Admin Secretary
Manage secretarial tasks and support the office operations effectively.
This opening expired 1 year ago.
Do not try to apply for this job.
Overview
Manage secretarial tasks and support the office operations effectively.
You have:
- Minimum education level: Bac + 3 in Administration or equivalent.
- At least two years of experience in Administration required.
- Mastery of computer use is required.
- Fluency in French, both spoken and written, is essential.
- Good planning and organizational skills are important.
- Good teamwork aptitude is important.
- Knowledge of English is an asset.
With over 70 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.
Come join our 34,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!
Employee Contract Type:
Local - Fixed Term Employee (Fixed Term)Job Description:
Développer, établir et documenter le Secrétariat par, le classement des documents, la gestion efficace des registres, la communication - téléphone et correspondances.
S’occuper des courriers – départ et arrivée - de fax, DHL, et tout autre courrier; en assurant que les courriers confidentiels sont prudemment traitées.
Faire le brouillon des lettres ou saisir des correspondances pour les membres de l’équipe de gestion.
S’assurer que la salle de réception est toujours correcte oudans une situation acceptable ou présentable.
Charger de l’appareil téléphonique du Bureau National : la réception et l’envoi des appels.
S’occuper de la distribution de chèques aux fournisseurs et ou d’autres clients.
Assister ou soutenir la logistique du bureau.
Etablir les ordres de mission pour tous les voyageurs.
S’occuper de la photocopie des documents et recevoir les visiteurs au bureau, et les conduire à leur destination.
Participer activement à toutes les dévotions matinales, et à toutes les conférences spirituelles qui seront organisées de temps en temps.
Charger d’exécuter toutes autre tâches confiées par son superviseur.
Qualifications : Education/connaissances techniques et expérience
Niveau de l’éducation minimum : Bac + 3 en Administration ou équivalent. (trois ans d’étude universitaire ou supérieure). Avoir un diplôme en Administration est un atout.
Compétences Techniques
- Maitrise de l’utilisation de l’ordinateur
- Maitrise de la langue francaise a l'oral et a l'ecrit
- Bonne maitrise de la technique de planification et de l’Organisation
- Bonne aptitude du travail en équipe
- Connaissance de l'anglais est un atout
Expérience Requise :
Avoir au moins deux ans d’expérience en Administration
Environnement de travail/Conditions
Environnement de travail : Travail de bureau
Applicant Types Accepted:
Local Applicants Only
Potential interview questions
| Can you describe your experience in managing administrative tasks? | This question gauges your experience and proficiency in handling administrative responsibilities. | Discuss specific tasks you have handled in your previous roles and the tools or methods you used. |
| How do you prioritize your work when handling multiple assignments? | The interviewer wants to understand your organizational skills and ability to manage time effectively. | Pro members can see the explanation. |
| Tell me about a time you worked as part of a team. What was your role? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| How do you ensure confidentiality when handling sensitive information? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| What strategies do you use to communicate effectively with team members and external contacts? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
Added 1 year ago
-
Updated 1 year ago
-
Source:
wvi.org
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