Administrative Assistant

Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,252 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

**OVERVIEW** ------------ Post Number : 3HTADM0701RP Grade : G-5 Parent Sector : Sector For Administration and Management (ADM) Duty Station: Port-au-Prince Job Family: Administration Type of contract : Fixed Term Field Duration of contract : 2 years, renewable Recruitment open to : Internal and external candidates Application Deadline (Midnight Paris Time) : 22-JUN-2023 (Extended) UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism **Only candidates who are entitled to work in Haiti can apply to this position** **OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST** ----------------------------------------- Sous la supervision directe de l’administrateur du Bureau et sous l'autorité de la Chef du Bureau, l’assistant(e) administratif(ve) sera en charge d’assurer les activités suivantes : - Agir en qualité d’agent certificateur au niveau de délégation autorisé par le Directeur financier (DAF/CFO). - Assister à la préparation des rapports budgétaires et financiers, des statistiques et des projections destinées aux gestionnaires. - Examiner les rapports financiers, vérifier l’exactitude globale, la cohérence et l’uniformité des présentations, le recoupement et la cohérence des données. - Préparer des projets de correspondances, des mémos et rapports. - Conserver les dossiers confidentiels et établir les systèmes de référence et de suivi. - Assister à la préparation des rapports budgétaires et financiers, des statistiques et des projections destinées aux gestionnaires. - Fournir des orientations et interprétations des règles administratives non complexes, les règlements et procédures. - Assister et informer l’administrateur dans l’établissement des états financiers, en utilisant le système d’information de gestion et de rapport. - Surveiller et contrôler les engagements et dépenses. - Enregistrer les pièces comptables en conformité au Règlement d’administration financière. - S'assurer que les ressources financières et les dépenses du Bureau sont entièrement et correctement comptabilisées et que les systèmes de contrôle interne sont adéquats et fonctionnent. - Assurer un soutien opérationnel de qualité et en temps opportun aux membres du personnel. - Assister l'administrateur sur la réconciliation bancaire et faire suivi du Petty cash. Long Description ---------------- - Assister l’administrateur du bureau dans le domaine administratif et des Ressources Humaines; assurer le suivi des actions RH à venir et superviser la maintenance, la mise à jour et le nettoyage de la base de données; établir des contrats pour les non-employés, donner des conseils sur le processus de recrutement et les droits. - Prendre des dispositions nécessaires, aider et conseiller sur l’expédition, assurer la liaison avec les services des douanes. - Aider à engager les requêtes de passation des marchés, à la préparation des commandes et contrats, à surveiller les états de réquisitions et maintenir les contacts avec les fournisseurs. - Aider et conseiller dans la préparation des plans de voyage, examen des réclamations de voyage, préparer les commandes de voyage et traiter les avances de voyage. - Pouvoir superviser les activités liées à l'entretien des bureaux, à la sécurité, au transport et aux services similaires. - Assister à toutes activités relatives aux questions liées à la sécurité. Peut assurer la liaison et coopérer avec le département de la Sûreté et de la Sécurité des Nations Unies (UNDSS) sur les questions liées à la survie et à la sécurité du personnel. Long Description ---------------- Long Description ---------------- **COMPETENCIES (Core / Managerial)** ------------------------------------ Accountability (C) Communication (C) Innovation (C) Knowledge sharing and continuous improvement (C) Planning and organizing (C) Results focus (C) Teamwork (C) Professionalism (C) **-** ----- For detailed information, please consult the [UNESCO Competency Framework](https://en.unesco.org/sites/default/files/competency_framework_e.pdf). **REQUIRED QUALIFICATIONS** --------------------------- ÉDUCATION - Diplôme d'études secondaires, techniques ou professionnelles complété EXPERIENCE PROFESSIONNELLE - Au moins 5 ans d'expérience professionnelle progressive dans le domaine de l'administration, des ressources humaines, des finances et des achats ; APTITUDES ET COMPETENCES - Bonnes compétences interpersonnelles et de communication, y compris la préparation des correspondances et correction de documents ; - Excellentes compétences analytiques et techniques ; - Bonnes capacités de planification et de coordination. - Capacité démontrée à établir des priorités et à organiser son propre travail. - Capacité à prendre des initiatives et à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun. - Capacité à identifier les erreurs ou irrégularités et à proposer des actions correctives. - Capacité à travailler en équipe ; - Bonnes compétences informatiques, y compris la connaissance des systèmes ERP. LANGUES - Excellente connaissance du français (parlé, lu, écrit) et compréhension de l’anglais. **DESIRABLE QUALIFICATIONS** ---------------------------- ÉDUCATION - Baccalauréat technologique en Comptabilité ou gestion. EXPERIENCE PROFESSIONNELLE - Expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d'une autre organisation internationale de développement. - Expérience de travail dans un environnement multiculturel. APTITUDES ET COMPETENCES - Connaissance de SAP. LANGUES - Excellente connaissance de l'anglais. **BENEFITS AND ENTITLEMENTS** ----------------------------- UNESCO’s salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan etc. The approximate annual net starting salary for this post is 9030.20 Euro €. For full information on benefits and entitlements, please consult our [Guide to Staff Benefits](https://unesco.sharepoint.com/:b:/s/HRMTeam/ESzDuIMSjEtIqYwVozjc3I8Bb5Kj-P0DrTgbm4BIjD17nQ?e=41cm7D). **SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS** ------------------------------------- Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information. To apply, please visit the [UNESCO careers website.](https://careers.unesco.org/careersection/2/joblist.ftl) No modifications can be made to the application submitted. The evaluation of candidates is based on the criteria in the vacancy notice, and may include tests and/or assessments, as well as a competency-based interview. UNESCO uses communication technologies such as video or teleconference, e-mail correspondence, etc. for the assessment and evaluation of candidates. Please note that only selected candidates will be further contacted and candidates in the final selection step will be subject to reference checks based on the information provided. **Footer** ---------- UNESCO recalls that paramount consideration in the appointment of staff members shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, technical competence and integrity. UNESCO applies a zero-tolerance policy against all forms of harassment. UNESCO is committed to achieving and sustaining equitable and diverse geographical distribution, as well as gender parity among its staff members in all categories and at all grades. Furthermore, UNESCO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Candidates from non- and under-represented Member States ([last update here](https://en.unesco.org/careers/geographicaldistribution)) are particularly welcome and strongly encouraged to apply. Individuals from minority groups and indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the highest level of confidentiality. Worldwide mobility is required for staff members appointed to international posts. UNESCO does not charge a fee at any stage of the recruitment process.