Administrative Assistant

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 2,265 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

L'Unite d'appui administratif du Bureau de pays (CSU) a ete etablie au sein de la structure organisationnelle pour fournir un appui aux gestionnaires et aux membres du personnel afin qu'ils assument pleinement leur responsabilite dans l'environnement GSM et pour assurer la conformite avec les procedures, regleset reglements organisationnels sur toutes les questions administratives et financieres et des transactions dans le cadre d'un systeme ERP (Enterprise Resource Planning).

DESCRIPTION OF DUTIES

1. GENERAL Superviser et surveiller le flux d'informations du Bureau de l'Adjoint du Representant; Analyser et identifier les domaines dans lesquels l'Adjoint du Representant doit intervenir; Assurer un suivi efficace et rapide des demandes d'informations, de briefings et d'autres actions emanant du Bureau de l'Adjoint du Representanten liaison avec l'equipe du CSU et celle des programmes, le cas echeant ; Recevoir les visiteurs et les appels telephoniques avec tact et discretion, et agir en fonction de la nature et de l'urgence de chacun, y compris en les reorientant au besoin ; Fournir des informations generales pour les rendez-vous avec des visiteurs officiels et/ou des membres du personnel ; Maintenir l'ordre du jour et le calendrier de l'Adjoint du Representanten programmant des reunions et/ou en modifiant le calendrier en raison d'interruptions dues a des evenements imprevus; rediriger les visiteurs et les appels si necessaire ; Diffuser les informations sur les procedures administratives au personnel des services generaux de l'equipe du Representant de l'OMS, de l'Unite de soutien (CSU) et des programmes et aide le personnel a respecter les procedures administratives de l'OMS. 2. CORRESPONDANCE Rediger la correspondance generale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base d'instructions, finaliser la correspondance/les rapports pour input de la hierarchie et signature/approbation; Verifier que les correspondances entrantes et sortantes sont presentees conformement au style de l'OMS et verifier la langue, la grammaire et la syntaxe avant de les soumettre a la signature et/ou a l'approbation de l'Adjoint du Representant. 3. GESTION DE L'INFORMATION Creer et/ou maintenir des systemes de classement en etroite collaboration avec d'autres membres du personnel, examen continu du systeme de classement pour s'assurer que l'information est a jour et est utilisee de facon efficace et efficiente ; Obtenir des documents et des informations provenant de sources internes et externes, selon les besoins ; Effectuer des recherches d'informations (bibliotheque, Internet) a la demande ; Coordonner la compilation des documents demandes et fournis par tout le personnel, afin de s'assurer qu'ils sont logiquement compiles, formates et assembles de maniere a faciliter le travail de l'Adjoint du Representant. 4. REUNIONS ET VOYAGES Organiser et coordonner les preparatifs administratifs pour les reunions, seminaires et ateliers, notamment : preparer les plans d'evenement dans le GSM, les lettres d'invitation, les devis et les demandes de deplacement, aider a la preparation des documents, envoi de materiel de liaison avec les participants et les autres personnes impliquees ; Gerer le calendrier des reunions du Representantavec les differentes equipes du bureau, selon les horaires et les besoins, rediger des proces-verbaux des reunions et assurer le suivi des points d'action pour assurer une reponse rapide aux demandes de l'Adjoint du WR et la preparation des proces-verbaux; Obtenir de l'ensemble du personnel des documents d'information et de base pour les reunions, seminaires, ateliers, etc., en verifiant leur disponibilite et en s'assurant qu'ils disposent des dossiers et des documents d'information appropries; Utiliser le GSM, preparer les demandes de voyage pour le voyage officiel de l'Adjoint du Representant et aider aux TC. Effectuer des reservations de vol et d'hotel, preparer des dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes a la demande ou de sa propre initiative. 5. AUTRES FONCTIONS Veiller a combler les besoins en fournitures de Bureau de l'Adjoint du Representant; S'acquitter d'autres taches connexes selon les besoins ou les instructions de l'Adjoint du Representant.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Diplome de fin d'etudes secondaires suivi d'une formation en secretariat ou administration du bureau et/ou en gestion. Desirable: Diplome d'etudes de secretariat ou en administration de bureau ou en administration des affaires, ou dans des domaines connexes d'un etablissement reconnu

Experience

Essential: Au moins huit (08) annees d'experience professionnelle progressive en tant qu'assistant dans un bureau executif dans une institution publique ou privee reconnue. Desirable: Une experience a des postes d'appuia administratif a l'OMS ou dans une autre institution des Nations Unies serait unatout. Une experience des systemes de planification des ressources institutionnelles (ERP) sur Oracle ou tout autresysteme de ce type serait un atout

Skills

Le ou la titulaire du poste fera montre de maitrise; actualisera ses connaissances sur l'utilisation de la bureautique moderne grace a des cours internes, a des formations en cours d'emploi ou a des activites d'autoformation. Il ou elle se tient au fait de l'evolution des procedures et des pratiques, des regles et des reglements, de la structure administrative du Bureau pays, du groupe organique et de l'OMS, afin de pouvoir informer les autres membres et expliquer les procedures.

WHO Competencies

Teamwork Respecting and promoting individual and cultural differences Communication Producing results Ensuring the effective use of resources

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French. Desirable: Intermediate knowledge of English.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at USD 27,185 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• The WHO is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The WHO recruits and employs staff regardless of disability status, sex, gender identity, sexual orientation, language, race, marital status, religious, cultural, ethnic and socio-economic backgrounds, or any other personal characteristics.

The WHO is committed to achieving gender parity and geographical diversity in its staff. Women, persons with disabilities, and nationals of unrepresented and underrepresented Member States (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion)are strongly encouraged to apply for WHO jobs. Persons with disabilities can request reasonable accommodations to enable participation in the recruitment process. Requests for reasonable accommodation should be sent through an email to reasonableaccommodation@who.int - An impeccable record for integrity and professional ethical standards is essential. WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• WHO also offers wide range of benefits to staff, including parental leave and attractive flexible work arrangements to help promote a healthy work-life balance and to allow all staff members to express and develop their talents fully.

• The statutory retirement age for staff appointments is 65 years. For external applicants, only those who are expected to complete the term of appointment will normally be considered.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.

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