Administration and Finance Associate

Senior Finance & Economy Medical & Health

Overview

Support financial and administrative processes for projects in Cuba.

You have:

• Bachelor's degree in economics, finance, accounting, business administration, engineering, technical sciences, or related fields is preferred but not mandatory.
• Minimum of 6 years of relevant experience in administrative or financial management of projects with secondary education or 3 years with bachelor's degree.
• Proficiency in office software such as Microsoft Word, Excel, Power Point.
• Experience in organizing and managing files and information.
• Fluency in Spanish is required, knowledge of English is desired.
• Experience in budgeting processes and budget management.
• Experience in maintaining confidentiality when handling information.
• Demonstrated good communication skills and the ability to interact with counterparts.
• Experience working with the United Nations system is considered an asset.

Contract

This is a NPSA-6 contract. This kind of contract is known as National Personnel Services Agreement. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education. More about NPSA-6 contracts.

Descripción Oficina/Unidad/Proyecto

A solicitud del Gobierno de Cuba, el PNUD va a implementar varios proyectos para apoyar el desarrollo de Cuba en aspectos fundamentales para la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible y la agenda 2030.

Para apoyar los procesos estratégicos de programación, el monitoreo y supervisión de las actividades previstas en el proyecto, se requiere de los servicios de un/a Asociado de Administración y Finanzas, que cumpla con las funciones descritas en la próxima sección.

Alcance del Trabajo

• Realizar la gestión financiera del proyecto

  • Garantizar el seguimiento y control de la ejecución del presupuesto del proyecto.
  • Recepción y procesamiento las solicitudes de pagos (SdP) en el sistema Quantum asegurándose cumplan con los requerimientos establecidos y con el presupuesto aprobado y dar segumiento a su procesamiento y liquidación con la Oficina de Finanzas del PNUD.
  • Preparar los informes financieros establecidos y las revisiones presupuestarias requeridas, de conjunto con el/la Gerente del Proyecto. Realizar estimaciones de gastos del proyecto y las necesidades financieras, manteniendo la vigilnacia sobre las tasas de cambio aplicadas y el impacto en el efectivo disponible para el proyecto, alertando sobre posibles afectaciones y la necesidad de revisar los planes.
  • Mantener actualizado y disponible en cualquier momento el archivo electrónico de pagos, cancelaciones, inventarios y otros informes financieros, con vista a los procesos de auditorías, evaluaciones y cierres de proyecto.
  • Mantener comunicación permanente con la contraparte nacional, velando por la debida actualización de los archivos financieros relacionados con los pagos y los inventarios.
  • Contribuir con los procesos de monitoreo y otros procesos de información del Proyecto.

• Apoyar la organización logística y administrativa del proyecto

  • Mantener actualizados todos los archivos digitales e impresos del proyecto
  • Ofrecer apoyo en la organización logística de las actividades del proyecto (talleres, misiones, intercambios, encuentros con donantes, etc.).
  • Redactar cartas, mensajes y comunicaciones requeridas, a partir de las orientaciones de su supervisor/a en temas financieros, administrativos y logísticos.
  • Contribuir a elaborar documentos y resúmenes sobre los proyectos y su status, utilizando diferentes formatos electrónicos y creación de documentación gráfica.
  • Apoyo en otras tareas que sean asignadas por su supervisor inmediato.

• Apoyar el intercambio de conocimientos y el desarrollo de capacidades

  • Participar en entrenamientos y organizar sesiones informativas sobre procedimientos internos para el personal del proyecto.
  • Brindar apoyo a otras actividades de desarrollo de capacidades, incluyendo el diseño y proveer herramientas, materiales para talleres o plataformas que aprovechen la inteligencia colectiva de las comunidades y movilicen la acción.
  • Brindar apoyo en la difusión y el intercambio de datos relevantes y lecciones aprendidas dentro de la Oficina de País y a nivel regional.
  • Mantenerse al tanto de las mejores prácticas emergentes a nivel nacional, regional e internacional que se relacionan con el trabajo del proyecto asignado.
  • Hacer contribuciones sólidas a las redes de conocimiento y a las comunidades de práctica.
  • Apoyo en la recopilación y sistematización del conocimiento, los productos y las herramientas del proyecto, así como su amplia distribución a los socios.

