ADMIN MANAGER

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IRC - The International Rescue Committee

Open positions at IRC
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Job Description

I- CONTEXTE :

L'IRC est actif en République centrafricaine (RCA) depuis 2006 et met en œuvre des programmes d'intervention d'urgence depuis début 2013. L'IRC dispose de quatre bureaux de terrain (Bocaranga, Kaga Bandoro, Zemio et Ndele) en plus d'un bureau central à Bangui. Depuis 2007, elle a construit des relations étroites avec les communautés locales, les leaders communautaires, les autorités locales et d'autres acteurs locaux et internationaux. Aujourd'hui, l'IRC est l'un des principaux acteurs humanitaires travaillant dans les préfectures d'Ouham Pende, de Nana Gribizi et de Zemio, mettant en œuvre des programmes dans les domaines de la santé, de la protection et de l'autonomisation des femmes, de la protection des enfants et de l'état de droit, ainsi que du relèvement précoce et du développement. L'expertise technique, les capacités logistiques, la connaissance et la compréhension du contexte local ont permis à IRC de jeter les bases d'une extension et d'un approfondissement de ces services afin d'atteindre davantage de personnes et de répondre aux besoins d'urgence à une plus grande échelle, dès lors que des financements supplémentaires sont assurés.

I- Aperçu du poste

Sous la supervision directe du Directeur des Operations, le Responsable de l’Administration (Admin Manager) sera chargé d'améliorer l'exécution efficace et en temps voulu des projets d'entretien importants de l'organisation, ainsi que l'entretien régulier des installations et équipements immobiliers d’IRC à Bangui, des espaces partagés et des résidences du personnel expatrié, en respectant toujours des normes techniques et professionnelles élevées.

Responsabilités Majeures

Appuyer le département des Operations pour toutes affaires relatives à l’administration à Bangui.

Responsabilités Spécifiques

GESTION ADMINISTRATIVE DES AFFAIRES COURANTES DU BUREAU DE BANGUI

· Effectuer le rapport des activités administratives au Directeur des Operations

· Gérer le Box électronique Administratif afin d’avoir à jour tous les archivages de la section et tous documents nécessaires à la gestion administrative du bureau (contrat, fichier de suivi, …) ;

· Gérer les courriers administratifs de l’Organisation

· Gérer et faire le suivi des activités auprès des partenaires admin (UNHAS, service de nettoyage, etc.)

· Gérer les arrivées et départs des collègues internationaux (suivi des réservations d’hôtel, etc.)

· Gérer les équipes administratives et effectuer le suivi de leurs activités

· Gérer les affaires courantes quotidiennes du bureau ;

ENTRETIEN DES INSTALLATIONS

· Inspection et réparation des installations du bureau en développant une base de données agile d'entrepreneurs et en entretenant des relations avec eux ; pour divers types de travaux d'entretien et de rénovation/amélioration des propriétés.

· Veiller a ce que les espaces de travail dédiés soient respectés et utiliser de manière adéquate ;

· Veiller au respect des exigences réglementaires des contrats de maintenance, nettoyage et entretien.

· Tenir à jour les dossiers des installations, par exemple les copies des baux, les inventaires et les dossiers d'entretien et effectuer la mise a jour du tableau de suivi administratif.

· Contribuer à la planification financière et à la prévision des dépenses de la ligne budgétaire de l'entretien des installations.

· Coordonner avec toutes parties prenantes la gestion de toutes les propriétés louées à Bangui (Guest et Bureaux).

· Responsable du développement de plans à long terme pour la réalisation de réparations et d'améliorations des immobilisations.

· Superviser les projets de tous les travaux importants d'entretien, de rénovation ou d'amélioration des biens immobiliers.

· Superviser les équipes de nettoyage ;

PROPRIÉTÉS LOUÉES AU PERSONNEL EXPATRIÉ (Guest et Appartements individuels)

· Gestion administrative des Guests et appartements individuels (gestion des contrats, des paiements de loyers, des entretiens…)

· S'assurer que les propriétés sont en bon état lors du départ des personnels et veiller à ce que le personnel rende compte correctement de tous les dommages et pertes.

· Assurer la liaison avec le département des finances en ce qui concerne le paiement et le recouvrement des dépôts de loyer.

· Faire le suivi des différentes recharges : gaz, compteur électrique et eau, abonnement décodeur, etc.

· Effectuer le paiement des factures.

· Dispatch dans les différentes installations les stocks de matériels d’hygiènes et suivi hebdomadaire.

· Superviser les tournées de relevé d'index de compteurs de manière hebdomadaire dans les installations.

Qualifications

· moins 5 ans d'expérience pratique dans la gestion administrative et l'entretien des installations. -----------------------------------------------------------------------------------------------------

· Excellentes aptitudes à la communication, à l'influence et à la négociation. ------------------------------------------------------------------------------

· Bonnes capacités d'organisation et d'administration. --------------------------------------------------------

· Un fort esprit d'équipe. --------------------------

· Capacité à travailler avec un minimum de supervision. -------------------------------------------------------

· Capacité d'adapter une approche flexible pour répondre aux besoins de l'entreprise.

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I- Caractéristiques personnelles :

• Parfaite intégrité personnelle.

• Solides compétences pour travailler en équipe.

• Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples

• Esprit d'équipe et aptitudes en résolution de problèmes

Education : Bac +2 (au minimum) en Gestion des Administrations ou un diplôme similaire

Language Skills: Français nécessaire

N****ormes de conduite professionnelle: Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

Candidats nationaux vivant à l’étranger : IRC s'efforce d'attirer, de motiver et de retenir du personnel national qualifié dans nos programmes. Nous encourageons fortement les candidats nationaux ou nationaux de la diaspora à postuler ce poste. Si vous êtes un ressortissant du pays dans lequel ce poste est basé et que vous résidez actuellement en dehors de votre pays d'origine et que vous possédez plus de deux ans d'expérience professionnelle internationale, l'IRC a mis en place un package de soutien pour la prise de service au pays et une rémunération attractive.

VI - COMMENT POSTULER

Les personnes intéressées par cette offre sont priées de soumettre leurs dossiers de candidature sous le lien:

Les dossiers de candidatures doivent comporter :

· Une lettre de motivation adressée à la Coordinatrice RH de l’IRC en RCA;

· Un curriculum vitae à jour avec 3 références professionnelles;

· Les copies des diplômes, certificats de travail, attestation de service rendu ou de formation

· Copie du passeport ou de la CNI

N.B : Seul.es les candidat.es présélectionné.es seront contacté.es

• Les candidatures féminines sont encouragées

• Les dossiers incomplets ne seront pas considérés

• La date limite de dépôt des candidatures est le 30 Mars 2023 à 17h 00’.

Added 1 year ago - Updated 8 months ago - Source: rescue.org