Administrative Specialist

Volunteering Admin Logistics & Procurement

Overview

Provide support in operations and administrative tasks.

You have:

• Diploma in Administrative Management, Finance, or other relevant fields.
• Minimum 3 years of professional experience with private or governmental organizations, preferably with an international organization.
• Fluency in French and Arabic; English is a major asset.
• Interpersonal communication and good relational skills.
• Ability to adapt to different interlocutors and work in complex environments.
• Good knowledge of IT tools, especially Office, email, and internet.
• Interest in serving children, volunteering as a sustainable development mechanism and for the United Nations system.

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Le bureau de pays du Maroc, comme de nombreux autres bureaux dans le contexte post-COVID19 actuel, connaît d’importants changements pour adapter sa programmation. Dans ce contexte et compte-tenu de l’augmentation de l’effectif du Bureau et de la multiplication des pro-jets pris en charge par les différentes Sections, le bureau de pays cherche à renforcer l’équipe des Opérations. Le/La Spécialiste National.e Volontaire des Nations Unies apportera un support conséquent nécessaire pour le traitement des requêtes quotidiennes

Sous la supervision directe de l’Operations Associate, le/la Volontaire des Nations Unies effec-tuera les tâches suivantes: • Assurer un support dans la gestion du Parc Automobile du bureau : - Assurer un contrôle et un suivi rapproché des carnets de bord pour garantir un renflouement continu des cartes d'approvisionnement en carburant - Assurer un suivi pour garantir le renflouement trimestriel des cartes d'approvisionnement en carburant pour les véhicules du bureau - Assurer un suivi rapproché des visites d'entretien des véhicules du bureau et préparation des bons de commande et des règlements relatifs à leur maintenance. • Apporter un appui aux staffs et aux visiteurs pour la réalisation des missions sur le ter-rain : - Gérer les réservations des véhicules de location dans le cadre du LTA signé avec le bureau – Appuyer pour l’octroi des visas aux staffs des autres bureaux et des visiteurs lors de leurs visites . • Contribuer à la Gestion de la Section Opérations et Programmes et apporter un support à la gestion du bureau : - Réceptionner, enregistrer et dispatcher les factures des fournis-seurs de biens et prestataires de services aux sections concernées – Assurer un suivi auprès des SMs pour tout dépassement du forfait plafonné des téléphones mobiles. • Apporter un support en matière de gestion administrative du Personnel : - Prendre en charge les demandes de cartes UN et Radio pour les nouvelles recrues et leur renouvel-lement - Prendre en charge les demandes au profit du staff international en matière de privilège (déménagement, immatriculation de véhicule, dotation de carburant, permis de conduire national …) – Prendre en charge les demandes de Bons de Franchise pour le Bureau ( Carburants/ Importations ….) ainsi que les démarches administratives néces-saires ; • Tout autre travail requis par le superviseur du poste.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la do-cumentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur parti-cipation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la pu-blication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou en-courager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

• Construit et maintient des partenariats • Démontre la conscience de soi et la conscience éthique • Cherche à obtenir des résultats pour l'impact • Innove et accepte le changement • Gère l'ambiguïté et la complexité • Pense et agit stratégiquement • Travaille en collaboration avec les autres

• Diplome en Gestion Administrative, Finances, ou d'autres domaines pertinents
• Au minimum 3 ans d’expérience professionnelle avec des organismes privés ou gou-vernementaux, ou de préférence avec une Organisation Internationale ;
• Le Français et L’Arabe. L’anglais un atout majeur
• Communication interpersonnelle et bon relationnel
• Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs et à travailler dans des environnements complexes
• Bonne maîtrise de l’outil informatique, notamment Office, e-mail et internet.
• Avoir un intérêt à servir les enfants, pour le volontariat comme un mécanisme durable de développement et pour le système des Nations Unies.

Comme il s'agit d'une mission nationale, le/laVolontaire des Nations Unies sera chargé,e d'orga-niser son propre logement et autres éléments essentiels de la vie.

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Potential interview questions

Added 4 years ago - Updated 1 year ago - Source: unv.org