El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Competencias

Esenciales

Lograr Resultados:

Nivel 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite.

Pensar Innovadoramente:

Nivel 1: Abierto/a a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático/a solucionador/a de problemas, hace mejoras.

Aprender Continuamente:

Nivel 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación.

Adaptarse con Agilidad:

Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible.

Actuar con Determinación:

Nivel 1: Muestra impulso y motivación, capaz de actuar con calma frente a la adversidad, es confiado/a.

Participar y Asociarse:

Nivel 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, forma relaciones positivas.

Facilitar la Diversidad y la Inclusión:

Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, es conciente de no tener prejucios, enfrenta la discriminación.

Área Temática Nombre

Finanzas Contabilidad

Definición: Conocimientos de contabilidad conceptos, principios, marcos, estándares, regulaciones, políticas y tendencias, y capacidad para su aplicación estratégica a situaciones prácticas.

Finanzas Administración de presupuestos

Definición: Capacidad de apoyo presupuestario y los aspectos del proceso de planificación del trabajo. Elaboración y gestión de presupuestos.

Finanzas Gestión y contabilidad de costos

Definición: Capacidad para producir informes cualitativos y cuantitativos periódicos, de desempeño para facilitar toma de decisiones efectiva y seguimiento del desempeño. Habilidad para utilizar una variedad de técnicas de cálculo de costos y analizar datos relacionados con los costos para proporcionar información cuantitativa a los usuarios de informes.

Gestión de riesgos Gestión de riesgos

Definición: Habilidad para identificar y organizar acciones en torno a la mitigación y gestión proactiva de riesgos.

Gestión de riesgos Satisfacción del cliente/Gestión del cliente

Definición: Habilidad para responder oportuna y apropiadamente con el debido sentido de urgencia para proveer soluciones consistentes, y entregar resultados y/o soluciones oportunas y de calidad para cumplir con las necesidades reales de los clientes.

Cualificaciones Mínimas del NPSA Exitoso

• Requisitos Académicos Mínimos Titulo de Educación Secundaria. Título Universitario/a en ramas económicas, financieras, contable, de administración de empresas, ingenieras, ciencias técnicas, u otras afines o campo equivalente recibirá la debida consideración, pero no es un requisito.
• Años Mínimos de Experiencia Relevante Se requiere un mínimo de 6años (con educación secundaria) o 3 años (conlicenciatura) de experienciaen gestión administrativa o financierade proyectos.
• Habilidades Requeridas
  • Experiencia y conocimientos generales de los procesos de contratación y control presupuestario.
  • Experiencia demostrada en la organización y gestión de archivos e información.
  • Dominio del paquete de Office: Microsoft Word, Excel, Power Point.
  • Experiencia en el manejo de escáner, fax, fotocopiadora, etc.
• Habilidades Deseadas adicionales a las competencias mencionadas en la sección de Competencias
  • Dominio en la elaboración y ejecución de presupuestos.
  • Experiencia de trabajo en el Sistema de Naciones Unidas se considerará un valor agregado
  • Experiencia demostrada en el mantenimiento de la confidencialidad en el tratamiento de la información.
  • Experiencia demostrada buena comunicación y capacidad para interactuar con la contraparte.
  • Experiencia demostrada en la coordinación de tareas con diferentes unidades de trabajo del PNUD con las que se relaciona su actividad.
• Lenguaje(s) Requerido(s) Se requiere fluidez en español.Se desea conocimiento de inglés.

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Potential interview questions

Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: jobs.undp.org