Analyste aux Finances

Contract

This is a UNV International Specialist contract. This kind of contract is known as International UN Volunteer. It is normally internationally recruited only. More about UNV International Specialist contracts.

Contexte organisationnel : Le Bureau du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Burundi est un partenaire clé du Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (le Fonds mondial) et joue le rôle de Récipiendaire Principal des nouvelles subventions. Dans son rôle de Récipiendaire Principal, le Bureau Pays est responsable de la gestion financière et programmatique de la subvention du Fonds mondial ainsi que des achats de produits pharmaceutiques. Dans tous les domaines de mise en œuvre des subventions, le Bureau Pays fournit des services de développement des capacités aux institutions compétentes, sous-bénéficiaires et partenaires opérationnels.

Pour la mise en œuvre des subventions Fonds mondial, le PNUD Burundi met en place une unité de gestion de programme (UGP) qui coordonnera la mise en œuvre des projets et fournira des directives générales sur les règles et procédures du Fonds mondial à tous les sous-récipiendaires participant à la mise en œuvre du projet.

En vue d’accompagner ce processus, le bureau du PNUD au Burundi recrute un/une Chargé (e) de Finance pour la subvention Fonds mondial de lutte contre le paludisme.

Sous la supervision directe du Spécialiste en Finance et Administration, il/elle appuie la gestion financière de la subvention. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe de gestion de la subvention Fonds mondial, ainsi qu’avec les équipes des programmes nationaux de lutte contre le paludisme, ainsi que la société civile, afin d’appuyer la bonne exécution de la subvention.

Supervision, initiation, orientation et devoir de protection des Volontaires des Nations Unies.

Les Volontaires des Nations Unies devraient bénéficier du devoir de protection et de diligence de l’entité hôte égal à celui de tout son personnel. L’appui de l'entité hôte au Volontaire des Nations Unies inclut, mais n'est pas limité à :

• Des séances d'information préliminaires sur l'organisation et sur le contexte professionnel y compris la sécurité, les procédures d'urgence, les bonnes pratiques culturelles et l'orientation vers l'environnement local ; • Un appui administratif à l’arrivée, y compris l’ouverture de comptes bancaires, les demandes de permis de séjour et autres démarches officielles requises par le gouvernement hôte ou l'entité hôte ; • Une orientation, un mentorat et un encadrement adéquats par un superviseur, y compris la provision d’un plan de travail clair et d’une évaluation de performance ; • L'accès à l'espace de bureau, aux équipements de bureau, l’appui informatique et à tous les autres systèmes et outils requis pour atteindre les objectifs de l’affectation, y compris une adresse électronique de l'entité hôte ; • L’accès aux connaissances institutionnelles, ainsi qu’aux programmes de formation et d'apprentissage de l'entité hôte ; L’inclusion du volontaire dans le plan de sécurité ; • La gestion de ses congés ; • Des indemnités journalières de subsistance pour les voyages officiels, le cas échéant ; • Tous les changements apportés à la description de l'affectation entre le recrutement effectif du Volontaire des Nations Unies et son arrivée sur son lieu d’affectation ou pendant l’affectation doivent être officialisés avec le Programme des Volontaires des Nations Unies.

Sous la supervision directe du Spécialiste en Finances et Administration du Programme Fonds Mondial, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes: • Assurer la conformité des processus financiers, des enregistrements et rapports financiers et du suivi des audits sont conformes aux règles et à la règlementation du PNUD; • Veiller au respect strict du système de contrôle interne ; • Participer à l’identification des processus opérationnels du projet et à l’élaboration des procédures standards de fonctionnement ; • Préparer les salaires mensuels de l’équipe de projet selon les règles et procédures du PNUD; • Assurer le suivi et contrôle minutieux de tous les éléments du salaire ; • Assurer l’analyse mensuelle des comptes d’avance et la participation à la clôture annuelle des comptes; • Assurer la gestion des comptes bancaires ouverts au profit des Bénéficiaires Secondaires ; • De façon proactive, faire des recommandations pour l’utilisation des économies ; • Assurer une bonne exécution de la modalité de paiement requise ; • Assurer une bonne gestion de risque financière ; • Procéder à la préparation des rapports trimestriels d’exécution financière ; • Assurer la revue de toutes les demandes de paiements et avances trimestrielles et procéder à leur préparation; • Assurer le paiement des prises en charge des participants lors des formations organisées par les Bénéficiaires Secondaires ; • Participer à l’élaboration d’un registre des équipements achetés dans le cadre du Fonds Mondial ; • Participer à la formation des comptables des Bénéficiaires Secondaires; • Veiller au respect des règles et procédures comptables et de passation des marchés. • Participer à la mise à jour régulière du Dashboard financier du bureau ; • Participer aux formations en finance pour le personnel des opérations et du projet ; • Assurer la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de finances ; • Faire des contributions de qualité dans les réseaux de connaissance et les milieux spécialisés ; • Assurer l’intégration transversale du genre dans la conception, le suivi et l’évaluation des projets relevant de son portefeuille ; • S’assurer de la disponibilité des documents (vouchers, deposits, GL JE etc...) sollicités par les auditeurs dans le cadre des audits DIM et NIM/NGO des projets et en assurer le classement après les audits et enfin mettre en œuvre les recommandations des audits ; mettre en place un cadre de contrôle interne efficace ; • Assurer le suivi des paiements sur base des demandes de paiement pour les avances consenties aux partenaires dans le cadre de la mise en œuvre des projets et procéder à la vérification des états financiers et en particulier des pièces justificatives soumises ; • S’acquitter des tâches comptables diverses concernant les opérations par le suivi quotidien des bordereaux de paiement (vouchers) des projets au niveau de l’unité des Finances depuis l’initiation du voucher en passant par la soumission à l’approbation jusqu’au classement ; • Assurer l’établissement des éléments de rapports financiers périodiques, des rapports d’étapes et des rapports de fin des échéances financières qui sont présentés aux bailleurs de fonds ; • S’assurer que les documents de support des paiements sont complets avant leur transmission aux Finances pour finalisation ; • Maintenir un système de contrôle des dépenses internes pour s`assurer que les vouchers sont correctement saisis, que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans ATLAS, que tous les paiements sont effectués et que les comptes bancaires des bénéficiaires sont crédités. • Vérifier dans Atlas l’exactitude des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA et effectuer les contrôles nécessaires pour éviter une duplication dans paiements. • S’assurer que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux Purchase Orders et aux contrats pour les paiements avec PO ; • Initier les écritures de correction des paiements à travers Accounts Payables par APJV (régularisation dans le journal comptable), assurer le nettoyage des vouchers avec exception de la réintégration afin d’éviter un impact négatif sur le dashboard ; • Maintenir un système de classement et d’archivage des documents er rapports financiers au sein de l’unité des Finances ; • Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande du coordinateur de programme.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Résultats attendus :

