al PMA servicios de calidad y rentables. En particular, de acuerdo con los informes mensuales, tomar medidas correctivas en el proceso de viajes para que la compra y la gestión de los billetes sean más rentables. 3. Comprueba y revisa el informe mensual presentado por la agencia de viajes y comunica las discrepancias en las facturas al supervisor. Garantiza que las discrepancias entre los billetes aprobados se corrijan sin demora. 4. Garantizar que todas las unidades presentan el plan de misión mensual a tiempo y correctamente. 5. Proporcionar un informe semanal al supervisor sobre las misiones del personal mediante la preparación de informes a través del sistema WINGS y la plataforma de viajes de la agencia BCD.

6. Garantizar el seguimiento adecuado de los documentos en la carpeta compartida y en el sistema específico para viajes y otras tareas administrativas realizadas. 7. Ayudar al supervisor a garantizar un seguimiento eficaz de todas las acciones de viaje en curso y tomar medidas para evitar expedientes abiertos en el sistema.

8. Proporcionar flota y alojamiento al personal nuevo y orientar a los demás para garantizar el uso de las plataformas en línea en consonancia con la estrategia de normalización y digitalización del PMA. 9. Colaborar con la Oficina de Protocolo en Haití y la Sede para ayudar al personal a obtener visados y otros documentos necesarios para viajar. 10. Apoyar al supervisor en la creación de procedimientos operativos normalizados y ofrecer sesiones informativas y orientación sobre normas y procedimientos administrativos a los colegas responsables de la preparación de los documentos de viaje. 11. Apoyar al supervisor, según sea necesario, durante las visitas e inspecciones sobre el terreno, los viajes y otras tareas administrativas cubiertas por la unidad a la que esté adscrito.

12. Asistir, según sea necesario, a la unidad administrativa en la creación de requisiciones (PO, PR, MPO GRN/SES) en el sistema de gestión WINGS para las necesidades de adquisición y servicios de la oficina. 13. Garantizar el seguimiento adecuado de los NFI/Servicios suministrados con el presupuesto del corresponsal. 14. Apoyar al Supervisor de la Casa de Huéspedes y al Punto Focal en la actualización periódica de la página de reservas en línea y la emisión de facturas mensuales y listas de comprobación, inspecciones. 15. Supervisar al personal de apoyo (Handler) y al personal de limpieza de la oficina. 16. Estar disponible para proporcionar formación y orientación a todo el personal.

17. Apoyar y formar al personal subalterno.

18. Además de todas las tareas anteriores, el Asistente Administrativo llevará a cabo cualquier otra tarea administrativa que su supervisor considere necesario asignarle en aras de la ejecución de las actividades de la oficina

RESULTADOS ESPERADOS:

- Ejecución puntual de las solicitudes recibidas en WeTravel en estricto cumplimiento de las normas y reglamentos.

- Actualización de todos los documentos justificativos en el sistema en las carpetas compartidas en línea.

- Ayudar al supervisor a proporcionar informes precisos y coherentes sobre viajes y otras áreas administrativas según sea necesario.

- Apoyar al supervisor en la aplicación de los procesos de normalización y digitalización.

- Capacidad para trabajar en equipo y en situaciones de emergencia.

MARCO DE LIDERAZGO DEL PMA: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO :

Lidera con el ejemplo y con integridad.

1. Demuestra los valores, principios y normas del PMA.

2. Valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo.

3. Se mantiene enfocado y con calma bajo presión.

4. Muestra humildad y voluntad de aprender y compartir conocimientos, solicita feedback y actúa en consecuencia, y aprovecha oportunidades de desarrollo.

Genera resultados y cumple los compromisos.

1. Toma responsabilidad por la consecución de resultados.

2. Solicita orientación y ayuda cuando es necesario.

3. Se adapta ágilmente ante los cambios y ajusta el trabajo según las necesidades.

Promueve el trabajo en equipo inclusivo y colaborativo.

1. Promueve el trabajo en equipo, compartiendo ideas y planteando los asuntos abiertamente.

2. Aporta feedback oportuno y constructivo a los demás.

3. Escucha atentamente a los demás y comparte nuevas perspectivas.

Aplica pensamiento estrategico.

1. Adopta la visión del PMA y el impacto que esta tiene sobre su propio cargo.

2. Muestra curiosidad y adopta nuevos métodos de trabajo cuando es pertinente.

3. Recopila datos y comparte conocimientos para guiar las actividades del equipo.

4. Hace preguntas para comprender el impacto de las decisiones en sus objetivos.

Establece y mantiene asociaciones sostenibles.

1. Se comporta de forma profesional con socios externos.

2. Trabaja con socios para lograr objetivos comunes.

CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA REQUERIDAS

Formación: Bachillerato. Experiencia: Dos años o más de experiencia profesional de responsabilidad progresiva en el ámbito de los asuntos relativos, con experiencia en trabajos administrativos generales. .

Idiomas: Buen dominio oral y escrito del idioma español, intermedio del idioma Frances y se valorará el inglés.

Conocimientos y aptitudes:

- Ser dinámico, proactivo e independiente en el enfoque del trabajo, sin ser irrespetuoso con el supervisor o el equipo. - Tener un nivel de conocimiento del proceso administrativo y de la tecnología de la información para apoyar a la administración y a otras unidades en sus solicitudes de servicio. - Ser capaz de establecer prioridades y trabajar en múltiples tareas y en situaciones de emergencia. - Explorar, desarrollar y proponer métodos de trabajo innovadores para las actividades cotidianas y estratégicas que hagan más eficaces las áreas y unidades en las que trabaja.

- Buen criterio: capacidad para analizar y examinar grandes volúmenes de datos. - Proactivo y demostrar capacidad de Ser atento y saber escuchar tener buenas dotes de comunicación interna y externa de forma clara y concisa, oralmente y por escrito - Excelentes dotes de atención al cliente, capacidad para establecer y mantener relaciones de trabajo armoniosas con los compañeros.

- Capacidad para adaptarse bien a un entorno multicultural /buenas relaciones interprofesionales y demostrar profesionalidad y respeto.

TÉRMINOS Y CONDICIONES

Número de vacantes: 1 Con sede en: Panama City, Panama Tipo de contrato: SSA Nivel: 5 Duración: 11 months.

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El PMA aplica un enfoque de tolerancia cero ante conductas como el fraude, la explotación y elabuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación. Se espera quetodos los candidatos seleccionados se adhieran a las normas de conducta del PMA y, por lotanto, se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes interna o a través de terceros.También se pedirá a los candidatos seleccionados que proporcionen información adicionalcomo parte del ejercicio de verificación. La tergiversación de la información facilitada durante elproceso de contratación puede dar lugar a la descalificación o al despido.

El PMA no solicitará pago alguno en ninguna fase del proceso de contratación, incluida la fasede oferta. Toda solicitud de pago deberá rechazarse y denunciarse a las autoridades localesencargadas de hacer cumplir la ley para que adopten las medidas oportunas.