Asistente Administrativo/a

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Application deadline 11 months ago: Thursday 10 Aug 2023 at 23:59 UTC

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Contract

This is a SB-3 contract. This kind of contract is known as Service Board / Service Contract. It is normally only for nationals. More about SB-3 contracts.

Background

La entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las mujeres, ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, por los derechos humanos, en las acciones humanitarias, en la paz y seguridad.

Al colocar los derechos de las mujeres como el eje central de su labor, ONU Mujeres lidera y coordina los esfuerzos del Sistema de las Naciones Unidas para asegurar que los compromisos de igualdad y transversalidad de género se traduzcan en acciones en todo el mundo. Al mismo tiempo, ejerce un liderazgo sustantivo y coherente para apoyar las prioridades y los esfuerzos de los Estados Miembro, construyendo una asociación eficaz con el gobierno, la sociedad civil, así como con otros actores relevantes.

En alineación con el Plan Estratégico de ONU Mujeres 2022-2025 y en particular, con el resultado de “avanzar en el empoderamiento económico de las mujeres con el fin de que tengan seguridad de ingresos, un trabajo decente y autonomía económica”, la Oficina Regional de ONU Mujeres para las Américas y el Caribe, ha priorizado como parte de sus resultados regionales en empoderamiento económico en los próximos cuatro años, que, “los gobiernos de la región impulsen marcos normativos, políticas, programas y presupuestos para promover el acceso de las mujeres al trabajo decente, la protección social y el reconocimiento, la reducción y la redistribución del trabajo de cuidados no remunerados”. Para lograr los resultados claves propuestos, se trabajará a través de las siguientes estrategias:

  • Generación y difusión de conocimiento
  • Promoción de espacios de diálogo y abogacía
  • Consolidación de alianzas estratégicas
  • Generación de capacidades

Con el fin de apoyar la ejecución de estas estrategias, durante 2023-2024 la Oficina Regional de ONU Mujeres para las Américas y el Caribe implementará el proyecto “Transformando las economías. Hacia el Reconocimiento, reducción y redistribución del trabajo doméstico y de cuidados no remunerado en América Latina y el Caribe” en colaboración con la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) como socio financiador. El proyecto tiene por objetivo promover la autonomía económica de las mujeres de América Latina a través de su acceso a políticas y sistemas integrales de cuidado. Para ello, a nivel regional, el proyecto trabajará en la generación y difusión de un modelo escalable de políticas públicas y servicios de cuidados a nivel local que pueda ser replicado en América Latina y España para contribuir a este propósito. A nivel nacional, el proyecto trabajará en Perú, fortaleciendo las capacidades nacionales y locales para proporcionar servicios e infraestructuras de cuidados como impulso hacia la construcción de un Sistema Nacional de Cuidados.

Los resultados concretos que se esperan lograr con el Proyecto a corto-medio plazo y que serán consecuencia directa de las intervenciones de ONU Mujeres serán los siguientes:

Componente 1 - Regional: Modelo escalable de sistema local de cuidados elaborado y difundido a nivel regional:

Resultado 1.1 Mayor conocimiento sobre marcos normativos y de política, metodologías y buenas prácticas a nivel local para promover el reconocimiento, reducción y redistribución del trabajo de cuidados en América Latina y España.

Resultado 1.2 Modelo de sistema de cuidado de base local diseñado y validado.

Componente 2 - Nacional: Marcos normativos, institucionales y de política impulsan la instalación de un Sistema Nacional de Cuidados en Perú:

Resultado 2.1 Marcos normativos e instrumentos de política pública diseñados y validados para la construcción del sistema de cuidados en Perú.

Resultado 2.2 Mayor capacidad de las instituciones peruanas para desarrollar e implementar un Piloto de sistema local de cuidados.

