Administration and Logistics Officer

Logistics & Procurement

Overview

Join our mission to help vulnerable children overcome poverty.

You have:

• Diplôme en Administration, gestion ou logistique ou éducation équivalente
• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire dans une ONG locale ou internationale
• Connaissance en Excel, Word
• Permis de conduire au moins catégorie B avec conduite de véhicule et motorcyclette expériences
• Excellentes connaissances du Français en communication (orale et écrite)
• Une connaissance pratique de l’anglais (un atout)
• World Vision se réserve le droit d’éliminer tout candidat ayant un antécédent relatif a l’abus sur un enfant ou des comportements contraires à la protection des enfants

With 75 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.

Come join our 33,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!

Employee Contract Type:

Local - Fixed Term Employee (Fixed Term)Job Description:

Logistique 30%

• Organiser l’expédition des biens et articles présents dans le bureau de la zone, et veiller à ce qu’ils soient faits à temps et de manière documentée ;
• Organiser la gestion des stocks de consommables, fournitures et matériels du bureau se trouvant en magasin ou dépôt, en s’assurant de leur entrée et sortie ;
• Mettre à jour la liste des assets de l’ensemble de la zone en collaboration avec l’administration de chaque entité ou bureau de cluster, analyser la conformité des numérotations d’inventaire et les mettre à jour ;
• Faire l’étiquetage de tous les assets du bureau de la zone et se rassurer que ceux des autres bureaux au sein de la zone sont conformément fait ;
• Faire des inventaires périodiques des biens et ou articles disponibles au bureau et en tenir les fiches de leurs stocks et destockages ;
• Envoyer le rapport d’inventaire G et O à transmettre au NO ;
• Organiser les classements des dossiers passant par l’administration ;
• Revoir le rapport de fleet de FY25 ;

Procurement 30%

• Préparer le plan de procurement du bureau de la zone et le mettre dans Provision pour l’année fiscale qui commence ;
• Initier les requisitions des biens et services administratifs pour le bureau de la zone ;
• Mettre dans ProVision les réquisitions du bureau de la zone en vue de répondre au besoin en bien et service de la zone ;
• Suivre et résoudre les problèmes des factures impayées avec plainte de fournisseurs spécifiques ;
• Harmoniser avec les autres bureaux de la zone, la liste pour la recharge mensuelle de crédit ;

Administration 40%

• Être le réceptionniste central dans ProVision pour la zone. De ce fait, prendre réception, dans le système, ainsi qu’à travers les GRN, des biens commandés livrés ou reçus au niveau de la zone ;
• Faire la réservation des billets pour les vols locaux et internationaux de staffs de la zone ;
• S’occuper de la gestion et organisation de la pause-café ;
• Mettre à jour le contrat de bail dans REAM et veiller au renouvellement de contrats d’assurances ;
• Réunir les backups ou sous-bassement de factures réceptionnées et les transmettre aux finances dans les 48h tout au plus ;
• Tracker les factures soumises au niveau des finances en se rassurant de leur paiement et des causes de leur non-paiement, la prise d’action devant permettre le prompt paiement ;
• Faire la revue de protocole de contrat ;
• Organiser, gérer et superviser l’entretien de bureau et maintenance de matériels et du bureau ;
• Superviser les cleaners ;
• Proposer des améliorations pour optimiser les processus logistiques et administratifs, en collaboration avec le Superviseur.
• Faire des assessments de nouveaux bureaux et en produire les rapports ;
• Faire tout autres tâches connexes à l’Administration et logistique
• Faire tout autre tâche demandée par sa hiérarchie

QUALIFICATIONS/ EDUCATION et / ou expérience

• Diplôme en Administration, gestion ou logistique ou Éducation équivalente
• Connaissance en Excell, Word
• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire dans une ONG locale ou internationale
• Permis de conduire au moins catégorie B avec conduite de véhicule et motorcyclette expériences
• Excellentes connaissances du Français en communication (orale et écrite),
• Une connaissance pratique de l’anglais (un atout)
• World Vision est une ONG dont le travail est centres sur les enfants. Ainsi World Vision se réserve le droit d’éliminer tout candidat qui aurait un antécédent relatif a l’abus sur un enfant ou des comportements contraires a la protection des enfants ; ce, même après la proclamation des résultats du test.

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only

Apply now

Potential interview questions

Added 10 months ago - Updated 10 months ago - Source: wvi.org