Administration Coordinator

Overview

Coordinate administration and logistics for effective operational support

You have:

• Avoir au moins un master en droit administratif, Logistique, sciences économiques, administration, Finances, sciences sociales, sciences politique.
• Avoir au moins Cinq ans d’expérience dans le domaine administratifs, logistique ou dans le domaine des services liés au protocole diplomatique/relations publiques ou dans un domaine apparent.
• Avoir des capacités à fixer des priorités et entreprendre rapidement de nouvelles tâches.
• Avoir des aptitudes à préparer des rapports écrits exigeant un raisonnement précis et concis.
• Avoir des connaissances approfondies en informatique, notamment dans les logiciels Word, Excel, Access.
• Parler et écrire bien français et anglais.
• Avoir une bonne capacité de communication (orale et écrite).
• Etre capable de travailler sous pression avec un minimum de supervision.

With over 70 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.

Come join our 34,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!

Employee Contract Type:

Local - Fixed Term Employee (Fixed Term)Job Description:

• Préparer les contrats de bail des maisons et des bureaux, conformément aux lois et règlements de la RCA. Respecter les formats et les contenus des contrats types de World Vision au moment l’établissement des contrats. Respecter les délais de préavis en cas de renouvellement et de non renouvellement des contrats. Organiser les inventaires et produire le PV de sortie. S’assurer que tous les contrats sont enregistrés dans le délais légal.
• Maitriser et gérer de manière efficace et efficiente les assets du Bureau de Bangui et soumettre à la hiérarchie la liste complète des biens à vendre ou à mettre en rebut suivant les procédures décrites dans la politique de gestion des assets de world vision.
• Travailler avec les transitaires retenus afin d’assurer que les marchandises et dons importés (GIK) parviennent dans le délai aux bénéficiaires.
• Collecter et archiver les décharges des GIKs (Gift In Kind) expédiés aux projets ainsi que des copies emmargent des listes de distribution aux bénéficiaires.
• Gérer tous les contrats administratifs (bail, entretien climatiseurs etc.…), payer les factures d’électricité, téléphone et d’eau du bureau national et des maisons de passage afin de permettre un bon fonctionnement des activités.
• Superviser et s'assurer que les registres des actifs et la documentation sur les mouvements d'actifs (prêt et transfert d'actifs) et les dossiers sont classés de manière appropriée et disponibles au bureau national et bien identifies par projet ou programme, la documentation comprends (les documents d'achat PR & PO, la référence du projet, le l’accuse de réception ainsi que les fiches d’affectation/transfert/prêt ou donation). Assurer les inventaires périodiques des équipements
• S’assurer que l'entretien et la réparation du bâtiment utilisé par WV comme bureaux et résidences
• Surveiller et contrôler les dépenses lie à l’administration tel que les crédits de téléphone, le forfait internet pour le staff et Team House, Canal plus, société de nettoyage.
• Superviser et maintenir le service de soutien aux déplacements et hébergement (international et Local) informé quant aux processus en cours, situations spécifiques ou changements dans les procédures afférentes aux visas, cartes de séjours, permis de travail, etc. et s’assurer que les conditions d’hébergement sont bonnes et que les réservations d’hôtel, salle de conférence/réunion sont fait à temps en respect des procédures.
• Assurer le dédouanement des biens, la gestion de la réglementation et les relations avec les douanes, les agents transitaires et de compensation, les gouvernements et les transporteurs. Rassembler informations sur le marché et mises à jour sur les questions de transport pour conseiller l'unité d'approvisionnement, la coordination et d'autres acteurs sur les règlements douaniers et les contraintes. Organiser des visites de terrain afin d'assurer la compréhension et la communication entre les différents acteurs concernés ;
• Garantir qu’aucun échange illégal d’argent n’a lieu et promouvoir et transmettre les principes et valeurs de WV, aux deux niveaux des autorités et des individus.
• Appuyer le Protocol and Liaison officer pour assurer l’accueil et l’hébergement des visiteurs, des staffs expatriés et national pour l’accomplissement de leur mission, faciliter et organiser tous les évènements (formation, séminaires, ateliers, enregistrement à la police local etc…)
• Assurer la gestion des Housing des expatriés.
• Mettre en place un bon système d’archivage des documents en vue de répondre au moment opportun aux audits.
• Mettre à jour l'inventaire des immobilisations du Bureau (semestriellement et annuellement), et s'assurer que les actifs sont protégés contre les pertes.
• Insurance survey (REAM) est fait annuellement dans le délai prévu par le GC (Global Center).
• Responsable de procédures Administrative du Bureau de la RCA et des bureau terrain
• S’assurer que les documents et droit de séjour de Visiteur et Staffs Internationaux sont à jour et conformer aux exigences légales.
• Responsable de renouvèlement de la convention d’établissement, des accréditations des bureaux terrains et le renouvèlement de l’agrément entre World Vision et le Gouvernement centrafricain
• Coordonner et diriger l’équipe de logistique et Administrative placée sous sa responsabilité, et en particulier ; définir les tâches de chaque personne, assurer la supervision au quotidien, vérifier la qualité du travail (ponctualité, rigueur, qualité, etc.), établir les horaires de travail des équipes de logistique de chaque département ou installation, organiser et diriger les réunions de l’équipe placée sous sa supervision, participer au recrutement du personnel pour son équipe.Minimum education, training and experience requirements to qualify for the position: List academic requirements (if applicable), technical skills, or other knowledge required as a minimum qualification for this position. • Avoir au moins un master en droit administratif, Logistique, sciences économiques, administration, Finances, sciences sociales, sciences politique.

work experience required as a minimum qualification for this position.

• Avoir au moins Cinq ans d’expérience dans le domaine administratifs, logistique ou dans le domaine des services liés au protocole diplomatique/relations publiques ou dans un domaine apparent,
• Avoir une capacité de gestion y compris l’esprit d’initiative, la motivation personnelle.
• Avoir des aptitudes à fixer des priorités et entreprendre rapidement de nouvelles tâches.
• Avoir des aptitudes à préparer des rapports écrits exigeant un raisonnement précis et concis.
• Avoir des aptitudes pour interpréter et expliquer des documents et systèmes formels et complexes et assister le service des achats pour leur application.
• Avoir une grande capacité de gestions incluant une attention particulière aux détails.
• Avoir des connaissances approfondies en informatique, notamment dans les logiciels ci-après : Word, Excel, Access.
• Parler et écrire bien français et anglais
• Avoir une bonne capacité de communication (orale et écrite)
• Avoir une bonne capacité de relation interpersonnelle.
• Avoir une bonne capacité pour travailler et de contribuer dans une équipe diverse, multidisciplinaire et culturelle.
• Etre flexible, proactif.
• Etre capable de travailler sous pression avec un minimum de supervision.
• Etre capable de faire d’autres travaux demandés par le superviseur.

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only

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Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: wvi.org