Asistente Administrativo/a

Volunteering Finance & Economy

Overview

Realiza tareas administrativas y logísticas para el Programa de Malaria.

You have:

• 2 años de experiencia específica en apoyo administrativo.
• 1 año de experiencia específica en la realización de compras/contrataciones.
• Conocimientos informáticos sólidos, incluyendo manejo avanzado de Microsoft Office.
• Priorizar el trabajo bajo presión y gestionar varias actividades al mismo tiempo.
• Habilidades interpersonales y capacidad de trabajar colaborativamente.
• Compromiso con el aprendizaje continuo y adaptación a cambios de entorno.
• Disponibilidad para viajar.
• Espíritu creativo y capacidad de trabajo en equipo.

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) apoya el fortalecimiento de las capacidades nacionales y subnacionales de Bolivia y promueve el alcance de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), los derechos humanos y la igualdad de género, a través de asistencia técnica a fin de alcanzar un desarrollo humano sostenible a través del cierre de brechas para que nadie se quede atrás. El PNUD forja alianzas con todos los niveles de la sociedad para ayudar a construir naciones que puedan resistir a la crisis; promueve y sostiene un tipo de crecimiento que mejora la calidad de vida de todos y todas. Presentes sobre el terreno en unos 170 países y territorios, ofrece una perspectiva global y un conocimiento local al servicio de las personas y las naciones.

El PNUD fue designado como receptor principal de los Fondos de los Programas de Tuberculosis, Malaria y VIH, los cuales son administradores a través de la Unidad Ejecutora de Proyectos – Fondo Mundial.

A través de la Unidad de Proyectos, el PNUD busca promover el cumplimiento de los proyectos anteriormente mencionados y establecer como base sobre la cual se construya las estrategias de lucha contra la pobreza, la reducción de la vulnerabilidad de la población y el desarrollo de las actividades centrales de la economía nacional boliviana.

PNUD es Receptor Principal de estos recursos desde 2006, donde en los inicios ha sido electo por el Mecanismo de Coordinación País y el Fondo Mundial como Transitorio para las enfermedades de Malaria, Tuberculosis y VIH/SIDA. A partir de la gestión 2007, luego de haber estabilizado las tres subvenciones, el Fondo Mundial decide transferir la responsabilidad de recipiente principal de VIH a la fundación HIVOS/IBIS.

La última propuesta de país enviada por el MCP Bolivia, fusiona dos componentes en uno TB / VIH y luego de un proceso de selección, se designa al PNUD Bolivia como receptor principal de esta propuesta para el periodo 2023-2025. La persona seleccionada fungirá como asistente administrativo/a para el Programa de Malaria.

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión directa del Administrador/a Nacional del Proyecto o a quien delegue, el/La Voluntario/a de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:

• Realizar procesos de adquisiciones, desde la emisión de la solicitud, cotizaciones, cuadros comparativos, revisión de contratos, órdenes de servicio o de compra, etc. garantizando la transparencia de estos, cumpliendo las normas y procedimientos de adquisiciones.

• Realizar la logística de talleres, seminarios, conversatorios y otros eventos previa-mente definidos en el proyecto.

• Coordinación con las contrapartes locales verificando el cumplimiento de las condiciones previas para su realización.

• Apoyar la implementación y desarrollo del evento.

• Preparar el material logístico para efectuar los eventos del proyecto (material de escritorio, papelógrafos, listas de participantes, equipos, documentos, etc.).

• Apoyar en la gestión del plan de viajes del equipo, asistentes a talleres y consultores, incluida la coordinación de reserva y compra de pasajes aéreos, así como autorizaciones de viaje y pago de viáticos de acuerdo con lo establecido en la normativa del PNUD.

• Gestión financiera.

• Elaborar solicitudes de pago adjuntando la documentación de respaldo para ca-da caso, revisiones presupuestarias, reportes en los sistemas del PNUD y las acciones que sean necesarias para garantizar el correcto registro presupuestario y de ejecución.

• Elaborar los descargos financieros por anticipos de fondos (avance y rotatorio) con la documentación establecida en normativa vigente y presentar a la unidad de finanzas del PNUD.

• Revisar los descargos financieros de fondos en avance para la ejecución de actividades en campo, mismos que deben contar con la respectiva documentación original de respaldo para su presentación a la unidad de finanzas del PNUD y el correspondiente registro en los sistemas contables del PNUD.

• Elaboración de conciliaciones semanales de acuerdo a la ejecución registrada en los sistemas contables, informes mensuales de cumplimiento sobre el grado de ejecución de actividades planificadas, mantener un registro cronológico de anticipos, ejecución, saldos por cada Sub Receptor.

• Apoyo administrativo al proyecto.

• Contar con un archivo físico y digital del área administrativa referida a los procesos realizados en el proyecto (mensual).

• Actualizar mensualmente o cuando sea requerido, en el registro de activos fijos e insumos de acuerdo con los formatos vigentes.

• Apoyo en el envío y recepción de correspondencia.

• Apoyar en las actividades planificadas del proyecto en cualquier ubicación que se realicen (talleres, supervisiones, reuniones, inventarios, recopilación de documentos, etc.).

• Apoyar en todas las actividades relevantes del proyecto y/o asignadas por el Super-visor para alcanzar las metas y objetivos del proyecto.

Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a integrarse al mandato del programa VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas:

• Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado);

• Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión;

• Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades;

• Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU;

• Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU;

• Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del pro-grama VNU o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales relevan-tes cuando sea técnicamente posible.

