ADMINISTRATIVE ASSISTANT

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 2,303 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Org. Setting and Reporting The UN Secretary-General launched on 1 January 2019 a bold and new global reform which repositioned the UN Development System to deliver more effectively and efficiently with the achievement of the 2030 Agenda and the Sustainable Development Goals. As part of this reform, UN Resident Coordinator Offices (UN RCO), under the leadership of an empowered and independent UN Resident Coordinator - the highest-ranking official of the UN Development System and Representative of the UN Secretary-General at country level - support countries in the achievement of their development priorities and the attainment of the SDGs.

This position is in Caracas, Venezuela. Administrative Assistant will report to the RCO Team Leader.

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El Secretario General de la ONU lanzó el 1 de enero de 2019 una nueva y audaz reforma global que reposicionó el Sistema de Desarrollo de la ONU para cumplir de manera más efectiva y eficiente con el logro de la Agenda 2030 y los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Como parte de esta reforma, las Oficinas de los Coordinadores Residentes de la ONU (UN RCO), bajo el liderazgo de un Coordinador Residente de la ONU empoderado e independiente - el funcionario de más alto rango del Sistema de Desarrollo de la ONU y Representante del Secretario General de la ONU a nivel nacional - apoyan a los países en el logro de sus prioridades de desarrollo y el logro de los ODS.

Este puesto se encuentra en Caracas, Venezuela. El Asistente Administrativo reportará al Líder del Equipo RCO.

Responsibilities Within delegated authority, the incumbent will be responsible for the following duties:

1. ENSURES EFFECTIVE AND EFFICIENT FUNCTIONING OF THE RC OFFICE: - Maintenance of the supervisor's calendar, contacts with high-ranking visitors, arrangement of appointments and meetings, acting as an interpreter when required and/or taking minutes. - Maintenance of protocol procedures. - Preparation of high quality briefing materials for supervisor for appointments, meetings, missions. - Preparation of informal translations. - Management of RC missions and representation schedule. - Logistically supports the preparation of missions of senior officials from headquarters and other non-resident agencies to the country. - Procedures for visas and accreditation of foreign officials in the offices of consular relations and immunities and privileges of the Ministry of Foreign Affairs. - Maintenance of rosters of high-level partners, telephone lists. - Preparation of correspondence, directives, comments on behalf of RC for his/her signature and making follow-up when required. - Use of automated office management systems for effective functioning of the RC office, including, but not limited to, RC Office budget in ERP System (known as UMOJA in the UN), HR management, IRIS system.

2. ENSURES PROVISION OF EFFECTIVE COMMUNICATIONS SUPPORT TO THE OFFICE: - Maintenance of the filing system ensuring safekeeping of confidential materials. Use of automated filing system. - Coordination of the information flow in the office, follow up on circulation files. - Facilitation of information sharing between UNCT and the UN Coordination Office. - Follow up on deadlines, commitments made, actions taken and coordination of collection and submission of the reports to RC. - Screening of all incoming calls and correspondence. - Presentation of proposals to eliminate communication bottlenecks in the office and streamline office procedures between the supervisor's office and subordinate division.

3. ENSURES FACILITATION OF KNOWLEDGE BUILDING AND MANAGEMENT: - Sound contributions to knowledge networks and communities of practice. - Organization of specialized trainings. - Organization of trainings to UN staff on coordination, administration and protocol issues. - Assists with the collection and analysis of data as well as preparation of data presentations and reports for information sharing, responding to queries, knowledge management, planning and decision making. - Assists with visualizations and updating information material such as web pages or brochures. - Performs other relevant duties as assigned. _________________________________________________________________________

Dentro de la autoridad delegada, el titular será responsable de las siguientes funciones:

1. GARANTIZAR EL FUNCIONAMIENTO EFICAZ Y EFICIENTE DE LA OFICINA DE RC: - Mantenimiento de la agenda del supervisor, contactos con visitantes de alto rango, concertación de citas y reuniones, actuación como intérprete cuando sea necesario y/o levantamiento de actas. - Mantenimiento de los procedimientos protocolarios. - Preparación de material informativo de alta calidad para el supervisor para citas, reuniones, misiones. - Preparación de traducciones informales.

