Asistente Administrativo

Result of Service El Asistente Administrativo apoyará la implementación del proyecto ofreciendo asistencia para la administración, financiamiento, adquisiciones, inventario y recursos humanos del proyecto.

El Asistente realizará las siguientes tareas:

1. Apoyar el seguimiento de la ejecución presupuestaria por producto y actividad, de acuerdo con el presupuesto aprobado por el FA, los requerimientos del MADES y los Planes Operativos Anuales (POA). 2. Apoyar el seguimiento del plan de adquisiciones del proyecto con base en el POA y el presupuesto del proyecto. 3. Organizar los procesos de adquisiciones (apoyar la redacción de Términos de Referencia, solicitud de cotizaciones, redactar cuadros comparativos, verificación de bienes / servicios, mantener un archivo de comprobantes de pago) de suministros de oficina, equipos de cómputo y materiales de campo, entre otros, en cumplimiento con todas las políticas institucionales y procedimientos administrativos del PNUMA y organizaciones asociadas cuando corresponda (MADES, socios locales, PNUD, ONUDI y otros). 4. Apoyar a los Oficiales Técnicos en los procesos de adquisiciones (redacción de Términos de Referencia en consulta con Oficiales Técnicos, solicitud de cotizaciones, elaboración de cuadros comparativos, mantenimiento de un archivo de comprobantes de pago) de compras de perfil técnico, tales como canaletas, fletes, tanques, plomería, entre otros, de conformidad con todas las políticas institucionales y procedimientos administrativos del PNUMA y las organizaciones asociadas cuando corresponda. 5. Asistir en la implementación oportuna de aplicaciones y / o herramientas institucionales, de acuerdo con las políticas de PNUMA y los Acuerdos de Cooperación con otras entidades, necesarios para continuar con los correctos procedimientos financieros, contables, administrativos y logísticos. 6. Preparar órdenes de pago preliminares. 7. Brindar apoyo para asegurar que todos los pagos de remuneraciones y otros servicios se realicen en tiempo y forma, según los términos del contrato o convenio y las autorizaciones correspondientes. 8. Sistematizar, registrar y controlar todos los justificantes de gastos y desembolsos del proyecto. 9. Mantener actualizada la base de datos documental del proyecto en formato físico y digital, en plataformas compartidas para MADES / PNUMA. (Memorandos, comunicación oficial con MADES, correos electrónicos relevantes, minutas, documentos del proyecto) 10. Llevar a cabo procesos internos como el archivo de datos físicos y físicos (en plataformas compartidas) para respaldar compras y pagos, etc. 11. Apoyo en la elaboración de informes administrativos. 12. Apoyo en la elaboración de informes de auditoría de proyectos. 13. Apoyo en la elaboración de minutas de reuniones y su registro en un adecuado sistema de archivo digital. 13. Mantener el inventario y monitorear el movimiento de activos fijos, nuevas asignaciones, incorporaciones, bajas, pérdidas, custodios y otras tareas de similar naturaleza. 14. Mantener un control de inventario físico y digital y mantener existencias suficientes de equipo de campo, suministros de oficina, suministros de TI, etc. 15. Proporcionar materiales y equipo de campo al personal autorizado (según lo soliciten antes de las misiones de campo, talleres, asegurándose de que los bienes del proyecto se devuelvan en buenas condiciones) de manera oportuna y eficiente. 16. Brindar apoyo logístico cuando sea necesario, incluida la organización de eventos. 17. Llevar un registro y control del mantenimiento periódico y correcto uso de los vehículos del proyecto, así como de las reparaciones ordinarias y extraordinarias, registros, etc., en estrecha coordinación con los conductores y MADES. 18. Monitorear el préstamo de los vehículos y / o activos del proyecto y devolverlos en buenas condiciones, en estrecha coordinación con los conductores y MADES. 19. Apoyo en tareas como seguimiento de vacaciones, hojas de asistencia y permisos. 20. Elaborar documentos para formularios de contratación y renovación de personal. 21. Otras actividades relevantes para el cumplimiento de los objetivos del puesto.

Work Location Asunción, Paraguay

Expected duration 12 meses

Duties and Responsibilities El Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA) es la principal autoridad ambiental mundial que establece la agenda ambiental mundial, promueve la implementación coherente de la dimensión ambiental del desarrollo sostenible dentro del sistema de las Naciones Unidas y actúa como un defensor autorizado del medio ambiente mundial.

La Oficina del PNUMA para América Latina y el Caribe, ubicada en la Ciudad de Panamá, trabaja en estrecha colaboración con los 33 países de la región con una población cercana a los 588 millones de personas y sus actividades están integradas en la Estrategia de Mediano Plazo y el Programa de Trabajo aprobado por la Asamblea de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (UNEA).

La oficina trabaja para la implementación de la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible y sus Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), el nuevo Acuerdo de París y las acciones prioritarias definidas en las Contribuciones Nacionalmente Determinadas (NDC) y los Planes Nacionales de Adaptación (NAP) de la región.

