Asistente Administrativo/a Financiero/a

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

El Ministerio del Ambiente, Agua y Transición Ecológica del Ecuador (MAATE) propuso la creación de un proyecto que gestione todos los Contaminantes Orgánicos Persistentes (COPs) y el Mercurio (Hg); y con la ayuda del PNUD en cooperación con otros ministerios y entidades claves, se elaboró el perfil del proyecto, mismo que fue aprobado por el donante de los fondos de cooperación no reembolsable, Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF). El “Programa Nacional para la Gestión Ambientalmente Racional y la Gestión del Ciclo de Vida de Sustancias Químicas” o “Programa Nacional de Gestión de Químicos”, tiene el objetivo de proteger la salud humana y el ambiente, contribuyendo a la mejora de la gestión racional en el ciclo de vida (GCV) de los productos químicos de interés, con un enfoque mayor en los Contaminantes Orgánicos Persistentes (COPs) y el mercurio (Hg). el MAATE actúa como “Socio Ejecutor” y líder del Proyecto, mientras que el Ministerio de Energía y Recursos Naturales No Renovables (MERNNR), por su competencia en el área de la minería artesanal y pequeña minería de oro, actuará como un “Socio Responsable”. Finalmente, el PNUD es la agencia de implementación del GEF.

Con estos antecedentes, los socios del Programa Nacional de Gestión de Químicos requieren la contratación de un/a Voluntario Nacional Especialista Administrativo(a) Financiero(a) que apoye la ejecución de las actividades descritas en el Documento de Proyecto (ProDoc) aprobado.

El objetivo principal de esta contratación es asegurar la ejecución de tareas administrativas, financieras y operativas enfocadas al éxito del Programa, según lo determinado por la Coordinación. El/la Voluntario Nacional Especialista Administrativo(a) Financiero(a) será responsable de brindar el apoyo necesario para el adecuado funcionamiento del programa y actuará bajo la directa supervisión de el/la Coordinador(a) del mismo

a) Responsabilidades principales El Voluntario Nacional Especialista Administrativo(a) Financiero(a) se responsable de la asistencia en la verificación del cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos, financieros y contables bajo normas PNUD y nacionales, apoyo en las licitaciones, contrataciones, el manejo de agenda, correspondencia, archivo, materiales, requerimientos de movilización, ordenamiento eficiente de los registros y archivos contables, entre otros.

El Voluntario Nacional Especialista Administrativo(a) Financiero(a) trabajará en estrecha relación con las instancias correspondientes del Ministerio del Ambiente, Ministerio de Minería y del PNUD para coordinar los procesos y desembolsos relacionados al programa, además garantizará el eficiente funcionamiento diario y la continuidad del programa.

b) Responsabilidades de apoyo administrativo/financiero: Apoyar a la coordinación con la preparación y gestión presupuestaria anual del programa. Monitorear la ejecución del presupuesto del programa y preparar informes financieros. Asistir a la coordinación para realizar el ciclo del presupuesto: planificación, preparación, revisiones, y ejecución. Apoyar al/ la Coordinador/a en la recepción, elaboración y envío de informes financieros y técnicos. Ejecutar las actividades financieras requeridas para las adquisiciones, contratos, eventos, etc., una vez que hayan sido aprobadas por el MAATE, bajo los procedimientos del MAE y del PNUD. Mantener un control global del presupuesto del programa: Mantener un control de gasto por componentes, cuentas y fondos según el donante, en formato MAATE-PNUD y en línea con la planificación anual. Actuar como enlace administrativo y financiero entre el programa, MAATE, MdM, PNUD y otros actores involucrados. Mantener actualizada la información financiera de las actividades y cuentas del programa y preparar reportes financieros, contables, presupuestarios. Apoyar administrativamente en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios requeridos, y proporcionar seguimiento en las adquisiciones menores y en los contratos del programa. Preparar la documentación necesaria para la entrega – recepción provisional y/o funcionamiento de materiales, equipos y bienes. Administrar y actualizar el inventario del programa. Administrar el sistema de correspondencia del programa, registrando y dando seguimiento a los archivos físicos y electrónicos generados por el programa dentro del MAATE, así como los del sistema de registro del PNUD. Verificar que todos los procesos administrativos y financieros se cumplan de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD. Manejar los requerimientos de movilización del personal del programa. Realizar informes mensuales y trimestrales de actividades que incluyan el avance financiero por actividades, el estado de gasto del programa, la conciliación financiera con los reportes del PNUD, el inventario de bienes y el registro de asistencias. Preparar las revisiones al presupuesto obligatorias y generales. Asegurar que el programa invierta sus recursos financieros de manera eficiente y transparente. Asegurar que todas las actividades financieras y administrativas del programa sean llevadas a cabo a tiempo y dentro del presupuesto para el logro de los resultados esperados. Contribuir a la resolución de problemas financieros que puedan surgir. Manejar el sistema financiero de acceso ATLAS para el monitoreo del avance presupuestario, solicitudes de pago, requisiciones y órdenes de compra. Llevar un estricto control de plazos vigentes para gestionar ampliaciones y enmiendas de contratos a tiempo.

• Capacidad de trabajo en equipo, alta flexibilidad; y sensibilidad social. • Habilidades para desarrollar una variedad de tareas especializadas de forma simultánea, enfocadas a la Gestión por Resultados, con bajo nivel de supervisión. • Aptitudes para trabajar bajo presión, obteniendo resultados de calidad. • Apertura al cambio y habilidad para administrar situaciones complejas. • Excelente nivel de comunicación oral y capacidad de redacción. • Iniciativa y responsabilidad

• Experiencia mínima de 4 años en asuntos contables y financieros (mandatorio) • Experiencia mínima de 3 años en interacción con el sector público y privado y la sociedad civil en la gestión administrativa y financiera de proyectos (mandatorio) • Deseable experiencia y / o familiaridad con el GEF, el PNUD u otras organizaciones internacionales y sus procedimientos

El Voluntario Nacional Especialista Administrativo(a) Financiero(a) tendrá su sede de trabajo en Quito, en las oficinas del programa. Las actividades del programa prevén viajes a diferentes ciudades del país y eventualmente fuera del país, todos los gastos relacionados a estos viajes oficiales serán cubiertos por el Proyecto, por lo cual, deberá tener total disponibilidad para viajar.

Los/as Voluntarios/as UNV Especialistas reciben los siguientes beneficios:

Seguro médico internacional con 100% de cobertura (incluye odontología) para el voluntario. Seguro de vida y discapacidad permanente. Subsidio mensual de $1100 para cubrir su costo de vida normal. Oportunidades de capacitación mediante plataforma de capacitación de UNV con diversos cursos, incluye idiomas.