Asistente Administrativo/a

Volunteering Communications & PR IT & Telecom Logistics & Procurement

Overview

Provide administrative support for project implementation under PNUD.

You have:

• 5 years of experience with secondary education or 2 years with a university degree in general.
• Relevant experience in managing requests and payment settlements to partners or counterparts.
• Experience in supporting procurement processes for goods and/or services.
• Experience in contract administration and payment management for consulting services and suppliers.
• Desirable experience in project administration.
• Experience working in United Nations agencies is highly desirable.
• Knowledge of administrative/financial systems like the PNUD Quantum system is an advantage.
• Preferable knowledge and/or experience in designing, monitoring, and evaluating policies and/or projects methodologies.
• Proficient in Microsoft Office.
• High capacity for synthesis.
• Presentation and information exposure skills.

Contract

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El Registro Nacional de las Personas (RNP) es una institución autónoma, de seguridad nacional, técnica-estratégica, con personalidad jurídica, con independencia técnica, presupuestaria y financiera y será administrado por una Comisión Permanente.

Enmarcado en un proceso de modernización y fortalecimiento institucional, recogido de su plan estratégico institucional 2019-2023 (PEI), el RNP viene desarrollando una serie de trabajos internos para mejorar la eficacia y eficiencia de los servicios brindados, con cinco objetivos institucionales:

(i) Fortalecer el registro civil con garantía de la veracidad de la inscripción de los hechos y actos cívicos de los ciudadanos a partir de su nacimiento; (ii) Fortalecer los procesos de identidad bajo los mejores estándares de calidad, seguridad y transferibilidad de datos; (iii) Fortalecer el Archivo Documental con garantía de custodia, seguridad y administración de toda la documentación; (iv) Fortalecer la capacidad institucional y operativa bajo el enfoque de gestión por resultados; y (v) Implementar una plataforma interoperable para mejorar la entrega de servicios integrales certificados.

En este contexto, la República de Honduras ha recibido un crédito de la Asociación Internacional de Fomento (AIF) para el financiamiento del Proyecto de Fortalecimiento del Ecosistema Nacional de Registro Civil e Identificación de Honduras, que apoyará la mejora en el proceso de registro de nacimiento e identificación de menores, y facilitará el acceso de las personas a servicios públicos y privados. El proyecto comprende tres componentes:

Componente 1. Mejora de la cobertura del registro civil e identificación de menores Componente 2. Modernización de los servicios de registro civil e identificación digital Componente 3. Fortalecimiento de la capacidad institucional del registro nacional de las personas.

El alcance y la necesidad de asegurar la entrega oportuna y de alta calidad de los resultados del proyecto hacen necesaria la incorporación de varios perfiles de apoyo administrativo.

El/la Asistente Administrativo/a, se incorporará al equipo de PNUD bajo la supervisión de la Coordinadora Componente Registro e Identificación de NNAs, el/la Asistente Administrativo/a de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:

• Brindar asistencia administrativa en la implementación de los proyectos asignados: ➢ Proveer apoyo administrativo en estricto apego a los procedimientos del PNUD, con énfasis en ejecución presupuestaria eficiente y controles efectivos. ➢ Realizar procesos de micro compras, solicitud de requisiciones, procesos de exoneración de impuestos, liquidaciones, solicitud de desembolsos, gestión de pagos, enmarcados en las políticas del PNUD; ➢ Apoyar la identificación, solicitud, recepción y gestión de la provisión de materiales y suministros para los proyectos; ➢ Apoyar la preparación y seguimiento del plan anual de adquisiciones de proyectos. ➢ Otras actividades de apoyo administrativo, según sea solicitado por la supervisión y alineada a las necesidades de los proyectos y del PNUD.

• Apoyar en la gestión de las contrapartes vinculadas a las iniciativas asignadas: ➢ Apoyar la organización, aspectos logísticos y administrativos, de misiones, así como de reuniones de Juntas de Proyecto, redacción y circulación de minutas, y de otras reuniones, talleres y/o eventos relevantes para soporte de la gestión de los proyectos; ➢ Apoyar en el montaje de eventos, asumiendo roles en las gestiones logísticas y de aseguranza de los insumos para las liquidaciones. ➢ Apoyar en los procesos de contratación y seguimiento de consultorías, así como el cumplimiento de los productos. ➢ Apoyar en la gestión de auditorías de las iniciativas asignadas.

• Brindar asistencia en la gestión financiera de las iniciativas asignadas: ➢ Realizar conciliaciones para validación de pagos emitidos, así como identificar de manera preventiva las solicitudes que presentan inconvenientes. ➢ Apoyar en la implementación de medidas de contingencias ante las dificultades de ejecución financiera que se presenten. ➢ Apoyar en la generación de reportes financieros desde los sistemas del PNUD.

Competencias esenciales: • Lograr Resultados • Pensar Innovadoramente • Aprender Continuamente • Adaptarse con Agilidad • Actuar con Determinación • Participar y Asociarse • Facilitar la Diversidad y la Inclusión

Competencias transversales y técnicas: • Generación de conocimiento • Comunicación • Satisfacción/Gestión de los clientes • Gestión de Asocios

5 años (con educación secundaria) o 2 años (con título universitario) de experiencia en general. • Experiencia relevante en la gestión de solicitudes y liquidaciones de desembolsos de efectivo a socios y/o contrapartes; • Experiencia en apoyo a procesos de compra/adquisición de bienes y/o servicios; • Experiencia en la administración de contratos y la gestión de pagos correspondientes; servicios de consultoría y proveedores de bienes y/o servicios.

• Deseable experiencia relevante en la administración de proyectos. • Experiencia de trabajo en agencias del Sistema de Naciones Unidas, es altamente deseable.

Habilidades requeridas:
• Conocimiento de sistemas administrativos/financieros, como el sistema Quantum del PNUD, es una ventaja. • Se valorará el conocimiento y/o experiencia en metodologías de diseño, monitoreo y evaluación de políticas y/o proyectos. • Solvente manejo de Microsoft Office.

Habilidades deseables: • Alta capacidad de síntesis • Habilidades de presentación y exposición de la información

*Nota de Educación: • Profesional graduado de secundaria, de referencia como perito mercantil y contador público u otras áreas administrativo-financieras relacionadas; • Se considera una ventaja ser pasante o egresado universitario en ciencias económicas y/o administrativas: administración de empresas, finanzas, contaduría pública, y afines.

Horario Laborable: El trabajo se desarrollará conforme al horario regular de oficina. No obstante, cuando por la naturaleza de las actividades sea necesario realizar labores fuera del horario laboral o durante fines de semana, estas se llevarán a cabo de acuerdo con las políticas vigentes del PNUD, incluyendo la aplicación del tiempo compensatorio que corresponda.

En cuanto al estacionamiento, la gestión y disponibilidad del mismo será responsabilidad de cada persona, no siendo el PNUD responsable de proveer espacios de estacionamiento.

Como se trata de una asignación de Voluntario de la ONU nacional, las prestaciones básicas de esta asignación, según las Condiciones de Servicio de los Voluntarios de las Naciones Unidas, son las siguientes:

• Prestación de un subsidio mensual para necesidades básicas.
• Póliza médica con cobertura de accidentes ocurridos durante la asignación y telemedicina.
• Plataforma de aprendizaje.
  https://www.unv.org/

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Added 1 month ago - Updated 1 month ago - Source: unv.org