Para la consecución de estos objetivos y resultados, ONU Mujeres busca contratar un/a Asistente Administrativo basado/a en Perú, que acompañe y brinde asistencia administrativa y operativa al proyecto. Esta persona debe contar con el perfil técnico necesario para administrar, gestionar, brindar asistencia financiera y de programa, y monitorear la implementación de las actividades relacionadas con el componente nacional “impulsar Marcos normativos, institucionales y de política que promuevan la instalación de un Sistema Nacional de Cuidados en Perú”.

Objetivo y alcance:

Bajo la supervisión de la/el Coordinador/a Senior de Proyecto, el/la Asistente Administrativo prestará asistencia administrativa, operativa y logística al proyecto para la organización, planificación y acompañamiento de la implementación de las actividades programadas bajo el componente nacional del proyecto “Transformando las economías. Hacia el reconocimiento, reducción y redistribución del trabajo doméstico y de cuidados no remunerado en América Latina y el Caribe” de ONU Mujeres, asegurando la articulación y la coherencia de todas las acciones llevadas a cabo en el marco del proyecto, la coordinación operativa y el logro de los resultados. El/la Asistente Administrativo debe velar que las actividades se implementen conforme al Documento de Proyecto aprobado por ONU Mujeres y el donante y otros documentos de referencia aplicables.

Además, el/la Asistente Administrativo apoyará la promoción y gestión del conocimiento, impulsará la estrategia de comunicación y se hará cargo de los procedimientos financieros requeridos para la implementación del proyecto. Por otra parte, se ocupará de coproducir, organizar y administrar la recopilación de documentos y apoyar el levantamiento de las evidencias necesarias para alimentar el sistema de monitoreo y evaluación y hacer seguimiento a los resultados e indicadores del proyecto.

El/la Asistente Administrativo trabajará en estrecha colaboración con el/la Coordinador/a Senior de Proyecto, el equipo de empoderamiento económico y el equipo de operaciones de la Oficina Regional de ONU Mujeres, así como con la persona responsable de llevar la representación de la agencia ante el equipo de país de Perú. Deberá igualmente mantener una comunicación y relación constante con las instituciones nacionales socias (MIMP, Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social, corporaciones locales, asesores/as y expertos/as técnicos, representantes de la academia y sociedad civil entre otros) para asegurar la implementación de las actividades previstas en el proyecto en el país, contribuir al desarrollo de las actividades regionales y trabajar para el logro de los resultados.

Adicionalmente bajo la orientación el/la Coordinador/a Senior de Proyecto, el/la Asistente Administrativo/a deberá acompañar y apoyar el trabajo interagencial que el Sistema de las Naciones Unidas lleva a cabo en Perú, brindando asistencia técnica y contribuyendo a la movilización de recursos y alianzas para apoyar otras intervenciones que fortalezcan y promocionen el pleno ejercicio de los derechos de las mujeres y la igualdad de género en el país.

Duties and Responsibilities

1. Brindar apoyo administrativo y logístico siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres.

  • Llevar a cabo y dar seguimiento a las tareas administrativas y logísticas necesarias para el desarrollo de las actividades previstas en el proyecto;
  • Apoyar en el desarrollo de acciones para recoger, organizar, sistematizar y consolidar información en un formato de Plan Anual de Trabajo de forma que permita la identificación y seguimiento de actividades, hitos, procesos responsables, tiempos, lugares y resultados, así como el seguimiento a la ejecución del presupuesto de todas las actividades contempladas en dicho Plan;
  • Apoyar los procesos de viaje, garantizando su exactitud y cumplimiento en tiempo oportuno, y el seguimiento de los mismos hasta su conclusión - organización de viajes y reservas de hotel, preparación de autorizaciones de viaje, tramitación de solicitudes de visados, documentos de identidad y otros documentos. Recopilar información para viáticos (DSA), agencias de viajes y otras encuestas administrativas. Crear plantillas y formularios F-10 para que las misiones organizadas tramiten el pago de dietas;
  • Preparar y recopilar documentos administrativos y plantillas relativas a la gestión de pagos, anticipos y viajes (órdenes de compra (PO), Non_PO, requisiciones, solicitudes de viajes) para el proyecto, garantizando la exactitud y el cumplimiento de los plazos;
  • Brindar apoyo administrativo en el desarrollo y control de tiempos sobre gestión de contratos, selección de personal (preparar términos de referencia, anuncio de vacantes en UNDP Jobs, lista larga, lista corta, entrevistas etc.) solicitudes de cotización y otras especificaciones para la contratación de bienes y servicios, de acuerdo con las necesidades del proyecto;
  • Mantener actualizado el sistema de archivo y bases de datos del proyecto;
  • Asistir en tareas relacionadas o cualquier otra tarea asignada por la coordinadora del proyecto.