- Gestión del calendario de misiones y representaciones del CR. - Apoyo logístico a la preparación de misiones de altos funcionarios de la sede y otros organismos no residentes en el país. - Tramitación de visados y acreditaciones de funcionarios extranjeros en las oficinas de relaciones consulares e inmunidades y privilegios del Ministerio de Asuntos Exteriores. - Mantenimiento de listas de colaboradores de alto nivel, listas telefónicas. - Preparación de correspondencia, directivas, comentarios en nombre del CR para su firma y realización del seguimiento cuando sea necesario. - Utilización de sistemas automatizados de gestión de la oficina para el funcionamiento eficaz de la oficina del CR, incluidos, entre otros, el presupuesto de la oficina del CR en el sistema ERP (conocido como UMOJA en las Naciones Unidas), la gestión de los recursos humanos, el sistema IRIS.

2. GARANTIZA LA PRESTACIÓN DE UN APOYO EFICAZ EN MATERIA DE COMUNICACIONES A LA OFICINA: - Mantenimiento del sistema de archivo garantizando la custodia del material confidencial. Utilización del sistema de archivo automatizado. - Coordinación del flujo de información en la oficina, seguimiento de los expedientes en circulación. - Facilitación del intercambio de información entre el Equipo de las Naciones Unidas en el país y la Oficina de Coordinación de las Naciones Unidas. - Seguimiento de los plazos, compromisos adquiridos, acciones emprendidas y coordinación de la recogida y presentación de los informes al CR. - Filtrado de todas las llamadas entrantes y de la correspondencia. - Presentación de propuestas para eliminar los cuellos de botella de comunicación en la oficina y agilizar los procedimientos de oficina entre la oficina del supervisor y la división subordinada.

3. GARANTIZA LA FACILITACIÓN DE LA CREACIÓN Y GESTIÓN DE CONOCIMIENTOS: - Aportaciones sólidas a redes de conocimiento y comunidades de práctica. - Organización de formaciones especializadas. - Organización de cursos de formación para el personal de las Naciones Unidas sobre cuestiones de coordinación, administración y protocolo. - Ayuda en la recopilación y el análisis de datos, así como en la preparación de presentaciones de datos e informes para el intercambio de información, la respuesta a consultas, la gestión de conocimientos, la planificación y la toma de decisiones. - Asiste en la visualización y actualización de material informativo, como páginas web o folletos. - Realiza otras tareas pertinentes que se le asignen.

Competencies PROFESSIONALISM: Ability to perform a broad range of administrative functions, e.g., budget/work programme, human resources, database management, etc. Ability to apply knowledge of various United Nations administrative, financial and human resources rules and regulations in work situations. The ability to perform analysis, modelling and interpretation of data in support of decision-making. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations; commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

PLANNING & ORGANIZING: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

CLIENT ORIENTATION: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed. _______________________________________________________________________

PROFESIONALISMO: Capacidad para desempeñar una amplia gama de funciones administrativas, por ejemplo, presupuesto/programa de trabajo, recursos humanos, gestión de bases de datos, etc. Capacidad para aplicar en situaciones de trabajo el conocimiento de diversas normas y reglamentos de las Naciones Unidas en materia administrativa, financiera y de recursos humanos. Capacidad de análisis, modelización e interpretación de datos en apoyo de la toma de decisiones. Muestra orgullo por el trabajo y los logros alcanzados; demuestra competencia profesional y dominio de la materia; es concienzudo y eficiente en el cumplimiento de los compromisos, la observancia de los plazos y la consecución de resultados; está motivado por preocupaciones profesionales más que personales; muestra persistencia cuando se enfrenta a problemas o retos difíciles; mantiene la calma en situaciones de tensión; compromiso con la aplicación del objetivo de igualdad de género garantizando la igualdad de participación y la plena implicación de mujeres y hombres en todos los aspectos del trabajo.

PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN: Desarrolla objetivos claros que son coherentes con las estrategias acordadas; identifica actividades y tareas prioritarias; ajusta las prioridades según sea necesario; asigna la cantidad adecuada de tiempo y recursos para completar el trabajo; prevé riesgos y permite contingencias al planificar; supervisa y ajusta planes y acciones según sea necesario; utiliza el tiempo de forma eficiente.

