Asistente Administrativo Integral con Énfasis en Viajes y Protocolo

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El Programa Mundial de Alimentos (WFP por sus siglas en inglés) busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.

La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género. WFP está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental.

Los candidatos que cumplan con los criterios de selección podrán ser incluidos en el roster para múltiples ciudades y podrán ser contactados en los proximos 24 meses para confirmar su interés y disponibilidad según sea necesario.

TÍTULO DEL CARGO: Asistente Administrativo Integral con Énfasis En Travel & Protocolo

TIPO DE CONTRATO: Service Contract

LUGAR DE TRABAJO: Bogotá, Colombia

DURACIÓN DEL CONTRATO: 6 meses, con posibilidad de extensión sujeto a desempeño y fondos.

NIVEL DE REMUNERACIÓN: SC5

ANTECEDENTES Y PROPOSITO DEL CARGO:

El Programa Mundial de Alimentos (WFP, por sus siglas en ingles) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. Nos encargamos de las causas, no solo de los síntomas:

• Ayudamos a los Gobiernos a elaborar y poner en práctica estrategias de lucha contra el hambre
• Ayudamos a las personas más vulnerables a comer alimentos más nutritivos
• Velamos por que las personas tengan acceso a los alimentos, incluso en situaciones de emergencia
• Ayudamos a lograr que los sistemas alimentarios nacionales sean más resilientes a las perturbaciones
• Incorporamos la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres en toda nuestra labor y nuestras actividades

En Colombia, el PMA apoya al Gobierno Nacional en la búsqueda por alcanzar su objetivo de acabar la malnutrición crónica para el año 2025 haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del PMA en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, excombatientes, migrantes, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus medios de vida, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.

Aprovechando su experiencia a nivel mundial, el WFP ha venido fortaleciendo las capacidades comunitarias para la promoción de una planificación participativa, el empoderamiento comunitario y la implementación de acciones integradas, que impulsan el desarrollo rural. Por tanto, se han implementado acciones que han venido fortaleciendo las capacidades de los pequeños productores con el objetivo de fortalecer sus medios de vida y facilitar su acceso a los mercados de manera sostenible (SAMS). En línea con esta estrategia, el WFP trabaja en contribuir a los esfuerzos del Gobierno de Colombia en la implementación del Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2018-2022, y particularmente en los procesos de estabilización y consolidación de los territorios focalizados en el Acuerdo de Paz.

El propósito del cargo como ASISTENTE ADMINISTRATIVO INTEGRAL CON ÉNFASIS EN TRAVEL & PROTOCOLO, bajo la supervisión y orientación del Asociado de Administración, en coordinación con la Oficial de Administración, es Prestar apoyo a la ejecución y el mantenimiento eficaces de prácticas administrativas de calidad centradas en el cliente y tendentes a conseguir la mejor relación calidad-precio en la gestión de viajes y protocolo, además de ser parte integral del equipo de Administración, para llevar a cabo las acciones que posibiliten el logro de los objetivos del área y por ende, del Programa.

RESPONSABILIDADES:

El titular del cargo tendrá las siguientes responsabilidades:

1. Gestionar todas las solicitudes de viaje del personal más las de Monthly Subsistence Living Sum de personal internación y que reciba a través de la plataforma We Travel, asegurándose que cumplan con todos los requisitos contemplados en las políticas de viaje de WFP y particularmente en el SOP de Viajes.
2. Enlazar con la Compañía de gestión de Viajes y la unidad de finanzas para asegurar un pago de tiquetes aéreos en menos de 30 días luego de ser recibida la factura por el WFP, mantener un control detallado de los movimientos de la cartera, tiquetes no volados, revisiones y reembolsos. Recibir y procesar las solicitudes de Monthly Subsistence Living Sum (MSLS) de personal internacional basado en Colombia.
3. Ser el primer punto de contacto para las consultas internas/externas de viajes proporcionando información a los viajeros sobre todos los asuntos relacionados con los viajes oficiales del PMA, asesorando sobre rutas requisitos médicos y aspectos relacionados con temas aeroportuarios. Así mismo Guiar a los gestores de viajes de la oficina de país tomando como base la información del sistema y con buenas prácticas identificadas.
4. Como punto focal de Protocolo, debe realizar los trámites de acreditación y visado para personal internacional PMA basado en Colombia o personal de misión en Colombia, así como tramites de Menaje y autorización de vehículos oficiales ante la cancillería. Así mismo proporciona información respecto a tramites de protocolo (Acreditaciones, VISAS, UNLP, autorización vehículos y menajes), a fin de facilitar la solución eficiente y eficaz de los problemas cotidianos.
5. Recopilar información y difundirla, para respaldar la producción de documentos e informes estándar destinados a la Management, a fin de facilitar la toma de decisiones y la gestión eficaz de los recursos. Realizar labores de investigación, recopilación y análisis básicos de datos, para contribuir al suministro de información precisa y a la gestión eficaz de los recursos. Mantener registros en papel y electrónicos dentro de su esfera de responsabilidad (viajes y protocolo), de conformidad con los procedimientos establecidos, para garantizar un acceso rápido y fácil a los datos cuando sea necesario.
6. Apoyar al supervisor y a la Oficial del área en los demás procedimientos y tareas administrativas, financieras y operacionales, de acuerdo con el perfil del cargo, que se requieran para el logro de los objetivos de la Unidad y contribuir a la creación de un ambiente de trabajo cómodo y seguro.

