Asistente Administrativo

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

La voluntaria prestará su apoyo en el marco de programas de desarrollo, en el componente de Educación Integral de la Sexualidad en la oficina de UNFPA en Caracas.

El Programa País, firmado por el Gobierno y UNFPA para el periodo 2015-2019, extendido a 2022 cuenta con cuatro componentes: (a) salud sexual y reproductiva; (b) adolescentes y jóvenes; (c)igualdad entre los géneros y empoderamiento de la mujer; (d) dinámica de población. La voluntaria prestará su apoyo en el marco de los programas de desarrollo, en el componente de Educación Integral de la Sexualidad; será responsable de apoyar los procesos operativos de EIS y prevención del embarazo en adolescentes, sistematización de datos, consolidación de información requerida, poyo en los procesos de los diferentes niveles de la procura local de los insumos requeridos por el proyecto, apoyo a la generación de documentos de entrega y control de insumos a través de procesos apegados a las políticas y procedimientos vigentes del UNFPA, acorde a los objetivos e indicadores planteados, para el fortalecimiento del sistema público de educación, de salud, en su acceso y respuesta oportuna y de calidad que contribuyan a disminuir el embarazo no intencional en adolescentes, infecciones de VIH/ITS, violencia basada de género y violencia sexual.

Bajo la supervisión directa del Oficial Nacional del Programa, el/la voluntario/a desarrollará las siguientes tareas:

 Apoyo en la contabilidad financiera del proyecto que se le asigne  Apoyo en la revisión, contabilidad financiera de la ejecución de los socios implementadores que se le asigne, incluyendo verificación de facturas y otros anexos  Apoyo técnico para la rendición de cuentas a socios implementadores  Apoyo en los procesos administrativos en la selección de socios implementadores, proveedores, consultores.  Gestión administrativa para la realización de envíos por encomienda a terreno.  Preparar informes, incluido el desglose financiero.  Asistir en la contratación de servicios individuales para realizar tareas de duración determinada y ajenas al personal y, en caso de que se trate, el proceso de contratación de consultores.  Asistir en el proceso de adquisición de bienes y servicios, analizar y comparar cotizaciones y preparar las solicitudes de órdenes de compra / servicio.  Preparar solicitudes de pago y garantizar información de soporte y documentos de soporte precisos.  Supervisar y confirmar la entrega y el estado adecuados de los bienes y servicios.  Realizar acciones para brindar la logística de conferencias, talleres o seminarios acompañando a la unidad de Educación Integral de la Sexualidad en el proceso de selección de proveedores de servicios, materiales y bienes requeridos para eventos en general. Respaldo en otras actividades administrativas cuando sea necesario.  Llevar a cabo cualquier tarea relacionada con la Oficina, según lo requiera el UNFPA.  Brindar apoyo administrativo para cumplir con los requisitos y procedimientos oficiales de viaje.  Ayudar en el proceso de planificación de viajes y actividades relacionadas, como pre-parar un presupuesto de viaje, hacer reservas, comprar billetes de avión, etc.  Mantener un registro de las actividades oficiales relacionadas con los viajes y realizar un seguimiento de su finalización.  Recopilar todos los documentos y transacciones relacionados.

RESULTADOS ESPERADOS:

 Conocimiento y manejo de los manuales de políticas y procedimientos (PPM) del UN-FPA referentes a todos los procesos administrativos asignados y servicios y Fast Track Procedures.  Bajo la supervisión de las oficiales de programa, y el asociado de finanzas y administración apoyar los procesos de procura y contrataciones de acuerdo a las especificaciones de los proyectos especiales y las políticas y procedimientos del UNFPA.  Realizada y actualizada la contabilidad financiera de los proyectos asignados  Implementada la asistencia técnica a los socios implementadores cuando sea requerido.  Verificados los anexos necesarios para la revisión financiera de los socios implementadores  Realizadas las acciones de apoyo para la supervisión y verificación de la ejecución financiera de los socios implementadores asignados.  Realizadas las gestiones administrativas para la contratación y pago de consultores y demás pagos necesario a proveedores.  Realizada las gestiones administrativas necesarios para el envío de material, equipos, al staff de UNFPA en terreno.  Planificación y logística para misiones nacionales e internacionales, cálculo de gastos, documentación.  Planificación de reuniones con consultores y contrapartes, agenda, logística.  Planificación y logística de talleres de capacitación y sensibilización para contrapartes, personal docente, personal de salud, comunidad, miembros de redes comunitarias y otros. Agenda, contratación de refrigerios, espacios,  Planificación y control de gastos según los presupuestos para la ejecución de actividades  Documentos administrativos correctamente archivados.  Toda la información a la que tenga acceso el consultor en el marco del proyecto, así como las condiciones y monto del pago de los productos es estrictamente confidencial.  El desarrollo de la capacidad a través del coaching, la tutoría y la capacitación formal en el trabajo, cuando se trabaja con (incluida la supervisión) personal nacional o contrapartes (no) gubernamentales, incluidos los socios implementadores (IP);  La perspectiva de edad, género y diversidad (AGD) se aplica, integra y documenta sistemáticamente en todas las actividades a lo largo de la asignación.  Una declaración final de logros hacia el voluntariado para la paz y el desarrollo durante la asignación, como informar sobre el número de voluntarios movilizados, las actividades en las que participaron y las capacidades desarrolladas.

☒ Accountability ☒ Adaptability and Flexibility ☒ Building Trust ☒ Commitment and Motivation ☒ Commitment to Continuous Learning ☒ Communication ☒ Ethics and Values ☒ Integrity ☒ Knowledge Sharing ☒ Professionalism ☒ Respect for Diversity ☒ Self-Management ☒ Technological Awareness ☒ Working in Teams

área administrativos y finanzas, manejo de datos y sistematización de la información con el Manejo de herramientas digitales como el paquete Office y de archivos compartidos para apoyo e el monitoreo y seguimiento financiero e inventarios de los proyectos

-Experiencia en los procesos de procura y cadena de suministro y capacidad de interlocución y manejo de proveedores, elaboración de informes periódicos o especiales de ejecución administrativa y financiera. -Conocimiento del funcionamiento de la cooperación internacional y, en especial, de las Naciones Unidas.

BENEFICIOS:

El beneficio principal de prestar servicio como Voluntario/a la ONU es la satisfacción personal que brinda la asignación de voluntariado, puesto que implica repercutir de manera positiva en favor de la paz y el desarrollo. Sin embargo, el programa Voluntarios de las Naciones Unidas ofrece apoyo durante su asignación de varias maneras.

El programa UNV ofrece:

-Un subsidio VLA (Volunteer Living Allowance) de USD $1,299.58 dólares que será proporcionado mensualmente para cubrir los costos de alojamiento, vivienda y gastos normales de subsistencia. -Seguro médico internacional con 100% de cobertura (incluidos hasta tres familiares a cargo y odontología), seguros de vida e invalidez permanente están incluidos, así como un subsidio de reinstalación por un servicio satisfactorio. -El/la voluntario/a tendrá derecho a vacaciones y baja médica (si aplica), también a plataformas de aprendizaje virtuales. -Reembolso de un máximo de 400 dólares para cubrir los costos de traslado al lugar de la asignación y subsidio de instalación y repatriación será provisto en caso de que el destino de trabajo no se encuentre a una distancia razonable del local de residencia del voluntario. -Se requiere disponibilidad a tiempo completo.