ORIENTACIÓN AL CLIENTE: considera "clientes" a todas las personas a las que presta servicios y trata de ver las cosas desde el punto de vista de los clientes; establece y mantiene relaciones productivas con los clientes ganándose su confianza y respeto; identifica las necesidades de los clientes y las adapta a las soluciones adecuadas; sigue de cerca los acontecimientos dentro y fuera del entorno de los clientes para mantenerse informado y anticiparse a los problemas; mantiene informados a los clientes.

Education A minimum of High school diploma or equivalent, is required. A degree in Communications, Public Relations, Business Administration or other related field is desirable. Passing the United Nations Global General Service Test (GGST) is a pre-requisite for recruitment consideration in the General Services and related categories in the United Nations Secretariat. Applicants who have not passed the GSST at the time of application may be invited for the test after submitting an application. The GGST is administered to applicants when required before the administration of a written assessment and/or interview. ____________________________________________________________________

Se requiere como mínimo el título de bachillerato o equivalente. Es deseable una licenciatura en Comunicación, Relaciones Públicas, Administración de Empresas u otro campo relacionado. La superación de la Prueba Global de Servicios Generales de las Naciones Unidas (GGST) es un requisito previo para la consideración de contratación en los Servicios Generales y categorías afines de la Secretaría de las Naciones Unidas. Los solicitantes que no hayan superado la GGST en el momento de presentar la solicitud podrán ser convocados a la prueba después de presentar la solicitud. El GGST se administra a los solicitantes cuando es necesario antes de la administración de una evaluación escrita y/o entrevista.

Work Experience Se requiere un mínimo de siete (7) años de experiencia de responsabilidad progresiva en servicios administrativos, finanzas, contabilidad, auditoría, recursos humanos o área relacionada. ___________________________________________________________

A minimum of seven (7) years of progressively responsible experience in administrative services, finance, accounting, audit, human resources or related area is required

Se valorará la experiencia previa en tareas de coordinación/interinstitucionales. __________________________________________________________

Previous experience working in inter-agency/coordination duties is desirable.

Se valorará la experiencia laboral con un sistema de planificación de recursos empresariales, como Umoja o similar. __________________________________________________________

Work experience with an Enterprise Resources Planning system, such as Umoja or similar, is desirable.

Se valorará la experiencia laboral con las Naciones Unidas u otra organización internacional similar. ___________________________________________________________

Work experience with the United Nations or similar international organization is desirable.

Se valorará un mínimo de un (1) año de experiencia laboral en análisis de datos o área relacionada. ___________________________________________________________

A minimum of one (1) year work experience in data analytics or related area is desirable.

Languages English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in English and Spanish is required. Knowledge of another official United Nations language is an advantage.

NOTE: "Fluency equals a rating of "fluent" in all four areas (read, write, speak, understand) and " Knowledge of" equals a rating of' confident" in two of the four areas.

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Idiomas

Los idiomas de trabajo de la Secretaría de las Naciones Unidas son el francés y el inglés. Para este puesto se exige dominio del español y conocimientos de inglés. Se valorará positivamente el conocimiento de otro idioma oficial de las Naciones Unidas.

NOTA: Se entiende por "dominio" leer, escribir, hablar y entender el idioma en cuestión "con soltura"; y por "conocimientos", realizar dos de esas cuatro actividades "con confianza".

Assessment Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview. __________________________________________________________________________

La evaluación de los candidatos cualificados puede incluir un ejercicio de evaluación que puede ir seguido de una entrevista basada en las competencias

Special Notice Appointment against this post is on a local basis and is open for an initial period of one year and may be subject to extension subject to legislative body funding availability.

This position is subject to local recruitment pursuant to staff rule 4.4 of the United Nations Staff Rules. All staff in the General Service and related categories shall be recruited in the country or within commuting distance of each office, irrespective of their nationality and of the length of time they may have been in the country. A staff member subject to local recruitment shall not be eligible for the allowances or benefits exclusively applicable to international recruitment. External candidates will be considered only when no suitable internal candidate from the duty station is identified. The candidate is responsible for any travel expenses incurred to take-up the appointment.

Staff members are subject to the authority of the Secretary-General and to assignment by him or her. In this context, all staff are expected to move periodically to new functions in their careers in accordance with established rules and procedures.

The United Nations Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance and geographical diversity in its staff. Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.

Internal Applicants – when completing the PHP, ensure ALL fields, ALL professional experience and contact information are completed and up to date. This information is the basis for the hiring manager to assess your eligibility and suitability for the position and to contact you.

