Asistente Administrativo/a

Contract

This is a LICA-4 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 4 years of experience, depending on education. More about LICA-4 contracts.

Background Information - Job-specific

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

La oficina multipaís gestiona proyectos en Perú y está ampliando su cartera en países de la Región Andina.Las áreas en las que UNOPS trabaja en el Hub Andino son: agua y saneamiento, transporte público, infraestructura de salud, adquisiciones de equipos médicos, ambulancias y bienes en general.

La Presidencia del Consejo de Ministros del Perú (PCM) ha solicitado la asistencia de la OFICINA DE LAS NACIONES UNIDAS DE SERVICIOS PARA PROYECTOS (UNOPS), para la puesta en marcha de una entidad gubernamental de nueva creación: la “Autoridad Nacional de Infraestructura (ANIN)”. UNOPS brindará dicha asistencia técnica a la PCM para crear las condiciones institucionales así como la puesta en marcha de la ANIN, orientando las acciones hacia la excelencia en la gestión pública de la inversión en infraestructura.

Functional Responsibilities

El/la Asistente de Administración trabajará en estrecha colaboración con el/la Asociado/a del Proyecto, proporcionando apoyo administrativo y salvaguardando en todo momento el adecuado desarrollo del Proyecto, realizando las siguientes actividades:

• Apoyar en acciones relativas a la emisión de Órdenes de Compra, Contratos de Servicio, contratación de personal y consecución de otros insumos necesarios para la implementación del proyecto asignado, utilizando instrumentos corporativos, previa capacitación.
• Apoyar en la recepción, verificación, y en dar el curso adecuado a los documentos relativos a los proyectos asignados, incluyendo cartas, notas, memoranda, Cartas Fianzas, etc. garantizando el seguimiento de los plazos de vencimiento establecidos en los mismos documentos así como en planes de acción y planes operativos
• Llevar a cabo el control adecuado de los documentos que respaldan los pagos, documentación de proyecto, y comunicaciones con las entidades.
• Dar seguimiento al sistema interno de control de gastos, lo que asegura que los vouchers procesados, se verifican y completan, las transacciones son registradas correctamente y se registran en el sistema oneUNOPS y otros instrumentos ad-hoc. Previa capacitación.
• Brindar soporte administrativo a procesos de licitación, a la adquisición de insumos, bienes y servicios necesarios para la implementación del proyecto, adquisición de pasajes, liquidación de viáticos, etc
• Realizar las acciones administrativas relativas al proyecto asignado

• Realizar actividades diarias, tales como:

  -Coordinar reuniones con Entidades y/o adjudicatarios. -Atender consultas de Entidades y/o adjudicatarios (personal, telefónica, vía e-mail). -Mantener el archivo de cada Orden de Compra y/o Contratos con toda la documentación relativa. o y/o Supervisor a cargo en caso de temas técnicos. -Preparar respuesta a comunicaciones recibidas, coordinando con el Ingenier -Fotocopiado y Despacho de correspondencia.

• Realizar otras funciones de asistencia administrativa en el proyecto que le sean requeridas por el supervisor, de ser necesarias para el desarrollo del proyecto.

Education/Experience/Language requirements

Educación

• Se requiere diploma de estudios secundarios.
• Se valorará Técnico Superior en Administración, Secretariado, o similares.
• Se valorará positivamente estudios a nivel universitario en secretariado y/o Asistencia Administrativa.

Experiencia Laboral - Se requiere mínimo 4 años (o menos dependiendo de diploma de estudios obtenidos) de experiencia en la provisión de servicios de asistencia administrativa a proyectos privados y/o empresas públicas. - Se requiere experiencia en el Sistema de Naciones Unidas. - Experiencia en el uso de computadora y programas de software de oficina en el entorno GSuite (Google docs, sheet, drive, Gmail, Hangouts meet, etc.)

Idioma - Se requiere el dominio del idioma español. - Se valorará aportar conocimiento del idioma inglés.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: Acuerdo de Contratista Individual Local - LICA (Por sus siglas en Inglés). Este es un contrato mensual regular, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al presente contrato al final de cada mes natural. Nivel del Contrato: Local, Nivel 4 (LICA 4).

Los/las candidatos/as deberán ser nacional de Perú o contar con residencia/permiso de trabajo vigente en **Perú al momento de aplicar a esta vacante.** Duración del contrato:Contrato indefinido, vinculado a duración de proyectos, fondos y desempeño satisfactorio. Para el proyecto en curso, se estima una duración hasta 7 meses.

La UNOPS es un empleador incluyente invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular. Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

Información adicional

• No se aceptarán candidaturas no solicitadas.
• No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.
• Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.
• UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.
• UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.
• A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación. Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.

Términos y condiciones

• Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.
• Las personas titulares de contratos de modalidad retainer deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para UNOPS y la duración aproximada total es de unas cuatro horas. Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.
• Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.
• En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.

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