Asistente Administrativo/a

Contract

This is a LICA-4 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 4 years of experience, depending on education. More about LICA-4 contracts.

Background Information - Job-specific

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:

i) Infraestructura Sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte,educación y salud, entre otras áreas. ii) Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente,transparente y sostenible. iii) Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares.

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera,promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe.Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.

En este marco, desde junio de 2016, la Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de la Seguridad Social (IGSS) solicitó la asistencia técnica de UNOPS con el objeto de mejorar la calidad y la transparencia de los procesos de adquisición de medicamentos y material médico quirúrgico gestionados por el IGSS, a través del fortalecimiento de las capacidades de compra del Instituto con el propósito de mejorar los niveles de atención, de procesos y gerencia del IGSS, hasta alcanzar estándares de clase mundial.

Functional Responsibilities

Actividades específicas:

Apoyo administrativo al proyecto

• Asegurar establecimiento y mantenimiento del sistema de registro del archivo del proyecto.
• Apertura de archivos según sea necesario, manteniéndolos debidamente identificados, almacenados y accesibles.
• Recibo, registro, codificación, distribución y seguimiento de correspondencia (entrante y saliente).
• Suministro de fotocopias del material de los archivos según se solicite.

Adecuado sistema de archivo del proyecto

• Apoyar en la redacción, elaboración de correspondencia, minutas, actas, manuales locales, etc.
• Apoyar en la preparación y seguimiento de controles adecuados para la gestión del inventario del proyecto/programa o área

Gestión de inventario de bienes del proyecto

• Llevar el control de suministros de trabajo, limpieza y demás de la Oficina.
• Apoyar en el proceso de pago en observación a las políticas y regulaciones financieros y administrativas de UNOPS.
• Apoyar en los procesos administrativos y logísticos para la gestión de viajes, talleres, capacitaciones, reuniones, traslados de personal, correspondencia y otros eventos.

Relacionamiento con el asociado

• Mantener una comunicación adecuada y fluida a lo interno y externo del proyecto.
• Apoyar al proyecto, programa o área en actividades específicas de actividades con relación a proveedores, servicio al cliente.
• Otras tareas asignadas relacionadas al puesto por el/la supervisor/a.

*Para ver el listado completo de funciones descargue el PDF adjunto.

Education/Experience/Language requirements

Educación - Título a nivel diversificado (escuela secundaria) es requerido. - Será valorado poseer título universitario a nivel de licenciatura o diploma técnico preferiblemente en administración de empresas, Ingeniería Industrial, Economía o carreras afines y podrá sustituir años de experiencia.

Experiencia laboral

• Se requiere contar con un mínimo de cuatro (4) años de experiencia (o menos según la acreditación acedémica) en el apoyo administrativo, de preferencia en organismos internacionales o agencias del Sistema de las Naciones.
• Experiencia en cualquiera de las siguientes áreas será altamente valorada: administración, adquisiciones, finanzas, logística y monitoreo, proyectos/empresas de infraestructura, proyectos/empresas del sector salud.
• Será altamente valorado contar con experiencia en administración documental (administrativa y financiera).

Idiomas

• Es requerido el idioma español a nivel fluido.
• Será valorado el conocimiento del idioma inglés.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Individual (contrato regular mensual)

Contrato Regular Mensual: Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Nivel de Contrato: LICA 4 (candidatos/as guatemaltecos/as o con residencia permanente y permiso de trabajo). Duración de Contrato: Indefinido ( contrato abierto, sujeto a requerimientos organizativos, disponibilidad de fondos y desempeño satisfactorio).

UNOPS es un empleador incluyente, por lo que invitamos a postularse a mujeres y hombres indistintamente de su etnia, discapacidad, orientación sexual o identidad de género. Estamos comprometidos a promover una representación equitativa.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

A solicitud, UNOPS busca la posibilidad de acomodar candidatos/as con necesidades especiales.

Para más información del contrato ICA puede ingresar al siguiente link: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Additional Considerations

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Sólo aquellos/as candidatos/as que sean seleccionados/as para la fase de entrevistas serán notificados/as.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos STAFF, UNOPS se reserva el derecho a designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• El/La candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y de UNOPS.
• Guatemala es considerado un lugar de trabajo familiar según la categoría del ICSC.

Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as contratados/as /pasantes potenciales.

La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Información general de UNOPS

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:

i) Infraestructura Sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte, educación y salud, entre otras áreas. ii) Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente, transparente y sostenible. iii) Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares.

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera, promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe. Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.

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