Administrateur (trice) Chargé(e) de l'Administration, NOA, FT, Abidjan, Cote d'Ivoire #89030 (ouvert uniquement aux Ivoiriens)

Contract

This is a NO-1 contract. This kind of contract is known as National Professional Officers. It is normally only for nationals. It's a staff contract. More about NO-1 contracts.

UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un champion !

Sous la supervision du chef de section Administration (Administrative Officer, NOB), le titulaire est responsable de la fourniture de services de soutien administratif efficaces et rentables, en fournissant des conseils pour les opérations des services de soutien administratif et la gestion du personnel administratif. S'assurer que les opérations et services administratifs du bureau sont conformes à la politique, aux procédures, aux règles et aux règlements administratifs de l'organisation

Comment pouvez-vous faire un impact ?

1. Politiques, procédures et stratégies

• En tant que point focal, être responsable de l'application correcte et cohérente des politiques et procédures dans les fonctions administratives assignées, en fournissant des conseils et un soutien au bureau pays
• Contribuer à la planification stratégique et au suivi des questions administratives au niveau du pays. Fournir une contribution pratique à la mise en œuvre des directives administratives, en étroite coordination avec le chef de section Administration
• Soutenir le chef de section Administration, et informer le personnel sur les politiques, procédures, règles et règlements administratifs. Mettre en œuvre l'application et l'interprétation appropriées des règles, règlements, politiques et procédures administratives. Informer et aider le personnel entrant et sortant sur les procédures et exigences administratives de base.
• Formuler des recommandations spécifiques sur l'amélioration des systèmes et des contrôles internes, la planification, la restructuration et la résolution de questions sensibles, en tenant compte des conditions qui prévalent dans la localité
• Tenir le superviseur au courant des problèmes potentiels, identifier et recommander des solutions. Préparer des rapports sur des questions administratives, selon les besoins.
• Fournir un soutien et des services administratifs au bureau pays, y compris la préparation et le financement des contrats de service et les conseils sur les procédures administratives.
• Entreprendre des missions sur le terrain pour examiner les dispositions administratives et formuler des recommandations appropriées, le cas échéant.

2. Gestion du budget

• Faire le suivi du budget en étroite coordination avec le superviseur afin de s'assurer que les objectifs stipulés au début de l'exercice financier sont atteints pour le bon fonctionnement du bureau
• Recommander et préparer des estimations des besoins en locaux, fournitures et équipements pour la préparation du budget.

3. Soutien et services administratifs

• Assurer la fourniture et l'amélioration de l'appui administratif et des services de bureau, y compris la gestion des espaces, les services de transport, l'utilisation et l'entretien des véhicules, l'équipement, l'organisation de conférences et de voyages, la reproduction de documents, les communications, les services de courrier et de livraison, les achats locaux et le paiement des factures des services publics.
• Assurer la fourniture rapide et rentable de services de bureau de base, notamment la gestion des espaces, l'équipement, les communications et la sécurité, afin d'améliorer la sécurité et la productivité du personnel.
• Soutenir les approches de l'équipe de gestion des opérations inter-agences visant à améliorer les services communs du système des Nations Unis afin de réaliser des économies et de gagner en efficacité.

4. Gestion des biens

• Contribuer à la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et des véhicules, en mettant à jour l'inventaire des articles et en étant membre d'office du comité de contrôle des biens. Assister le superviseur dans les soumissions au Comité de contrôle des biens, en préparant les procès-verbaux des réunions. Aider le superviseur à mettre en œuvre les recommandations du comité de contrôle des biens approuvées par le Représentant Adjoint aux Operations.
• Contrôler et superviser l'utilisation adéquate et appropriée des biens. S'assurer que les services et l'entretien des locaux sont conformes aux normes de l'organisation.

5. Arrangement et contrôle des contrats

• S'assurer que toutes les transactions administratives et les arrangements contractuels sont conformes aux politiques, procédures, règles et règlements applicables.
• Participer à l'examen des dispositions contractuelles relatives au soutien administratif (courrier, entretien des locaux, soutien administratif auxiliaire, entretien des véhicules, entretien des équipements, etc.) afin de s'assurer que les conditions de tous les contrats sont respectées par les prestataires de services. Proposer au superviseur tout changement qui pourrait être nécessaire.
• Contrôler les paiements par rapport aux obligations contractuelles.

6. Partenariat, coordination et collaboration

Selon les besoins, sous la direction du superviseur, collabore avec d'autres agences, les autorités locales et les partenaires de mise en œuvre sur des questions administratives, y compris l'échange d'informations et l'harmonisation.

7. S'acquitte de toute autre tâche et responsabilité assignée selon les besoins.

Pour être qualifié comme agent du changement pour chaque enfant, vous devez…

• Être de nationalité ivoirienne
• Avoir un Diplôme Universitaire (BAC +3) en science sociale, gestion, administration, finance ou tout autre discipline pertinente
• Avoir une (1) année d’expérience pratique dans la gestion de bureau, administration, finance, comptabilité, TIC, Ressources Humaines, Approvisionnement ou tout autre domaine pertinent
• Avoir une bonne maîtrise du Français et une connaissance de base de l'Anglais

Pour chaque enfant, vous devez démontrer…

Nos valeurs fondamentales d’Attention, Respect, Intégrité, Confiance et Responsabilité

Nos compétences fondamentales

• Démontre une conscience de soi et une conscience éthique (2)
• Travaille collaborativement avec les autres (2)
• Construit et maintient les partenariats (2)
• Innove et adopte le changement (2)
• Pense et agit stratégiquement (2)
• Obtient des résultats significatifs (2)
• Gère la complexité et l’ambiguïté (2)

L’UNICEF est dévoué à la diversité et à l’inclusion et encourage tous les candidats, sans distinction de sexe, de nationalité, d’origine religieuse ou ethnique, y compris les personnes handicapées, à poser leur candidature pour devenir membre de l’organisation

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents

L'UNICEF reconnaît les diplômes délivrés par les établissements d'enseignement "accrédités", tels que sanctionnés par les autorités nationales compétentes. L'accréditation signifie que l'autorité locale d'évaluation de l'éducation (normalement le ministère ou le conseil de l'éducation) a accordé à un établissement le droit de délivrer des diplômes. Une base de données complète sur l'enseignement supérieur dans le monde (WHED) des établissements accrédités peut être consultée à l'adresse suivante World Higher Education Database (WHED) Portal

Remarques

Seuls les candidats shortlistés seront contactés.