Archive Officer
Manage document archiving and digitization processes.
Overview
Manage document archiving and digitization processes.
You have:
- Lire et comprendre clairement le manuel financier, Admin/RH et Logistique.
- Coordonner la revue des archives physiques de la base.
- Identifier les documents physiques à archiver et ceux à détruire.
- Comprendre le fonctionnement et la structure du système centralisé d'archivage électronique.
- Participer au déploiement du système d'archivage au niveau de la base.
- Coordonner la numérisation des dossiers de la finance, des admin/RH ainsi que de la logistique.
- Faire un rapport sur les points à améliorer et documenter la procédure d'archivage électronique.
- Travailler en étroite collaboration avec son line manager ou tout autre agent de la Finance, des admin/RH ou de la logistique.
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :
- Lire et comprendre Clairement le manuel Financier, Admin/RH et Logistique qui serviront de base à l’archivage de la base
- Coordonner avec l’équipe en charge la revue des archives physiques de la base, les catégoriser par département, importance et dates.
- Identifier les documents physiques à archiver et ceux à détruire.
- Coordonner la procédure de destruction des documents physiques
- Comprendre le fonctionnement et la structure du système centralisé d’archivage électronique.
- Participer au déploiement du système d’archivage au niveau de la base selon les normes de la Finance, des Admin/RH et de la logistique.
- Etant responsable de l’archivage électronique, il devra coordonner la numérisation des dossiers de la finance, des admin/RH ainsi que de la logistique suivant le système centralisé d’archivage électronique
- Procéder à la numérisation des dossiers physiques et s’assurer qu’un rapport quotidien sur le progrès est envoyé au line manager et au matrix manager
- Faire un rapport sur les points à améliorer et documenter la procédure d’archivage électronique une fois que le système sera déployée au niveau de la base.
- Devra travailler en étroite collaboration avec son line manager ou tout autre agent de la Finance, des admin/RH ou de la logistique pour recevoir et valider les nouveaux dossiers qui seront prêts pour l’archivage
Potential interview questions
| Can you explain your approach to managing document archives? | This question assesses your understanding and strategy for archive management. | Discuss your methods for organizing and categorizing documents. |
| How do you prioritize documents for archiving or destruction? | The interviewer wants to know your decision-making process in handling sensitive documents. | Pro members can see the explanation. |
| Describe a time when you improved a process related to document handling. | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| What steps do you take to ensure compliance with archival standards? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| In what ways do you collaborate with other departments? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| How do you handle the digitization of physical documents? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| What reporting tools or techniques do you use for monitoring progress? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| How would you approach training staff on the new archiving system? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
Added 16 hours ago
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Updated 7 hours ago
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Source:
savethechildren.net
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