En términos de apoyar a los países de la región en el logro de los compromisos globales firmados en el marco del Acuerdo de París, el Subprograma de Cambio Climático del PNUMA para América Latina y el Caribe tiene como objetivo fortalecer la capacidad de los países para avanzar en estrategias hacia un clima resiliente al clima y bajo en emisiones, para el desarrollo sostenible y el bienestar humano. En este marco, el Subprograma de Cambio Climático del PNUMA, a través de su Unidad de Cambio Climático, lidera y apoya diversas iniciativas orientadas a diseñar, promover e implementar soluciones innovadoras de mitigación y adaptación a nivel nacional y subnacional, y fortalecer el marco de transparencia de los países.

El logro esperado con respecto a la adaptación al cambio climático es que los enfoques de adaptación, incluidas las Soluciones basadas en la naturaleza con un enfoque basado en los ecosistemas, se implementen e integren en estrategias de desarrollo sectoriales y nacionales clave para reducir la vulnerabilidad y fortalecer la resiliencia a los impactos del cambio climático. Además, el Subprograma de Cambio Climático del PNUMA también se compromete a asegurar que temas transversales como la equidad de género y el empoderamiento de la mujer se integren efectivamente en el desarrollo de sus tareas para garantizar un desarrollo equitativo en consonancia con sus objetivos de adaptación.

El equipo de adaptación de la Unidad de Cambio Climático está implementando una cartera de proyectos y desarrollando continuamente una cartera de nuevos proyectos, tanto para la planificación de la adaptación como para la implementación de medidas concretas, en las tres subregiones de la región: Centroamérica, Sudamérica y el Caribe. El equipo de adaptación trabaja en estrecha coordinación con el resto de la Unidad de Cambio Climático y la oficina regional, las oficinas regionales, subregionales y nacionales del PNUMA en la región y en todo el mundo, incluida la Sede; otras agencias, programas y fondos del sistema de las Naciones Unidas; Organizaciones regionales y subregionales, instituciones de países y organizaciones nacionales y locales; y donantes e instituciones financieras como el Fondo Verde para el Clima (GCF), el Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF) o el Fondo de Adaptación (FA).

Como parte de este apoyo a los países de la región, el PNUMA firmó un convenio con el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible de Paraguay (MADES) para implementar el proyecto “Adaptación basada en ecosistemas para reducir la vulnerabilidad de la seguridad alimentaria a los impactos del cambio climático en la región del Chaco de Paraguay” (Proyecto AbE Chaco), con el aporte financiero del Fondo de Adaptación (FA).

El Proyecto inició sus actividades en abril de 2019 y tiene como objetivo contribuir a la reducción de la vulnerabilidad de la seguridad alimentaria a los efectos del cambio climático en las siguientes comunidades del Chaco paraguayo: i) General Díaz y Cacique Sapo, ii) Pozo Hondo y Jasyendy y iii) Campo Loa en Departamento de Boquerón, y iv) Toro Pampa, v) Colonia María Auxiliadora, vi) San Carlos, vii) 14 de mayo, viii) Sierra León, y ix) Puerto Diana en el Departamento de Alto Paraguay.

El proyecto tiene tres componentes: Componente 1: Gestión del conocimiento sobre vulnerabilidad y resiliencia al cambio climático mejorada con herramientas e instrumentos para implementar medidas de adaptación rentables. Componente 2: Capacidad de adaptación en áreas rurales de mayor vulnerabilidad fortalecida a través de medidas concretas de adaptación que favorezcan un enfoque ecosistémico. Componente 3: Desarrollo de capacidades y conciencia para implementar y mejorar la implementación efectiva de medidas de adaptación a nivel nacional y local.

La implementación del proyecto cuenta con una Unidad de Gestión de Proyectos (UGP), que se encarga de la gestión técnica, operativa y administrativa del proyecto, así como del desarrollo de las actividades en campo. Para cumplir con los objetivos y resultados del proyecto se requiere un Asistente Administrativo apoyar al Especialista Administrativo de la UGP en tareas administrativas, financieras, de adquisiciones, de inventario y de gestión de recursos humanos.

El Asistente Administrativo operará bajo la supervisión general de la Oficial del Programa de Adaptación de la Oficina del PNUMA para América Latina y el Caribe. Trabajará dentro de la UGP con sede en MADES, en estrecha colaboración con el equipo de Adaptación del PNUMA, de lunes a viernes, 40 horas semanales, a tiempo completo.

Qualifications/special skills Academic Qualifications:

- Licenciatura en administración de empresas, Contabilidad, Economía o áreas afines.

Experience:

- Al menos 2 años de experiencia laboral relevante en el ámbito de la gestión empresarial: administrativa y / u operativa. - Experiencia específica trabajando con proyectos es un requisito. - Se valora la experiencia específica de trabajo con agencias de cooperación internacional. - La experiencia específica en la gestión de bases de datos de documentos es una ventaja.

Language:

- Fluidez oral y escrita en español es un requisito - Nivel confiado/seguro del idioma guaraní y/o inglés es una ventaja.

Skills:

- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, así como escucha activa. - Capacidad para recopilar, analizar y sintetizar datos y generar información relevante. - Capacidad para trabajar en equipo multidisciplinar y capacidad para trabajar de forma colaborativa y participativa. - Excelente manejo de herramientas informáticas (sistemas operativos Microsoft Windows) y ofimática (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint).

No Fee THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.