MARCO DEL LIDERAZGO DEL WFP: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO

Lidera con el ejemplo y con integridad

Defiende los valores, principios y las normas del WFP

Respeta a los demás y valora la diversidad

Se mantiene enfocado y tranquilo bajo presión

Demuestra humildad y voluntad de aprender

Demuestra los valores, principios y normas del PMA

Valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo

Se mantiene enfocado y calmado cuando está bajo presión.

Muestra humildad y disposición para aprender y compartir conocimientos, evalúa y actúa en base a retroalimentación, y aprovecha las oportunidades para desarrollarse.

Impulsa los Resultados y cumple los compromisos

Ofrece resultados para maximizar el impacto

Delega apropiadamente

Se adapta fácilmente al cambio

Es responsable de la entrega de resultados.

Busca orientación y apoyo cuando es necesario

Se adapta fácilmente para cambiar el trabajo de ajuste según sea necesario.

Fomenta la inclusión y la colaboración

Es incluyente y colaborativo

Brinda información oportuna y constructiva

Construye y comparte nuevas perspectivas

Promueve el trabajo en equipo al compartir ideas y plantear problemas abiertamente.

Da retroalimentación oportuna y constructiva a los demás.

Escucha atentamente a los demás y comparte puntos de vista.

Aplica pensamiento estratégico

Comunica y cumple la visión del WFP

Acepta la curiosidad y nuevas formas de hacer las cosas

Analiza y evalúa los datos

Considera el impacto de las decisiones

Adopta la visión del WFP y cómo impacta su papel

Muestra curiosidad e implementa nuevas formas de hacer las cosas cuando es relevante

Recopila datos y comparte conocimientos para informar las actividades del equipo.

Hace preguntas para comprender el impacto de las decisiones para sus objetivos.

Establece y mantiene asociaciones sostenibles

Construye asociaciones

Colabora para lograr objetivos comunes

Actúa profesionalmente con socios externos.

Trabaja junto con socios para lograr objetivos comunes.

CAPACIDADES FUNCIONALES

NOMBRE DE LA CAPACIDAD

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Controles internos y cumplimiento

Demuestra conocimientos básicos de controles internos, gestión de riesgos y mecanismos de seguimiento y su aplicabilidad a las actividades críticas del WFP.

Presupuesto, análisis e informes de rendimiento

Analiza presupuestos y pronósticos para respaldar el desarrollo de recomendaciones para el liderazgo senior sobre planificación financiera y comercial. asuntos de acuerdo con los principios de Value for Money.

Administracion de recursos

Supervisa las tendencias en la dotación de personal y el uso de recursos para anticipar y escalar problemas potenciales a los líderes del programa.

Gestión del rendimiento

Muestra una comprensión suficiente del sistema de gestión del desempeño del PMA para recopilar información pertinente y precisa de fuentes internas y externas. para aportes a los procesos de seguimiento y/o evaluación.

Conocimiento de operaciones y cadena de suministro

Demuestra una comprensión básica del programa del WFP, la implementación y los principios de la cadena de suministro (incluidas las modalidades y estructuras del proyecto).

REQUISITOS MÍNIMOS REQUERIDOS:

Educación:

Título profesional Universitario en ciencias Administrativas, Económicas o Ingeniería.

Experiencia Específica:

• Cinco años como mínimo de experiencia profesional en la prestación de apoyo con responsabilidades relacionadas con el cargo, incluidos, por lo menos dos años en la esfera de administración u otra disciplina afín.

  • Capacidad demostrada para llevar a cabo todas las actividades administrativas ordinarias de conformidad con las normas operativas del PMA mediante el trabajo diario.
  • Experiencia en ayudar a proporcionar orientaciones ad hoc a los nuevos miembros del personal.
  • Se requiere conocimiento en el uso de computadores y office (World, Excel, PowerPoint, etc.)

  Competencias

• Gestión de resultados: Prioriza los temas más relevantes, se asegura que las tareas se cumplan adecuadamente dentro de los plazos y que las necesidades de los clientes internos/externos son atendidas apropiadamente.

  • Comunicación: Adapta su lenguaje y la complejidad del contexto de acuerdo con las audiencias. Facilita la comunicación transparente con sus colegas.
  • Habilidad de Planeación y Organización: Prioriza y organiza su trabajo teniendo en cuenta el tiempo para el cual dispone para realizar los temas prioritarios.
  • Control interno y de gestión de riesgos potenciales.
  • Trabajo en Equipo: Facilita la cooperación de todo el equipo de trabajo.

  Idiomas:

  Fluidez en el idioma español. Conocimiento deseable en el idioma inglés.

  Plazo para postular: 13 de noviembre de 2023

Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades organizativas, los requisitos del trabajo, el mérito y las calificaciones individuales. El WFP se compromete a proporcionar un entorno de trabajo inclusivo libre de explotación y abuso sexuales, todas las formas de discriminación, cualquier tipo de acoso, acoso sexual y abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes y referencias y todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

Visite el siguiente sitio web para obtener más información sobre el trabajo que realiza el WFP (http://www.wfp.org)

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Added 6 months ago - Updated 5 months ago - Source: wfp.org