• Profesionalismo: entendimiento de las operaciones del PNUD demostrado; capacidades técnicas o conocimiento relevante o transferible a los procedimientos y reglas del PNUD; discreción, sensibilidad política, diplomacia y tacto para tratar con clientes; capacidad de aplicar el buen juicio; capacidad de interactuar y coordinar con distintos actores, especialmente en posiciones de alto rango; cuando sea apropiado, alto nivel de autonomía, iniciativa personal y capacidad de apropiación; toma de iniciativa y disposición a aceptar responsabilidades, así como la capacidad de trabajar de forma independiente bajo procedimientos establecidos; capacidad de gestionar información de forma objetiva, precisa y confidencial; receptividad y orientación al cliente;

• Integridad: demostrar los valores y estándares éticos de la ONU y del PNUD en las actividades y comportamientos diarios, y al mismo tiempo actuar sin considerar recompensas personales; tolerar la presión política en la toma de decisiones; respaldar decisiones que responden a los intereses de la organización aun cuando no revistan popularidad; tomar acción frente a comportamientos no profesionales o antiéticos; no abusar del poder o la autoridad;

• Trabajo en equipo y respeto por la diversidad: capacidad de operar eficazmente a través de los límites organizacionales; habilidades interpersonales excelentes; capacidad para establecer y mantener colaboraciones eficaces y armoniosas en un entorno multicultural, multiétnico, con sensibilidad y respeto por la diversidad y el género; sensibilidad y adaptabilidad a culturas, géneros, religiones, nacionalidades y edades; compromiso a imple-mentar el objetivo de la equidad de género asegurando la participación e involucramiento pleno de mujeres y hombres en todos los aspectos de las operaciones de la ONU; capacidad de alcanzar objetivos comunes y brindar orientación y entrenamiento a colegas;

-Compromiso con el aprendizaje continuo: iniciativa y ganas de aprender nuevas habilidades y mantenerse al tanto de los avances en el área de conocimiento; capacidad de adaptarse a los cambios en el entorno de trabajo;

• Planificación y organización: habilidades efectivas de organización y de resolución de problemas y capacidad de gestionar un gran volumen de trabajo de una manera eficiente y oportuna; capacidad para establecer prioridades y planificar, coordinar y supervisar el (propio) trabajo; capacidad para trabajar bajo presión, con plazos en conflicto y de manejar varios proyectos/actividades al mismo tiempo;

• Comunicación: habilidades interpersonales comprobadas; buenas habilidades de comunicación oral y escrita, incluyendo la capacidad de preparar informes claros y concisos; capacidad de realizar presentaciones, opciones y posiciones articuladas de manera concisa; capacidad para realizar y defender recomendaciones; capacidad de comunicación y empatía con el personal (incluido el personal nacional), el personal militar, los voluntarios, los contrapartes e interlocutores locales procedentes de distintos entornos; capacidad de transferencia de información y conocimiento hacia diferentes grupos de destinatarios.

general.

• 2 años de experiencia específica en apoyo administrativo (como ser: revisión de descargos financieros, solicitud de cotizaciones, pago de viáticos, manejo de archivos administrativos, elaboración de descargos de fondos en avance, etc.).

• 1 año de experiencia específica en la realización de compras/contrataciones, con-tratos, descargos financieros, archivo, logística para talleres a nivel nacional.

• Se valorará la experiencia específica en proyectos de cooperación internacional.

• Habilidad para participar en reuniones internas y externas relacionadas con la temática.

• Espíritu creativo, dinámico, no confrontacional y con capacidad de trabajo en equipo.

• Precisión y profesionalismo en la producción y edición de documentos.

• Excelentes aptitudes interpersonales; sensibilidad cultural y social; capacidad de trabajar de manera inclusiva y colaborativa con una variedad de interesados, incluyendo miembros de la comunidad de base, organizaciones religiosas y juveniles, y autoridades en distintos niveles; familiaridad con herramientas y abordajes de la comunicación para el desarrollo.

• Capacidad de trabajar y adaptarse de manera profesional y efectiva en un ambiente desafiante; capacidad de trabajar efectivamente en un equipo multicultural de personal nacional e internacional.

• Conocimientos informáticos sólidos, incluyendo manejo avanzado de varias aplicaciones de Microsoft Office (Excel, Word, etc.) así como email/internet; familiaridad con gestión de bases de datos y equipamiento tecnológico de oficina.

• Motivación por iniciativa propia, capacidad de trabajar con mínima supervisión; capacidad de trabajar con plazos ajustados.

• Conciencia acerca de cuestiones de seguridad.

• Disponibilidad de viajes.

• Afinidad o interés en temas de salud, el voluntariado como un mecanismo para el desarrollo sostenible y el Sistema de Naciones Unidas.

La ciudad de La Paz, oficialmente Nuestra Señora de La Paz,​ es la sede de gobierno de Bolivia. Es el centro político, financiero, social, académico y cultural más importante del país, además de ser la ciudad con mayor nivel de desarrollo sostenible en Bolivia.​Con una población estimada de 816 000 habitantes (en 2020), La Paz es la tercera ciudad más poblada del país, detrás de Santa Cruz de la Sierra y la vecina El Alto. El área metropolitana de La Paz, que incluye a los municipios vecinos de El Alto, Viacha, Achocalla, Mecapaca, Palca, Laja y Pucarani.

Ubicada en el oeste de Bolivia, a 68 km al sureste del lago Titicaca, La Paz está situada en un cañón creado por el río Choqueyapu y está rodeada por las altas montañas del altiplano, entre ellas el nevado Illimani, cuya silueta ha sido un emblema importante de la ciudad desde su fundación. A una altura promedio de 3650 m s. n. m., La Paz es la metrópoli más alta del mundo. Esta característica junto a la topografía accidentada de la urbe ofrece vistas únicas de la cordillera Real. Debido a esta elevación, La Paz tiene un clima subtropical de altura, con veranos lluviosos e inviernos secos.

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Added 2 years ago - Updated 1 year ago - Source: unv.org