Administrative Assistant Emergency (GS-5) - Darien, Panama - Temp Appointment

Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 2,200 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

UNICEF trabaja en algunos de los lugares más difíciles del mundo para llegar a los niños más desfavorecidos del mundo. Para salvar sus vidas. Para defender sus derechos. Para ayudarles a alcanzar su potencial.

En 190 países y territorios, trabajamos para cada niño, en todas partes, todos los días, para construir un mundo mejor para todos.

Y nunca nos rendimos.

Para cada niño, un héroe.

Guiado por la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible y el Plan Estratégico de UNICEF, 2018-2021, el programa aborda las barreras para la plena realización de los derechos de los niños, centrándose en los más vulnerables, en particular los pueblos indígenas y afrodescendientes, los migrantes y las poblaciones rurales.

El objetivo general del programa de UNICEF 2021-2025 es apoyar al Gobierno para que, desde la primera infancia hasta la adolescencia, se creen oportunidades de manera equitativa y sin violencia, permitiendo que los niños, niñas y adolescentes crezcan y se desarrollen plenamente, sin quedarse atrás.

El programa de UNICEF Panamá dará prioridad: a) al desarrollo del niño en la primera infancia; b) Desarrollo y participación de los adolescentes; c) Protección de niños, niñas y adolescentes.

¿Cómo puedes marcar la diferencia?

Bajo la supervisión y orientación del supervisor, el auxiliar administrativo es responsable de ejecutar una amplia variedad de tareas rutinarias y algunas especializadas para la sección respectiva. Estas acciones requieren un conocimiento profundo de los procedimientos, procesos y políticas administrativas de UNICEF.

Funciones clave, responsabilidades y deberes/tareas relacionadas:

Seguimiento presupuestario

• Supervisar los presupuestos y los gastos financieros de la sección, asegurando el cumplimiento de las normas y reglamentos del UNICEF, manteniendo informado y asesorado al supervisor sobre las medidas para toma de decisión y seguimiento.
• Proporciona apoyo en la revisión / preparación del presupuesto, el estado de implementación, la posición de determinación de la utilización de fondos, el cierre operativo y financiero.
• Prepara y mantiene registros, documentos y planes de control para el seguimiento presupuestario de la ejecución de proyectos y programas.
• Lleva a cabo transacciones en VISION relacionadas con subvenciones para su sección, como el registro de asignaciones de subvenciones y el seguimiento de subvenciones del programa que expiran.

Planificación de oficinas y gestión de proyectos

• asegurar la disponibilidad de información oportuna, completa y precisa de data para preparar planes de trabajo de sección y planes de gestión de proyectos.
• Realizar investigaciones básicas y análisis comparativos de datos relacionados con proyectos / programas.
• Supervisar la ejecución del proyecto en relación con los hitos establecidos y formular recomendaciones para mejorar el rendimiento.
• Ayuda a garantizar el cumplimiento oportuno de los plazos acordados.
• Actúa como punto focal en la revisión de la integridad de los informes de datos con información clave de monitoreo y evaluación.

Procuración

• Facilita la tramitación de contratos para consultores y socios externos que prestan un servicio a la sección. Esto incluye preparar y archivar documentos, completar los formularios y plantillas necesarios, cargar los Tdr en VISION y hacer los arreglos logísticos necesarios.
• Mantiene listas actualizadas de proveedores, socios, y listas de consultores.

Comunicaciones y flujo de trabajo

• Facilita las comunicaciones y el flujo de trabajo de la unidad organizativa para mejorar la eficiencia y puntualidad de las operaciones y los productos.
• Gestiona la correspondencia entrante y saliente, correos electrónicos y llamadas telefónicas.
• Comunica información rutinaria y no rutinaria relacionada con el trabajo del equipo.
• Establece y mantiene los sistemas de archivo y referencia de la oficina, tanto tradicionales como digitales.

Calendario/Reuniones/Gestión de correspondencia

• Mantener el calendario de la oficina y organizar sus reuniones
• Tomar las actas de las reuniones, asegurando la precisión, la atención al detalle y la coherencia.

Eventos/Logística

• Apoya las actividades de desarrollo de capacidades y conferencias haciendo los arreglos logísticos, a través de la participación de facilitadores, proveedores de catering y anfitriones.
• Organiza los tiempos a través del enlace con los participantes sobre la disponibilidad.
• Sirve de enlace con los coordinadores presupuestarios y la sección sobre costos y necesidades.
• Prepara materiales de antecedentes para los participantes y carga materiales aprobados en la intranet.
• Prepara y mantiene agendas de reuniones y eventos relacionados con los compromisos del grupo de trabajo.