2. Apoyar la gestión financiera requerida para la implementación del proyecto siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres.

  • Llevar a cabo las tareas financieras y contables requeridas por el proyecto (gestión de pagos, gastos de fondos, desembolsos etc.);
  • Dar seguimiento a las actividades relacionadas con la financiación y presupuesto del proyecto a través de la herramienta de software Quantum;
  • Velar por la exactitud y pertinencia de los documentos justificativos de los pagos y los informes financieros;
  • Mantener el sistema de control interno de los gastos, incluidas las medidas correctivas oportunas sobre los comprobantes no contabilizados, incluidos los comprobantes con errores de comprobación presupuestaria, las excepciones de correspondencia y los comprobantes no aprobados;
  • Mantener un sistema de archivo adecuado de los registros y documentos financieros, tanto en papel como en formato electrónico;
  • Actualizar regularmente las hojas de cálculo de control financiero del proyecto;
  • Ayudar en la preparación y revisión de los acuerdos de financiación y la documentación de apoyo, en caso de ser necesario;
  • Elaborar informes de gestión periódicos sobre la situación de los recursos financieros del proyecto y apoyar la preparación de gráficos financieros estadísticos, tablas e informes obteniendo datos de diversas fuentes.

3. Proporcionar apoyo administrativo y logístico en la organización de conferencias, talleres, reuniones con partes interesadas y otros eventos del programa.

  • Proporcionar apoyo administrativo y logístico para la planificación y organización de misiones, eventos, conferencias, talleres, formaciones, reuniones técnicas, seminarios, entre otras actividades que se realicen durante la implementación del proyecto, incluidos los preparativos relacionados con los viajes, el transporte y el alojamiento nacional e internacional;
  • Apoyar la organización de eventos de ONU Mujeres, incluyendo la adquisición de bienes y servicios requeridos (lugar de eventos, catering, materiales, etc.), la preparación de documentos (cartas de invitación, agendas, notas logísticas, guías para las moderaciones etc.), envío de invitaciones y seguimiento de la participación, coordinación con socios, participación en eventos para garantizar su correcto desarrollo, toma de notas, asistencia a participantes, entre otras actividades;
  • Asistir en la preparación de reuniones técnicas y de partes interesadas (equipo de empoderamiento económico y el equipo de operaciones de la oficina regional de ONU Mujeres, contrapartes de gobierno (MIMP), Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social, corporaciones locales u otros, asesores/as y expertos/as técnicos, representantes de la academia y sociedad civil, entre otras) incluyendo la preparación de agendas y materiales de apoyo, levantando actas, minutas, informes sobre acuerdos asumidos, estado de avance del proyecto o cualquier otra tarea relacionada que se solicite;
  • Brindar soporte en la organización de las reuniones del Grupo de trabajo operativo (OWG) una vez al mes (o según se considere necesario) para dar seguimiento de las actividades diarias del proyecto sobre cuidados.

