Administration Associate G6

Admin

Overview

Coordinate and control support services for efficient delivery.

You have:

• Secondary diploma in administration, human resources, finance, or related field required.
• Fluent in spoken and written French and English.
• Five (5) years or more in responsible positions related to operations management with general administration experience.
• Specialized knowledge in implementing support operation systems and procedures, acquired through training and practical experience.
• Ability to analyze and interpret financial data and follow up on budgeting.
• Ability to proactively identify areas for improvement in service delivery.
• Experience in coordinating work and ability to train and supervise others.
• Ability to maintain confidentiality of sensitive information.

Titre: Associé d'Administration G6(Travel)

Location: Bamako

Date d'ouverture: 22.10.2020

Date de Clôture: 05.11.2020

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISTIONNEL

A ce niveau, il est attendu de l’occupant (e) de ce poste qu’il ou elle fasse preuve de responsabilité et d’initiative pour répondre de façon indépendante à des demandes sous un minimum d’encadrement. Il ou elle a la responsabilité de fournir un support dans des domaines spécialisés comme l’organisation et la coordination du travail. Il est requis un esprit de jugement pour faire face quotidiennement à des situations inattendues. La gestion de ressources, l’animation et la coordination d’équipe de personnels de support fait aussi partie des tâches relevant de ce poste.

FINALITE DU POSTE

Coordonner et contrôler tout un ensemble de services de support pour un domaine professionnel spécifique, pour assurer que ces services sont fournis avec efficience.

RESPONSABILITES PRINCIPALES

1. Fournir des services spécifiques de support de haut niveau.
2. Préparer et/ou consolider des rapports globaux, documentation, correspondance, notes de synthèse, etc et effectuer des recherches dans le domaine d’activité.
3. Rechercher activement et utiliser les appréciations en vue d’améliorer les systèmes et procédures.
4. Répondre à des demandes complexes se support en fournissant, dans les délais, les solutions idoines aux besoins des clients.
5. Superviser la tenue d’enregistrements et de bases de données pour assurer que l’information est bien organisée et prête à l’utilisation pour le personnel et en conformité avec les règles et politiques.
6. Réviser et revoir de la correspondance et de la documentation, émettre des appréciations et amendements au besoin, contribuer à la production de ces éléments dans le respect des normes de qualité.
7. Assister les dirigeants dans la planification, le suivi et la réconciliation budgétaires, en assurant une utilisation judicieuse des ressources.
8. Evaluer et recommander des améliorations aux procédures et pratiques, contribuer à la fourniture efficiente de services de support.
9. Fournir tout un ensemble de services de support complexes aux personnels afin de contribuer au bon fonctionnement des opérations.
10. Fournir conseils, support et/ou formation sur le tas aux personnels sur la délivrance de services de support.
11. Coordonner les taches des personnels supervisés pour assurer que les services de support sont constamment fournis avec la qualité requise.
12. Tout autre tache demandée par le superviseur.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES AU POSTE

1. Etablir les demandes de carburant et les soumettre à l’approbation ;
2. Enregistrement des demandes de carburant dans le registre et les saisir sur FMS, focal point pour encodage ;
3. Etablissement des ordres de missions ;
4. Traiter les trips documents dans Wings ;
5. Faire des réservations de billet d’avion des missions officielles ;
6. Faire des réservations d’hôtel ;
7. Faire l’inventaire physique des NFI dans les bureaux et magasins de Bamako ;
8. Suivre avec le Senior Driver la gestion des demandes de voiture ;
9. Assurer l’envoi des colis aux sous bureaux ;
10. Suivre avec le Senior Driver l’entretien et réparation des véhicules ;
11. S’assurer de la réception de commandes et prendre les actions requises pour le paiement des fournisseurs ;
12. S’assurer du bon fonctionnement et de l’entretien et de la réparation des équipements

QUALIFICATION ET EXPERIENCE REQUISES

Education: Avoir un diplôme secondaire dans le domaine de l’administration, les ressources humaines, les finances ou domaine apparenté

Language: Parler et écrire couramment le français et l’anglais.

Experience: cinq (5) ans ou plus à des postes de responsabilité relatifs à la conduite des opérations avec une expérience en administration générale.

Connaissances et Compétences:

• Connaissances spéciales en matière de mise en œuvre de systèmes d’opérations de support, procédures utilisées, acquises à travers formations et expériences pratiques.
• Bonne communication destinée à des publics diversifiés.
• Capacité à analyser et interpréter des données financières et effectuer un suivi budgétaire.
• Capacité à identifier pro activement des domaines d’amélioration de la présentation et de la délivrance de services spécialisés.
• Capacité à nouer des relations avec des personnes variées à travers les diverses unités.
• Expérience dans la coordination du travail et capacité à former et encadrer.
• Capacité à garder secrètes les informations confidentielles.

4Ps CAPACITES PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques.
• Être une force pour un changement positif.
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe.

• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes. Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens.

• Créer une culture inclusive.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.

• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons». Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives.

• Se concentrer sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
• Prendre la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements

• Être décisif. Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM.

• Établir des partenariats externes solides.
• Être politiquement agile et adaptable.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

CONDITIONS D'EMPLOI

Ce poste est un contraT fixed term de 12 mois renouvelable avec possibilité de renouvellement.

Salaire et Avantages sociaux

• Salaire très attractif
• 2,5 jours ouvrables de congés annuels par mois
• Congé de maternité/paternité
• Congé de maladie
• 10 jours fériés dans l’année
• Affiliation à la caisse de pension des nation unies
• Assurance médicale pour le personnel et ses dépendants directs

.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées à postuler.

Apply now

Potential interview questions

Added 5 years ago - Updated 1 year ago - Source: wfp.org