Appui à la gestion de projet – chargé(e)

Contract

This is a LICA Specialist-8 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 0 years of experience, depending on education. More about LICA Specialist-8 contracts.

Background Information - Job-specific

Ce poste concerne un projet d'appui aux autorités tunisiennes dans l'acquisition d'équipements, de fournitures et de services d'entretien pour six navires de leur flotte de patrouilles maritimes.

Le/ la PM Support Officer est responsable des opérations quotidiennes du (des) projet(s) et fournit des services aux différents donateurs, partenaires et bénéficiaires. Il/elle doit atteindre et dépasser les objectifs de l'organisation eu égard à la performance et aux objectifs établis de prestations.

Sous la supervision du Chef de projet, le/la PM Support Officer fournira un soutien administratif et financier au projet, assurera la qualité, l'exactitude et la cohérence des livrables.

Functional Responsibilities

Fonctions clés:

1. La mise en œuvre du projet
2. Suivi et monitoring du projet
3. Gestion, coordination et liaison avec les parties prenantes
4. Gestion du personnel
5. Gestion des connaissances et innovation

En étroite collaboration avec le chef de projet et la cheffe de projet adjointe, Il/elle assumera les tâches suivantes :

1. La mise en œuvre du projet - Appuyer le chef de projet dans la mise en œuvre des activités sur le terrain; - Veiller au bon suivi des opérations d’achats, de logistiques, d’administration et de finance du projet. - Maintenir une connaissance approfondie du projet, ainsi qu'une compréhension de son impact sur les autres parties prenantes; - Planifier les calendriers et les priorités, ainsi que l'identification du processus d'achat nécessaire pour les biens ou services en question; - Suivre, coordonner et communiquer les objectifs stratégiques du projet; - Supporter le chef de projet concernant la mise en oeuvre et l'exécution des règles et règlements de l’UNOPS en matière de passation des marchés, élaboration de cahiers des charges / conditions de travail, établissement de critères d’évaluation, évaluation des offres / propositions, etc. - Faciliter la rédaction de communications et de rapports à propos du projet, - Réviser les documents pour vérifier l'exactitude et la conformité avec le format et les règles de l'UNOPS; - Saisir et mettre à jour des données et des informations précises pour faciliter le suivi et l'évaluation des activités du projet et pour institutionnaliser et diffuser les connaissances; - Recueillir et utiliser les données et les retours d'information afin d’assister le chef de projet dans la bonne gestion du projet; - Compiler des rapports sur des incidents, des événements ou des mises à jour particuliers sur un problème important pour le projet;

• Collaborer à la résolution des conflits et problèmes de manière proactive;
• Fournir une documentation complète et à jour des activités assignées sous sa responsabilité;

2. Suivi et monitoring du projet: - Assister le chef de projet et la cheffe de projet adjoint dans la préparation des rapports d'achèvement de projet et assurer le respect des obligations contractuelles; - Examiner les plans de travail du personnel sur le terrain et examiner les rapports pour garantir l'exactitude numérique afin de refléter le travail effectué;

• Participer à l'élaboration et l'adaptation des plans suivants et les faire approuver par le chef de projet/ comité de pilotage :

1. Documents d’initialisation du projet ;
2. Plans de séquence/plans d’exception et descriptions de produit pertinentes.

• Contribution à la rédaction des rapports suivants :

1. Rapports des points clés
2. Rapports de suivi/ fin de séquence
3. Liste de vérification de clôture du projet
4. Rapport de fin de projet
5. Rapport de livraison des produits

• Gérer les dossiers suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii) dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences.
• S’assurer que toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’UNOPS.
• Aider à la gestion du budget, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués à temps.