4. Apoyar la promoción, la gestión del conocimiento y los esfuerzos de comunicación

  • Apoyar la implementación de la estrategia de comunicación y de difusión de resultados del proyecto sobre cuidados;
  • Asistir a él/la Coordinador/a Senior de Proyecto en la elaboración del orden del día de los eventos, presentaciones y materiales básicos de comunicación cuando sea necesario;
  • Prestar el apoyo administrativo necesario para favorecer el intercambio de conocimientos en la región y en Perú en materia de cuidados con las redes de conocimientos y comunidades de prácticas y análisis;
  • Proporcionar información básica a los socios y partes interesadas en el programa sobre eventos y actividades.
  • Apoyar a él/la Coordinador/a Senior de Proyecto a preparar insumos técnicos (presentaciones, datos relevantes, resúmenes, etc.), informes y documentación necesaria para la implementación del proyecto sobre cuidados y presentarlos a los tres mecanismos de gobernanza del Proyecto (Comité Directivo regional (RSC); Comité Directivo Nacional (NSC) y Grupo de trabajo operativo (OWG)).

5. Reportes, Monitoreo y evaluación.

  • Asistir en la aplicación de la estrategia inicial de monitoreo del proyecto que permita hacer el seguimiento de indicadores y resultados y lograr la medición del impacto;
  • Apoyar la compilación de insumos y documentos, levantar evidencias que contribuyan a la sistematización y monitoreo de los resultados y al seguimiento de los indicadores vinculados con el trabajo de ONU Mujeres en el país y las actividades del proyecto sobre cuidados;
  • Prestar apoyo en el seguimiento financiero de la ejecución del proyecto;
  • Apoyar la elaboración de los informes de progreso trimestrales y anuales internos de ONU Mujeres. Incluir dicha información en la Plataforma de Sistema de Monitoreo de Resultados de ONU Mujeres (Results Monitoring System, RMS) en estrecha colaboración con el especialista regional de coordinación, la persona que ejerza el rol de representación de ONU Mujeres en el UNCT de Perú, la Especialista regional de políticas de empoderamiento económico, la Especialista regional de Cuidados y el equipo técnico del área de empoderamiento económico de la oficina regional;
  • Contribuir a la recopilación de insumos y participar en la elaboración del informe anual técnico para el donante del proyecto sobre cuidados en base a los requerimientos establecidos por la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) y ONU Mujeres. Apoyar al área de finanzas de la Oficina Regional y la Oficina Sede de ONU Mujeres en la elaboración del informe financiero y el envío a la Sede para su remisión al donante;
  • Apoyar en la ejecución de la evaluación interna, a desarrollarse en el segundo año de implementación en alianza con los socios del proyecto, para establecer el nivel de cumplimiento con los objetivos y resultados previstos, identificar las fortalezas y debilidades de la acción en su conjunto y las estrategias de sostenibilidad para dar continuidad a las acciones implementadas a nivel nacional y regional.

Indicadores Clave de Rendimiento

  • Cumplimiento y respeto de las reglas y regulaciones de ONU Mujeres de acuerdo con lo estipulado en el convenio entre ambas partes;
  • Contribución a la gestión transparente de los recursos del proyecto;
  • Monitoreo y ejecución de las tareas administrativas, logísticas y financieras;
  • Soporte de calidad y puntual a conferencias, misiones y eventos;
  • Organización de calidad de archivos e informes;
  • Apoyo puntual y oportuno al equipo;
  • Introducción de datos precisos;
  • Relación con socios y partes interesadas;
  • Puntualidad y calidad de entrega de productos.

