Administrative Assistant

Volunteering Admin Logistics & Procurement

Overview

Assist in administrative compliance and support operations of PNUD.

You have:

• Experience in administrative processes including travel planning, vehicle management, facility maintenance, and documentation management.
• Familiarity with enterprise management systems or similar platforms (like Quantum), especially in requisitions, payments, and supplier registration.
• Practical knowledge in customs, exemption of goods, and international logistics management.
• Previous experience in international organizations, preferably in the UN system or similar environments, with knowledge of its guidelines and administrative procedures.
• Experience in cost recovery, payment requests, and budget or billing management.

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

El nuevo Plan Estratégico del PNUD reafirma su compromiso con la Agenda 2030, priorizando el principio de no dejar a nadie atrás. En este contexto, el Plan identifica seis “soluciones emblemáticas” que guiarán la alineación de recursos y experiencia para generar un impacto tangible en áreas clave: reducción de la pobreza, gobernanza, acceso a la energía, igualdad de género, resiliencia y sostenibilidad ambiental.

Para alcanzar los objetivos establecidos, todos los programas y proyectos del PNUD deberán incorporar medidas concretas que contribuyan al cumplimiento de estas metas. Esto implica la movilización de recursos y la contratación de personal técnico especializado para ejecutar actividades y garantizar el éxito de los proyectos en las diversas áreas de trabajo del PNUD.

Además, el Área de Operaciones del PNUD desempeña un rol fundamental como pilar de apoyo estratégico, asegurando la eficiencia y efectividad en la implementación de programas y proyectos de desarrollo sostenible. Esta área proporciona soporte técnico, administrativo y logístico, garantizando el correcto funcionamiento de las actividades del PNUD en cada país y región donde opera.

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión del Asistente Administrativo del PNUD, el Voluntario de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:

Responsabilidades principales

· El/La Voluntario/a Nacional Especialista Administrativo/a es responsable de la asistencia en la verificación del cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos bajo normas del PNUD.

· El/La Voluntario/a Nacional Especialista Administrativo/a trabajará dentro del área de Administración y Logística y en estrecha relación con las demás áreas de Operaciones y Programa del PNUD y otras Agencias del sistema a efectos de garantizar un cumplimiento adecuado, eficiente y oportuno de las tareas a su cargo.

Responsabilidades de apoyo administrativo

· Gestión de viajes del personal de funcionarios del PNUD y otras Agencias del Sistema de Naciones Unidas (cuando corresponda) incluyendo planificación de viajes, compra de boletos aéreos, solicitudes de viaje, liquidaciones y cierres.

· Apoyo en la gestión administrativa y documental de los vehículos oficiales y control del mantenimiento de los mismos.

· Apoyo en el mantenimiento y arreglos de las instalaciones de las Oficinas del PNUD.

· Apoyo en la gestión de procesos de importaciones y exportaciones del PNUD, nacionalización y exoneración de mercancías incluyendo pedidos de proyectos y de agencias del sistema ONU.

· Apoyo para realizar requisiciones de compras o procesos y solicitudes de pago por servicios prestados por proveedores.

· Acompañamiento y asesoría a proveedores para su registro en el sistema corporativo del PNUD (Quantum).

· Apoyo en la recuperación de costos de conformidad con la política corporativa del PNUD.

· Lograr resultados

· Pensar de manera innovadora

· Aprendizaje continuo

· Adaptarse con agilidad

· Actuar con determinación

· Compromiso y compañerismo

· Permitir la diversidad y la inclusión

Experience in:

· Manejo de procesos administrativos, incluyendo planificación de viajes, gestión de vehículos, mantenimiento de instalaciones y manejo documental.

· Deseable familiaridad con sistemas de gestión empresarial o plataformas similares (como Quantum), especialmente en áreas de requisiciones, pagos y registro de proveedores.

· Conocimientos prácticos en la gestión de nacionalización, exoneración de mercancías y logística internacional.

· Experiencia previa en organizaciones internacionales, preferiblemente en el sistema de Naciones Unidas o entornos similares, con conocimiento de sus normativas y procedimientos administrativos.

· Experiencia en recuperación de costos, solicitudes de pago y gestión de presupuestos o facturación.

El Voluntario Nacional Especialista Administrativo(a) tendrá su sede de trabajo en Quito, en las oficinas del PNUD. Las actividades del programa no prevén viajes a diferentes ciudades del país ni fuera del país. Sin embargo, todos los gastos relacionados a viajes oficiales, si se dieran, serán cubiertos por el PNUD, por lo cual, deberá tener total disponibilidad para viajar.

Los/as Voluntarios/as Nacionales Especialistas recibirán los siguientes beneficios:

· Seguro médico internacional con 100% de cobertura (incluye odontología) para el voluntario y dependientes elegibles.

· Seguro de vida y discapacidad permanente.

· Subsidio mensual de $1100 para cubrir sus necesidades esenciales.

· Oportunidades de capacitación en UNV e-campus con acceso a cientos de cursos y acceso a plataformas externas, incluido aprendizaje de idiomas.

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Potential interview questions

Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: unv.org