Administration Coordinator

With over 70 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.

Come join our 33,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!

Employee Contract Type:

Local - Fixed Term Employee (Fixed Term)Job Description:

Objectif du poste : Contribuer à l'amélioration du bien-être des enfants en : soutenant la prise de décision efficace dans la gestion administrative des programmes/départements en étant un partenaire en interne (pour l'équipe du programme/projet/départements/unités) et en externe (pour les partenaires locaux et autres parties prenantes) ; assurant la bonne intendance des ressources, la redevabilité et la transparence à tous les niveaux ; le renforcement des capacités en gestion administrative, programmes et partenaires ; assurant une bonne planification; et minimisant l'exposition aux risques pour l'organisation.

Objectifs et Responsabilités Majeurs

Assurer une bonne coordination au sein de l'unité administrative et fournir une supervision directe aux assistants administratifs et réceptionniste.

Veiller à ce que les politiques et procédures adéquates soient suivies pour les processus administratifs et d'approvisionnement dans le bureau national et zones, conformément aux politiques de WorldVision et aux exigences des bailleurs.

Veiller à ce que tous les contrats relatifs à l'acquisition de biens et de services, y compris le bail, la location, les réparations et l'entretien des équipements, les communications, le dédouanement des marchandises, le transit, etc. soient élaborés conformément aux politiques et procédures approuvées par WorldVision et les exigences des bailleurs.

Veiller à ce que tous les contrats et toutes les demandes d'achat soient effectués dans le système « Provision ».Promouvoir la transparence et limiter les risques

Faciliter la collaboration avec tous les prestataires de services (sécurité, nettoyage, hébergement, équipements sanitaires…).

Veiller à ce que les actifs immobilisés de WorldVision Niger soient conservés et sécurisés contre les pertes grâce à des contrôles et inventaires réguliers ; ainsi qu'à une couverture d'assurance adéquate, y compris le processus de vérification annuel des actifs de WorldVision International (REAM)

Fournir un soutien administratif aux réunions et ateliers ;

Coordonner les fonctions liées aux relations avec les visiteurs (voyage des visiteurs, demandes de renseignements, hébergement).

Veiller à ce que l'ensemble des courriers internes/externes et les services de messagerie soient traités en temps voulu et de manière appropriée.

Veiller à ce que les bureaux et les locaux soient dans un état de propreté acceptable.

Réaliser des études de marché régulières afin de s'assurer que les activités d'achat sont basées sur des données fiables et que des biens et services de qualité sont achetés à des prix compétitifs et permettent de réaliser des économies (dédouanement, baux, réparations et aménagements, etc.)

Veiller à ce que les réservations et achat de billets d’avion soient effectues dans les délais en tenant compte des coûts et temps de vol.

Education & Expérience

Licence en administration, bureautique ou équivalent.

Au minimum trois (3) ans d'expérience à un poste d’administration dans une entreprise/ONG/Secteur Humanitaire.

Capacité à résoudre des problèmes complexes et à exercer un jugement indépendant.

Bonnes compétences de communication en français (oral et écrit).

Bonnes compétences de communication en Englais (oral et écrit).

Connaissances, Aptitudes/ habilités et Compétences

Aptitude à collaborer avec une équipe multiculturelle avec une approche axée sur les résultats.

Connaissance des règlements sur les subventions gouvernementales et les lois du pays.

Connaissance approfondie de MS Office et Outlook

Environnement de travail / Conditions:

• Voyage : 10 % Durant le temps de travail – déplacements à l’intérieur du pays et occasionnellement à l’international.

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only