Competencies

Valores

  • Respeto por la diversidad
  • Integridad
  • Profesionalismo

Competencias

  • Conocimiento y sensibilidad sobre asuntos de género
  • Responsabilidad
  • Solución creativa de problemas
  • Comunicación efectiva
  • Colaboración inclusiva
  • Excelentes aptitudes para el trabajo en red y las relaciones interpersonales
  • Trabajo con contrapartes
  • Conciencia y sensibilidad respecto al entorno multicultural

Competencias Funcionales:

  • Capacidad para administrar y ejecutar procesos y transacciones financieros y contables;
  • Capacidad para extraer, interpretar y analizar datos y resolver problemas operativos;
  • Buen conocimiento de las normas y reglamentos financieros;
  • Conocimiento y manejo de procedimientos institucionales;
  • Excelente capacidad de organización, planificación de actividades y gestionar volumen de trabajo con enfoque en resultados;
  • Capacidad para recopilar información y documentos y generar informes y flujos de trabajo;
  • Demostrar habilidades de comunicación oral y escrita incluyendo capacidad de redacción;
  • Capacidad de construir relaciones con las contrapartes, mantenerles informados de los avances en todo momento;
  • Capacidad de mantener discreción y confidencialidad;
  • Habilidades en el uso de herramientas informáticas;
  • Capacidad de recibir retroalimentación constructiva en forma positiva;
  • Disposición para asumir retos y nuevas responsabilidades;
  • Atención al detalle.

Required Skills and Experience

Nivel de Educación:

Título universitario en administración de empresas, economía, finanzas, contabilidad, ciencias sociales o áreas afines es requerido.

Experiencia:

  • Mínimo 5 años de experiencia demostrada en administración y/o finanzas preferiblemente en apoyo a la implementación de proyectos o programas a nivel nacional o internacional;
  • Experiencia en el uso de herramientas informáticas tales como Microsoft Word, Excel y PowerPoint son requeridos;
  • Se valorará positivamente la experiencia en el uso de herramientas informáticas de gestión de proyectos y equipos, deseable Quantum;
  • Experiencia en la preparación de informes financieros sobre gastos y presupuestos es requerida.
  • Se requiere experiencia en la adquisición de bienes y servicios.
  • Experiencia en la organización de actos públicos y talleres es requerida.
  • Se valorará la experiencia de trabajando en la promoción de la igualdad de género.
  • Experiencia en el Sistema de Naciones Unidas u organismos internacionales deseable.

Idiomas:

  • Se requiere fluidez en español.
  • Se requiere conocimientos de inglés.

Otros requisitos:

La persona a contratar debe ser ciudadano peruano (natural o legal), o extranjero con residencia legal permanente y permiso de trabajo vigente para permanecer y trabajar en Perú por la duración del contrato.

Documentos a ser presentados para la postulación

  1. UN Women Personal History Form (P11) actualizado y firmado, que se puede encontrar en el siguiente link: https://www.unwomen.org/sites/default/files/2022-07/UN-Women-P11-Personal-History-Form-es.doc Las aplicaciones sin el formulario P11 serán tratadas como incompletas y no serán consideradas para esta vacante.

Nota: Solo se contactará a los candidatos calificados de la lista corta.

Si tiene dificultades con las solicitudes de empleo en línea, comuníquese con [email protected]

Diversidad e inclusión:

En ONU Mujeres asumimos el compromiso de crear un entorno diverso e inclusivo de respeto mutuo. ONU Mujeres contrata, emplea, capacita, compensa y promueve sin discriminar por motivos de raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, capacidad, origen nacional o cualquier otra condición contemplada en la ley. Todos los empleos se deciden en función de las aptitudes, la competencia, la integridad y las necesidades de la organización.

Si necesita algún tipo de adaptación razonable para participar en el proceso de reclutamiento y selección, incluya esta información en su candidatura.

ONU Mujeres tiene una política de tolerancia cero frente a las conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de ONU Mujeres, que incluyen la explotación y abusos sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación. Las candidatas y los candidatos seleccionadas/os deberán respetar las políticas y los procedimientos de ONU Mujeres y las normas de conducta exigidas al personal de la organización, por lo que se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes. (La verificación de antecedentes incluirá la comprobación de las credenciales académicas y el historial de empleo. Es posible que las candidatas y los candidatos seleccionadas/os deban proporcionar información adicional para realizar una verificación de antecedentes).

Added 1 year ago - Updated 11 months ago - Source: jobs.undp.org