Apoyo administrativo Unidad de Servicios Comerciales

Consultant Admin

Overview

Provide administrative support to the Commercial Services Unit.

You have:

• Bachelor's degree in administrative management or human resources required.
• 8 years of experience related in administration and handling diplomatic mail in the United Nations.
• Fluent in Spanish and knowledge of English required.
• Specific knowledge in administration, human resources, and computer skills necessary for effective work in CEPAL.

Contract

This is a Consultancy contract. More about Consultancy contracts.

Result of Service

El/La contratista individual dará cumplimiento de las tareas asignadas de acuerdo con el período y plan de trabajo de la contratación. El contrato es por 6 meses y se podrá extender hasta 9.

Indicadores de desempeño:

Trabajo en equipo Buena comunicación entre las partes involucradas dentro de la Unidad y con el equipo de trabajo. Receptividad y oportunidad para la entrega de ajustes cuando sean necesarios.

Work Location

CEPAL

Expected duration

6+3 meses=9 meses.

Duties and Responsibilities

Bajo la supervisión de la Unidad de Mail Operations/ Servicios Comerciales, el/la contratista individual realizará las siguientes actividades:

• Asistir en el trabajo administrativo que involucra: la preparación y despacho de valijas diplomáticas: manejo de courier, global mail entre otros, haciendo uso de la aplicación de la CEPAL, “Shipment Authorization” y en coordinación con el personal de la empresa de FEDEX, el consultor debe hacer las cotizaciones en la página del correo y solicitar aprobación a la División de Planificación de Programas y operaciones (DPPO). Dar seguimiento a cada valija hasta su llegada a destino.

• Mantener un listado actualizado con el detalle de la documentación despachada y/o recibida con sus respectivos pesos (Kgs.) y valores (US$ - CL$) en una planilla excel.

• Responsable de mantener los archivos de la correspondencia recibidas, despachadas y facturadas, así como, de circulares con toda la documentación involucrada correspondiente.

• Preparar informes mensuales para mantener actualizadas las estadísticas de Mail operations desde donde obtiene las estadísticas e indicadores (KPI).

• Procesar pagos de las facturas recibidas de las empresas de correos con todos sus detalles: peso, montos en dólares, pesos chilenos y cuentas a cargar. Previa verificación de valores, pesos, según corresponda al detalle, de ser necesario pedir rectificación a través de notas de créditos. Estar en permanente contacto con la Unidad de Finanzas para su pago final.

• Preparación y verificación en el proceso previo para generar los pagos que se ingresarán a través del Servicies entry sheets (SES) en el ECC Umoja (plataforma SAP).

• En el contexto del transporte local: coordinar las distintas solicitudes recibidas a través de la aplicación “Transport request” para conductores.

• Apoyar en la administración de los contratos externos monitorear de acuerdo con el presupuesto proyectado y apoyar en gestionar la solicitud de fondos de ser necesario.

• Asistir en la ejecución de procesos de compras en Umoja, debiendo mantener estricto control del estado de avance de cada proceso de compra.

• Asistir en los procesos de importaciones y exportaciones oficiales tanto de la CEPAL y Agencias de UN, como de sus funcionarios internacionales: recolectar la documentación, información y mantener contacto con los agentes de aduana.

• Asistir en la creación de tablas de cálculo varias, especificaciones técnicas, source selection, plans, indicadores pass/fail. Asistir y apoyar en la administración de contratos externos relativos a la naturaleza de los servicios de la unidad.

• Crear y procesar tareas administrativas como memorandos, requisiciones, formularios y otros.

• Asistir en la preparación de los contratos para posteriormente sean procesados en la plataforma Inspira y Umoja según lo requiera la unidad.

• Apoyo en seguimiento en la operatividad de los cuatro vehículos oficiales a cargo de la Unidad de Transporte Local.

• Preparación y planificación en las estimaciones anuales de bienes y servicios requeridos por la Unidad de Servicios Comerciales para solicitar fondos a la División de Planificación y Operaciones de Programas.

• Apoyar en todos los procesos administrativos que surjan de la Unidad

• Reemplazos en las distintas tareas en la Unidad de Registro, Transporte y Servicios Comerciales en ausencia del personal de la Unidad.

Qualifications/special skills

El/La contratista individual debe contar con estudios superiores en gestión administrativa y recursos humanos. El/La contratista individual debe contar con estudios superiores en gestión administrativa y recursos humanos. El/La contratista individual debe contar con 8 años de experiencia en áreas relacionadas en administración y amplio conocimiento en el manejo de valijas diplomáticas en Naciones Unidas. El/La contratista individual debe contar con conocimientos específicos en Administración, Recursos Humanos, informáticos con el conocimiento necesario para el uso de computadores y tecnologías similares, relacionadas de manera eficiente y en el organigrama de la CEPAL, Naciones Unidas.

Languages

Español fluido y conocimientos de inglés.

Additional Information

Not available.

No Fee

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.

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Potential interview questions

Added 2 years ago - Updated 1 year ago - Source: careers.un.org