Administrative Associate, GS6, TA, Abidjan-Cote d'Ivoire (364 jours)

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,966 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un champion

Comment pouvez-vous faire un impact ?

1. Gestion des Approvisionnements

• Guider les gestionnaires dans le processus des PCA/SSA en accord avec les politiques et les directives émises de la division des approvisionnements et du siège.
• Faciliter le traitement des contrats pour les consultants et les partenaires externes qui fournissent un service à la section.
• Tenir à jour les listes de fournisseurs

2. Communications et flux de travail

• Faciliter les communications et le flux de travail de l'unité afin d'améliorer des opérations pour l’atteinte des résultats.
• Gérer la correspondance, les courriels et les appels téléphoniques entrants et sortants.
• Communiquer les informations relatives au travail de l'équipe.
• Établir et maintenir les systèmes de classement et de référence du bureau, tant traditionnels que numériques.

3. Gestion des calendriers/réunions/correspondance

• Tenir à jour le calendrier du bureau et organiser les réunions

• Rédiger les procès-verbaux des réunions, en veillant à l'exactitude, au souci du détail et à la cohérence.

  4. Événements/Logistique

  Apporter un appui logistique à l’organisation des activités de formation, conférences et réunions diverses :

• Gérer les relations avec les fournisseurs, animateurs et prestataires divers

• Gérer l’agenda des rencontres
• Assurer la liaison avec les points focaux budgétaires et la section concernée pour la gestion des coûts liés à l’activité
• Préparer les documents nécessaires

• Préparer l’ordre du jour des réunions et des événements

  5. Traitement des factures

• Collecter les factures et procéder au classement des documents pour approbation et traitement.

• Télécharger les fichiers électroniques et vérifier les résultats dans le système.

• Servir d’interface pour les relations avec les clients internes et externes

  6. Fournitures/équipement

• Participer à la gestion des fournitures administratives et du matériel de bureau, et mettre à jour l'inventaire des articles.

• Contrôler et superviser l'utilisation adéquate et appropriée des fournitures.
• S'assurer que les services de maintenance et d'entretien des locaux sont conformes aux normes de l'organisation
• Organiser l'achat et la distribution en temps voulu des fournitures de bureau.

Pour être qualifié comme agent du changement pour chaque enfant, vous devez…

• Avoir un diplôme d'études secondaires, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail.
• Avoir un minimum de six (6) ans d'expérience pertinente dans un poste administratif ou de bureau. Pour les candidats possédant un diplome universitaire, l'expérience professionnelle requise est de quatre (4) ans
• Avoir la maîtrise du Français et une connaissance pratique de l'Anglais.
• Avoir une bonne expérience de l'utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d'autres logiciels tels que SharePoint et les systèmes intégrés de gestion utilisés par l'UNICEF
• Démontrer une bonne capacité à gérer les visiteurs avec patience et tact.
• Avoir un sens élevé de la confidentialité et un esprit d'initiative et de bon jugement.

Pour chaque enfant, vous devez démontrer…

Nos valeurs fondamentales d’Attention, Respect, Intégrité, Confiance et Responsabilité

Nos compétences fondamentales

• Démontre une conscience de soi et une conscience éthique (1)
• Travaille collaborativement avec les autres (1)
• Construit et maintient les partenariats (1)
• Innove et adopte le changement (1)
• Pense et agit stratégiquement (1)
• Obtient des résultats significatifs (1)
• Gère la complexité et l’ambiguïté (1)

Les compétences fonctionnelles

• Capacité d'Analyse (2)
• Suivi des instructions et des procédures (2)
• Apprentissage et Recherche (2)
• Planification et Organisation (2)

Remarques

L’UNICEF est dévoué à la diversité et à l’inclusion et encourage tous les candidats, sans distinction de sexe, de nationalité, d’origine religieuse ou ethnique, y compris les personnes handicapées, à poser leur candidature pour devenir membre de l’organisation

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents

Seuls les candidats shortlistés seront contactés.