Viajar

• Proporciona asistencia para viajes a los funcionarios de la sección para organizar viajes y beneficios basados en las normas y políticas de la organización. Sirve de enlace con los puntos focales de viajes relevantes para garantizar que la organización obtenga el mejor servicio y precio para todos los viajes.
• Informa a los miembros del personal sobre cuestiones relacionadas con asuntos administrativos relacionados, como visas, autorización de seguridad y procedimientos de documentación.
• Extrae, ingresa, mantiene y verifica la exactitud de los registros de viajes en el sistema de viajes de la organización para garantizar transacciones precisas relacionadas con los costos de viaje y los viajes del personal.
• Asiste en la preparación de presupuestos sobre costos de viaje y mantiene registros de planes de viaje y control presupuestario.
• Supervisar las certificaciones de viaje e informe al equipo.

Procesamiento de facturas

• Responsable de la recolección de facturas y presentación de documentos para su aprobación y, posteriormente, procesamiento en VISION.
• Actualizar los archivos electrónicos y verifica los resultados al sistema de destino.
• Responder al estado de la transacción del cliente y otras consultas.

Suministros/Equipos

• Apoya la gestión de suministros administrativos, equipos de oficina y actualización de inventario de artículos.
• Supervisa y supervisa el uso adecuado y apropiado de los suministros. Asegura que los servicios y el mantenimiento de las instalaciones estén de acuerdo con los estándares de la organización.
• Organizarla compra y distribución oportuna de suministros de oficina.

Asistencia

• Mantiene y actualiza un sistema que supervisa la ausencia de personal.

Para calificar como defensor de cada niño tendrá...

Educación:

Se requiere la finalización de la educación secundaria, preferiblemente complementada con cursos técnicos o universitarios relacionados con el campo de trabajo.

Experiencia:

Se requiere un mínimo de 5 años de experiencia laboral administrativa o secretarial relevante.

Idioma:

Se requiere fluidez en español. El conocimiento del inglés u otro idioma oficial de las Naciones Unidas (árabe, chino, francés, ruso) o de un idioma local se considerará una ventaja.

Por cada niño, usted demuestra...

Los valores fundamentales de UNICEF: atención, respeto, integridad, confianza, rendición de cuentas y sostenibilidad (CRITAS) sustentan todo lo que hacemos y cómo lo hacemos. Familiarícese con nuestra Carta de Valores: Valores de UNICEF

Las competencias de UNICEF requeridas para este puesto son...

1. Demuestra autoconciencia y conciencia ética
2. Trabaja en colaboración con otros
3. Construye y mantiene asociaciones
4. Innova y acepta el cambio
5. Piensa y actúa estratégicamente
6. Impulso para lograr resultados impactantes
7. Gestiona la ambigüedad y la complejidad

Durante el proceso de reclutamiento, evaluamos a los candidatos siguiendo el marco de competencias. Familiarícese con nuestro marco de competencias y sus diferentes niveles: marco de competencias aquí.

UNICEF está comprometido con la diversidad y la inclusión dentro de su fuerza laboral, y alienta a todos los candidatos, independientemente de su género, nacionalidad, antecedentes religiosos y étnicos, incluidas las personas que viven con discapacidades, a postularse para formar parte de la organización.

Ofrecemos una amplia gama de beneficios a nuestro personal, incluyendo licencia parental remunerada, descansos para amamantar y adaptaciones razonables para personas con discapacidades. El UNICEF alienta encarecidamente el uso de modalidades de trabajo flexibles.

El UNICEF aplica una política de tolerancia cero respecto de conductas que son incompatibles con las metas y objetivos de las Naciones Unidas y del UNICEF, incluidos la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación. UNICEF también se adhiere a los estrictos principios de protección de la infancia. Se espera que todos los candidatos seleccionados se adhieran a estos estándares y principios y, por lo tanto, se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes. Las verificaciones de antecedentes incluirán la verificación de credenciales académicas e historial de empleo. Es posible que se requiera que los candidatos seleccionados proporcionen información adicional para realizar una verificación de antecedentes.

Observaciones

Solo se contactará con los candidatos preseleccionados y se avanzará a la siguiente etapa del proceso de selección.

Los participantes no nacionales deben tener sus asuntos legales (visa y permiso de trabajo) para ser considerados para este puesto.

Las asignaciones con UNICEF están sujetas a autorización médica. Expedición de un visado por el país anfitrión del lugar de destino, que será facilitado por UNICEF. Las asignaciones también pueden estar sujetas a requisitos de inoculación (vacunación), incluso contra el SARS-CoV-2 (COVID). Los empleados públicos que son considerados para un empleo con UNICEF normalmente deben renunciar a su gobierno antes de asumir una asignación con UNICEF. UNICEF se reserva el derecho de retirar una oferta de nombramiento, sin compensación, si no se obtiene una visa o autorización médica, o si no se cumplen los requisitos necesarios de vacunación, dentro de un período razonable por cualquier motivo.