At the United Nations, the paramount consideration in the recruitment and employment of staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence and integrity, with due regard to geographic diversity. All employment decisions are made on the basis of qualifications and organizational needs. The United Nations is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The United Nations recruits and employs staff regardless of gender identity, sexual orientation, race, religious, cultural and ethnic backgrounds or disabilities. Reasonable accommodation for applicants with disabilities may be provided to support participation in the recruitment process when requested and indicated in the application.

All applicants are strongly encouraged to apply on-line as soon as possible after the job opening has been posted and well before the deadline stated in the job opening. On-line applications will be acknowledged where an email address has been provided. If you do not receive an email acknowledgement within 24 hours of submission, your application may not have been received. In such cases, please resubmit the application, if necessary. If the problem persists, please seek technical assistance through the Inspira "Need Help?" link. ______________________________________________________________

El nombramiento para este puesto es de carácter local y está abierto por un período inicial de un año, que podrá prorrogarse en función de la disponibilidad de fondos del órgano legislativo.

Este puesto está sujeto a contratación local de conformidad con la regla 4.4 del Reglamento del Personal de las Naciones Unidas. Todos los funcionarios del cuadro de servicios generales y cuadros conexos serán contratados en el país o a una distancia razonable de cada oficina, independientemente de su nacionalidad y del tiempo que lleven en el país. Los funcionarios sujetos a contratación local no tendrán derecho a las asignaciones o prestaciones aplicables exclusivamente a la contratación internacional. Sólo se tendrá en cuenta a los candidatos externos cuando no se identifique a ningún candidato interno adecuado del lugar de destino. El candidato correrá con los gastos de viaje en que incurra para aceptar el nombramiento.

Los miembros del personal están sujetos a la autoridad del Secretario General y a su asignación. En este contexto, se espera que todo el personal cambie periódicamente a nuevas funciones en su carrera de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

La Secretaría de las Naciones Unidas se ha comprometido a alcanzar un equilibrio de género del 50/50 y la diversidad geográfica en su personal. Se anima encarecidamente a las candidatas a solicitar este puesto.

Solicitantes internos: al cumplimentar el PHP, asegúrese de que TODOS los campos, TODA la experiencia profesional y la información de contacto están cumplimentados y actualizados. Esta información es la base para que el responsable de contratación evalúe su elegibilidad e idoneidad para el puesto y se ponga en contacto con usted.

En las Naciones Unidas, la consideración primordial en la contratación y el empleo de personal es la necesidad de garantizar los más altos niveles de eficiencia, competencia e integridad, teniendo debidamente en cuenta la diversidad geográfica. Todas las decisiones de empleo se toman en función de las cualificaciones y las necesidades de la organización. Las Naciones Unidas se comprometen a crear un entorno diverso e integrador de respeto mutuo. Las Naciones Unidas contratan y emplean a personal independientemente de su identidad de género, orientación sexual, raza, religión, antecedentes culturales y étnicos o discapacidades. Se podrán realizar ajustes razonables para que los solicitantes con discapacidades puedan participar en el proceso de contratación cuando así se solicite y se indique en la solicitud.

Se recomienda encarecidamente a todos los solicitantes que presenten su candidatura en línea lo antes posible tras la publicación de la vacante y mucho antes de la fecha límite indicada en la misma. Se acusará recibo de las candidaturas en línea cuando se haya facilitado una dirección de correo electrónico. Si no recibe un acuse de recibo por correo electrónico en las 24 horas siguientes al envío, es posible que no se haya recibido su solicitud. En tal caso, le rogamos que vuelva a enviar la solicitud, si es necesario. Si el problema persiste, solicite asistencia técnica a través del enlace "¿Necesita ayuda?" de Inspira

United Nations Considerations According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment.

Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment.

The paramount consideration in the appointment, transfer, or promotion of staff shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. By accepting an offer of appointment, United Nations staff members are subject to the authority of the Secretary-General and assignment by him or her to any activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). In this context, all internationally recruited staff members shall be required to move periodically to discharge new functions within or across duty stations under conditions established by the Secretary-General.

Applicants are urged to follow carefully all instructions available in the online recruitment platform, inspira. For more detailed guidance, applicants may refer to the Manual for the Applicant, which can be accessed by clicking on “Manuals” hyper-link on the upper right side of the inspira account-holder homepage.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.

No Fee THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.