• Les résultats clefs ont un impact sur l’efficacité globale de la subvention paludisme, aussi bien dans la gestion des ressources financières que dans le succès de la mise en œuvre des interventions à échelle nationale. • La bonne saisie des données, la bonne analyse et présentation des informations financières contribuent à la création d’un bon système de gestion financière de la subvention • Un rapport sur les résultats concernant le volontariat pour la paix et le développement pendant l’affectation, comme par exemple le nombre de volontaires mobilisés, la participation aux activités et la contribution au développement des capacités.

Responsabilité Globale et travail d’Equipe: • Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD ainsi que du Fonds mondial, et des Plans Stratégiques Nationaux du pays • Planifie, définit les priorités et exécute les tâches à temps • Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres • Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active • Respecte les règles établies et les normes de conduite professionnelle en toutes circonstances

Aptitudes Interactive: • Reconnaît et réagit de façon appropriée aux idées, aux intérêts et aux préoccupations des autres en témoignant d’une grande sensibilité pour la différence • Etablit des normes et objectifs de performance, et assume les responsabilités y afférentes

Partenariat et Mise en Réseau: • Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD

Orientation sur les Résultats: • Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés

Innovation et Discernement: • Contribue avec des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations difficiles • S’efforce de fournir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe)

• finances, avec des responsabilités graduelles.
• Expérience dans une organisation internationale
• expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies
• Une connaissance de IPSAS et/ou de IFRS est souhaitable
• Connaissance de la thématique et des outils d’analyse genre serait un plus.

Au Burundi, le contexte économique et social difficile que vit le pays a un impact direct sur les conditions de vie. D’après les résultats du recensement de la population et de l’habitat de 2008, 63% de la population n’avaient aucun niveau d’instruction. Cette population vit de plus en plus difficilement de la terre, sérieusement émietté. Sur le plan économique, le revenu par habitant a fortement régressé : il est passé de 210 dollars en 1992 à 135 dollars en 2008. Le taux de pauvreté est très élevé : il était de 67% en 2010. Le Burundi est ainsi classé parmi les 10 pays les plus pauvres du monde en 2012 (178ème sur 186 pays classés). Ce niveau élevé de pauvreté, combinée à la croissance rapide de la population, plombent la croissance économique. De plus, l’accès aux services sociaux de base reste toujours difficile pour les populations victimes du conflit, en l’occurrence les rapatriés, les déplacés, les veuves et les orphelins… Sur le plan sécuritaire, le Burundi est classé par UNDSS parmi les pays d’affectation sans famille. La prudence est conseillée à tout moment dans la capitale Bujumbura ainsi que dans l'intérieur du pays. Bien que depuis 2000, le pays ait emprunté le chemin de la paix et de la réconciliation consolidé par la signature des accords d’Arusha, les élections de 2015 ont replongé le pays dans un environnement d’insécurité. Néanmoins, selon les recommandations de UNDSS, les volontaires peuvent travailler sur tout le territoire national en observant les mesures de sécurité recommandées par UNDSS. Ainsi, UNDSS recommande des normes de sécurité auxquelles les Volontaires des Nations Unies doivent se conformer. A Bujumbura et dans les chefs-lieux des provinces, on peut trouver des hôpitaux et pharmacies, des hôtels, des boutiques, des restaurants, des salles de gymnastiques et de divertissement