Asistente Administrativa SC5

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El PMA celebra y acepta la diversidad. Está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos/as sus empleados/as y anima a los/as candidatos/as cualificados/as a presentar su candidatura independientemente de su raza, color, origen nacional, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencias, condición de VIH o discapacidad.

ACERCA DEL PROGRAMA MUNDIAL DE ALIMENTOS

El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas es la agencia humanitaria más grande que lucha contra el hambre en todo el mundo. La misión del PMA es ayudar al mundo a alcanzar el Hambre Cero en el transcurso de nuestras vidas. Cada día el PMA trabaja en todo el mundo para garantizar que ningún niño se acueste con hambre y que los más pobres y vulnerables, especialmente las mujeres y los niños, puedan acceder a los alimentos nutritivos que necesitan.

CONTEXTO ORGANIZATIVO

Estos puestos de trabajo se encuentran en las Oficinas de País (OC), las Oficinas Regionales (RB) y la Sede (HQ). La persona titular de la posición dependerá de la Asociada Administrativa Senior y en general de la Oficial de Finanzas y Administración o la persona designada.

En este nivel, se espera que los titulares de los puestos de trabajo asuman la responsabilidad de completar una serie de procesos y actividades que requieren cierta interpretación de las directrices y prácticas estándar. Los titulares de los puestos de trabajo pueden recomendar un curso de acción al personal de varios niveles y pueden asignar tareas a otro personal de apoyo.

FINALIDAD DEL PUESTO

Apoyar la entrega y el mantenimiento efectivos de prácticas administrativas de calidad centradas en el cliente y orientadas a la relación calidad-precio.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

Dentro de la autoridad delegada, la persona será responsable de las siguientes actividades:

1. Comprobar la prestación de servicios, incluida la administración de instalaciones y vehículos ligeros, viajes, y procesos relacionados; manteniendo la información para contribuir al ambiente de trabajo seguro y cómodo.
2. Recopilar y procesar información para su difusión, colaborando con la elaboración de documentos e informes estandarizados para la unidad, orientados a la toma de decisiones y la efectiva gestión de los recursos.
3. Gestionar y mantener registros físicos y electrónicos dentro del área de responsabilidad de acuerdo con los procedimientos establecidos, para garantizar un acceso rápido y fácil a los datos, según sea necesario.
4. Llevar a cabo investigaciones y análisis básicos de datos para contribuir al suministro de información precisa y eficaz para la administración de los recursos.
5. Ser un primer punto de contacto para las consultas internas, a fin de facilitar la resolución eficiente y eficaz de los procesos cotidianos.
6. Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas habituales en su área de trabajo, para contribuir a la mejora continua de los servicios prestados.

OTROS REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS

Conocimiento básico de la funcionalidad de los servicios administrativos con el objetivo de una administración eficiente de los recursos necesarios para las áreas de intervención del PMA.

EXPERIENCIA DESEABLE

• Ha demostrado su capacidad para realizar todas las actividades administrativas rutinarias de acuerdo con las normas operativas del PMA a través del trabajo diario
• Ha apoyado en la prestación de orientación ad hoc a los nuevos miembros del personal

CUALIFICACIONES ACADÉMICAS ESTÁNDAR MÍNIMAS:

Formación académica:

Finalización del ciclo de educación secundaria. Se valorará la presentación de un certificado de educación post-secundaria en la esfera funcional correspondiente.

Lenguaje:

Dominio del idioma español.

TÉRMINOS Y CONDICIONES

Se ofrece un Contrato de Servicios (Service Contract) a nivel 5 por una duración de 12 meses.

FECHA LÍMITE PARA RECEPCIÓN DE APLICACIONES

Día 4 de Marzo de 2024, a media noche. (EST)

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Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades de la organización, los requisitos del puesto, el mérito y las calificaciones individuales. El PMA se compromete a proporcionar un entorno de trabajo inclusivo, libre de explotación y abuso sexual, de toda forma de discriminación, de cualquier tipo de acoso, de acoso sexual y de abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a una rigurosa comprobación de referencias y antecedentes.

No se ofrecerá ningún nombramiento bajo ningún tipo de contrato a los miembros de la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CCAAP) de las Naciones Unidas, la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI), el Comité de Finanzas de la FAO, el Auditor Externo del PMA, el Comité de Auditoría del PMA, la Dependencia Común de Inspección (DCI) y otros órganos similares del sistema de las Naciones Unidas con responsabilidades de supervisión sobre el PMA, tanto durante su servicio como en los tres años siguientes a su cese.