3. Gestion, coordination et liaison avec les parties prenantes: - Développer et favoriser les relations entre l'UNOPS, les parties prenantes et d'autres entités; - Assurer la liaison entre le projet et l'unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et la disponibilité des pièces justificatives nécessaires;

4. Gestion du personnel: - Travailler avec les membres du personnel du projet pour développer une meilleure compréhension du projet et des problèmes qui surviennent; - Diriger et motiver, et évaluer la performance du Logisticien et du chauffeur; - Le / la titulaire participera aux réunions hebdomadaires de l’équipe afin de faire rapport sur les progrès réalisés par l’équipe, de partager les objectifs pour la semaine suivante, de mettre en évidence les jalons et d’identifier les risques et opportunités;

5. Gestion des connaissances et innovation: - Utilisation de la technologie et des systèmes et outils électroniques pour initier le travail, partager l'information avec des collègues et des clients. - Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique

Education/Experience/Language requirements

Education: - Master ou équivalent avec une expérience professionnelle pertinente;

• Un diplôme de maîtrise/licence en combinaison avec deux années supplémentaires d'expérience qualifiante peut être accepté au lieu du diplôme universitaire supérieur;

Expérience****:

• Avoir une expérience pertinente dans les domaines suivants : Finance, Achats, les services administratifs ou service de support au sein d’organisations du secteur public ou privé;

• Avoir une expérience dans une agence onusienne est un atout majeur.

Certifications

• Certification PRINCE2® Foundation est un atout considérable;

• Certification PRINCE2® practitioner (est un atout);

Langues :

• Arabe : Très bonnes connaissances, lu et écrit;
• Français : Très bonnes connaissances, lu et écrit;
• Anglais : Connaissance de l’anglais est un atout;

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Functional competencies

• Capacité d’organisation et de responsabilité ;
• Flexibilité, esprit d’initiative et volonté de travailler sous pression pour respecter des délais stricts;
• Capacité de planification et d’organisation du travail ainsi que le respect des délais ;
• Capacité à travailler de façon harmonieuse avec des personnes de cultures différentes, tout en veillant à garder un bon esprit d’équipe ;
• Bonne maîtrise de l’outil informatique et connaissances avérées dans le domaine de la logistique;
• Veiller au classement des dossiers;
• Excellentes connaissances en techniques de communication et de reporting ;
• Connaissance de OneUnops est un atout ;
• Bonnes manières de courtoisie envers le staff, les visiteurs et rigueur dans la réception des visiteurs ;
• Connaissances en, reporting, classement et archivage.
• Avoir une bonne connaissance des règles et règlements financiers et de la comptabilité ;
• Maîtrise des logiciels suivants : Word et Excel.

Contract type, level and duration

1. Type de contrat: ICA (Contrat de Prestataire Individuel Local)
2. Niveau de contrat: LICA 8
3. Durée de contrat: Ouverte, sous réserve des exigences organisationnelles, disponibilité des fonds et performance satisfaisante

Pour plus d'info sur le contrat ICA merci de suivre le lien suivant:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

• Veuillez noter que la position ne concerne que les candidats tunisiens, ou résidents en Tunisie.

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.

• Harmonisation entre la vie personnelle et la vie professionnelle - L'UNOPS valorise ses contractants et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation entre le travail et la vie personnelle et nous offrons plusieurs options d’horaire de travail flexibles. Cette procédure s’applique à tous les types de contrats.

• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.

• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.

• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires. Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

Background Information - Tunisia

Le bureau de projet en Tunisie est responsable de la gestion des risques stratégiques et opérationnels associés au portefeuille d'engagements du bureau de projet (en Tunisie, au Maroc, en Libye et en Algérie) - dans le cadre du bureau multipays du Sénégal (MCO) mis en place, développant et livrant rentable services contribuant aux résultats durables des partenaires et à la réalisation des résultats de gestion de l'UNOPS.

Les activités de l'UNOPS Tunisie vont de l'administration, des opérations, des ressources humaines et du soutien logistique sur mesure pour la mise en œuvre de projets de développement et humanitaires; services de gestion des infrastructures et des achats; et des services de conseil aux partenaires (en Tunisie, au Maroc, en Libye et en Algérie) pour faciliter la passation des marchés, l'approvisionnement et la gestion financière. Les partenaires comprennent le gouvernement tunisien, l'Union européenne et les agences des Nations Unies telles que le HCR et l'OMS. Il fournit des services de gestion de projet, y compris la conception, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation. Il propose également la gestion des fonds, l'administration des prêts et des subventions, le secteur public, la création de marchés locaux de capacités, la formation et l'assistance technique.

Le bureau de projet de la Tunisie fait partie intégrante de la structure de gestion du bureau multipays du Sénégal