Administrative Assistant

Volunteering Finance & Economy Logistics & Procurement

Overview

Provide high-quality administrative services for UNHCR.

You have:

• Experience in accounting, finance, administration or auditing.
• Excellent oral and written communication skills.
• Ability to work in a culturally sensitive manner.
• Proficiency in Microsoft Office applications (Excel, Word, etc.).
• Ability to work effectively in a multicultural environment.
• Experience in travel management and logistics.
• Demonstrated ability to work under pressure and meet deadlines.
• Self-motivation and ability to work with minimal supervision.
• Valid national driving license and ability to drive 4x4 vehicles.

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

La Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados fue establecida el 14 de diciembre de 1950 por la Asamblea General de las Naciones Unidas. La agencia tiene el mandato de dirigir y coordinar la acción internacional para la protección de los refugiados a nivel mundial. Su objetivo principal es salvaguardar los derechos y el bienestar de los refugiados, garantizar que todos puedan ejercer el derecho a solicitar asilo en otro Estado y a disfrutar de él, e identificar soluciones duraderas para los refugiados, tales como la repatriación voluntaria en condiciones dignas y seguras, la integración en la sociedad de acogida o el reasentamiento en un tercer país. El mandato de ACNUR incluye también a las personas apátridas.

Colombia es el país más afectado por la salida de más de 7,1 millones de refugiados y migrantes venezolanos, acogiendo a más de 2,4 millones de venezolanos, la mayoría de ellos en proceso de regularización. Además, y a pesar del Acuerdo de Paz de 2016, el conflicto y la violencia armada continúan desarraigando a colombianos (se estima que 842.000 personas han sido desplazadas nuevamente por el conflicto interno desde noviembre de 2016) y, en una tendencia creciente y preocupante, también a venezolanos y personas de otras nacionalidades.

Más de 2,3 millones de venezolanos que viven en Colombia se han registrado para beneficiarse del Estatus de Protección Temporal (TPS), emitido por el Gobierno de Colombia en febrero de 2021. El TPS proporciona un estatus de protección de 10 años y acceso a una gama completa de derechos, incluyendo asistencia sanitaria, educación, empleo formal e inclusión financiera. Se han entregado más de 1,5 millones de permisos, pero sigue habiendo problemas de acceso a derechos y servicios. Persiste la xenofobia contra los venezolanos, ya que la desinformación y la percepción de que los venezolanos quitarán oportunidades de trabajo a los colombianos alimentan el descontento general. ACNUR apoya la puesta en marcha del TPS y cree que es una vía prometedora para hacer frente a la situación de vulnerabilidad de los refugiados y migrantes venezolanos, y para contribuir de manera útil a la economía de Colombia. ACNUR continúa trabajando para lograr soluciones duraderas.

Además, los afrocolombianos y los indígenas siguen viéndose desproporcionadamente afectados por los eventos de desplazamiento y confinamiento de grandes grupos, particularmente en la Costa Pacífica. ACNUR y sus socios trabajan para fortalecer las acciones preventivas, así como para responder a las emergencias, brindando protección y soluciones a las comunidades afectadas por el conflicto y la violencia. Para más información sobre ACNUR, su mandato y operaciones, por favor visite la página web: www.unhcr.org

El objetivo de esta Asignación es brindar servicios relacionados con la administración que garanticen un trabajo de alta calidad y precisión, implementen las reglas y pautas de ACNUR y brinden soluciones a problemas relacionados. En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión del Asociado Senior de Finanzas y/o su representante designado(a), el Voluntario de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:

• Preparar correspondencia e informes, según se requiera, sobre tareas generales administrativas y financieras. • Apoyar la gestión de viajes en su integralidad, esto implica, gestión de compra de tiquete, y reclamaciones de viajes bajo la política de viajes de ACNUR, análisis de las cuentas y pagos pendientes del proceso de viajes. • Apoyar al Senior Finance Associate a realizar análisis de cuentas contables y su respectivo cierre y conciliación. • Apoyar la estandarización de procesos de las diferentes oficinas de ACNUR esto implica apoyo en la realización de SOP administrativos. • Apoyar el control de artículos de inventario de la Unidad de Administración. • Asistir en el ingreso y revisión de pagos en el sistema cloud ERP. • Apoyar el proceso de solicitud de cotizaciones de compras menores a USD 4.000 y soporte con otras actividades relacionadas a sus funciones y a los requerimientos de la unidad. • Apoyar el proceso de consolidación de documentos digitales para soportes de comprobantes • Revisar facturas de clasificación para reclamo de IVA • Promover la práctica de un "sistema" o control de Gestión de Calidad, que permita medir, controlar y monitorear la efectividad de los procesos de facturación y pago y aquellos procedimientos internos de la unidad. •Apoyo general en logística y la administración general de la oficina. • Realizar otras tareas según sea necesario.

Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a integrarse al mandato del programa VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas:

• Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntaria-do); • Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión; • Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades; • Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU; • Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU; • Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales relevantes cuando sea técnicamente posible.

• Rendición de cuentas • Adaptabilidad y flexibilidad • Creatividad • Juicio y toma de decisiones • Planificación y organización. • Profesionalidad. • Autogestión. • Innovación. • Resiliencia. • Adaptación al cambio.

Contabilidad, Finanzas, Administración o auditoria.

• Excelentes habilidades orales y escritas; excelente capacidad de redacción, formulación e información; • Precisión y profesionalidad en la producción y edición de documentos; • Excelentes habilidades interpersonales; sensibilidad cultural y social; capacidad para trabajar de forma inclusiva y en colaboración con una serie de socios, entre estos, miembros de comunidades de base, organizaciones religiosas y juveniles, y autoridades de diferentes niveles; familiaridad con las herramientas y enfoques de las comunicaciones para el desarrollo; • Capacidad para trabajar y adaptarse profesional y eficazmente en un entorno difícil; capacidad para trabajar eficazmente en un equipo multicultural de personal internacional y nacional; • Conocimiento general de informática sólido, incluyendo el dominio de diversas aplicaciones de Microsoft Office (Excel, Word, entre otros) y del correo electrónico e Internet; familiaridad con la gestión de bases de datos y con los equipos ofimáticos; • Automotivado, capacidad para trabajar con supervisión mínima; capacidad para trabajar con plazos ajustados; • Buena concienciación en materia de seguridad; • Tener afinidad o interés en organismos de la ONU, el voluntariado como mecanismo para el desarrollo duradero y el sistema de las Naciones Unidas

Deseable. • Excelente relacionamiento interpersonal y manejo del estrés.
• Excelente ortografía y capacidades de redacción. • Experiencia de trabajo en la ONU u otra organización internacional de desarrollo es una ventaja. • Experiencia en gestión de viajes, administración, análisis de cuentas es altamente valorada. • Licencia de conducir nacional vigente y capacidad demostrada para conducir 4x4 con cambio manual por terreno irregular;

Las condiciones de vida en cualquiera de los destinos de ACNUR en Colombia, incluido Bogotá, son generalmente buenas. Hay una gran variedad de actividades en estas ciudades, desde turismo, actividades culturales y restaurantes que ofrecen comida típica local y regional, así como cocina internacional.

Se cuenta con servicios médicos en las principales ciudades (clínicas y hospitales privados). Se informa a los visitantes que algunas clínicas exigen un pago inicial antes de admitir a un paciente, incluso en situaciones de emergencia. Los visitantes deben tomar precauciones médicas y buscar consejo antes de viajar. Los viajeros a las zonas de Urabá, Chocó, Córdoba, Putumayo, Vichada, Guainía, Guaviare, Meta, Amazonas, Casanare, Vaupés, Norte de Santander y Caquetá deberán contar con certificados de vacunación contra fiebre amarilla, malaria, sarampión y varicela, así como algunas aerolíneas requieren que los pasajeros lleven dichos documentos.

Las zonas rurales continúan siendo afectadas por las actividades de los grupos armados ilegales (ELN y grupos armados de reciente aparición) y por los enfrentamientos entre estos y las Fuerzas Armadas de Colombia. A su llegada a Bogotá, todos los visitantes deben comunicarse con el Departamento de Seguridad y Vigilancia de las Naciones Unidas (UNDSS) y recibir un informe de seguridad para el despliegue temporal o permanente en Colombia. Cada agencia de la ONU es responsable de permitir que sus respectivos funcionarios asistan a la conferencia de inducción de seguridad. Todos los visitantes y miembros del personal recién asignados deben completar los cursos "Seguridad básica en el campo" y "Seguridad avanzada en el campo".

El contrato dura por el periodo indicado más arriba, con la posibilidad de extensiones sujeta a la disponibilidad de financiamiento, la necesidad operacional y el desempeño satisfactorio. Sin embargo, la renovación de la asignación no está prevista. El subsidio de subsistencia correspondiente (en inglés, Volunteer Living Allowance o VLA) a COP $5,734,755.5, se provee mensualmente para para cubrir vivienda, servicios, gastos de subsistencia ordinarios. Se incluyen seguros de vida, salud e incapacidad permanente, así como repatriación final (si corresponde-de). Esta asignación requiere de disponibilidad completa y de exclusividad con el Sistema de Naciones Unidas. Como se trata de una asignación de Voluntario de la ONU nacional, el Voluntario de la ONU será responsable de procurarse su propia vivienda y otros esenciales para la subsistencia.

Apply now

Potential interview questions

Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: unv.org