Admin/Log Cordinator Maradi

Plan International, est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) de solidarité internationale, qui œuvre pour un monde plus juste et durable qui fait progresser les droits des enfants, en particulier ceux des filles, et l’égalité entre les filles et les garçons.

Nous sommes convaincus du pouvoir et du potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En collaborant avec les enfants, les jeunes, nos défenseurs et nos partenaires, nous essayons d’obtenir un monde juste, en abordant les causes des obstacles que les filles et tous les enfants vulnérables doivent surmonter.

Nous soutenons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Grâce à notre portée, notre expérience et nos connaissances, nous favorisons les changements dans la pratique et la politique au niveau local, national et global.

Depuis plus de 85 ans, nous bâtissons de puissants partenariats pour les enfants et nous sommes actifs dans plus de 75 pays.

Pour parvenir à un plus grand changement dans la vie des enfants avons besoin de personnes audacieuses, avant-gardistes et innovantes pour diriger et mettre en œuvre nos opérations au niveau national, conduire le changement et obtenir des résultats qui nous permettront de transformer la vie de 100 millions de filles dans le monde.

Poste **: (01)** Coordinateur de l’Administration et de la Logistique/ Procurment and Logistic Coordinator

Lieu : Maradi

Répondant **: Chef de Bureau**

Type de Contrat : CDD avec possibilité de renouvellement selon les performances et la disponibilité budgétaire.

1. Description du poste :

Dans le cadre de la mise en œuvre de la Stratégie Pays de Plan International Niger, le Coordonnateur de la Logistique et des Achats Maradi a pour mission d’accompagner le bureau dans la planification et la coordination des procédures d’achat et logistiques. Identifier les moyens de rationaliser des pratiques et processus tout en veillant au respect des mesures de contrôles appropriées, afin de réagir rapidement aux besoins des services demandeurs et produire les meilleurs résultats au profit des enfants et particulièrement les filles.

2. Dimension du rôle

Sous la responsabilité hiérarchique du Chef du bureau et la supervision technique du Directeur de la Logistique et des Achats, le Coordonnateur de la Logistique et des Achats apportera ses compétences à la réalisation des activités achats et logistiques dans le cadre d’appuis aux opérations de Plan International Niger, dans un objectif de performance de l’organisation auprès de ses bénéficiaires. Il / Elle doit œuvrer dans sa fonction avec efficacité et efficience.

3. Tâches et responsabilités principales

1. Assurer la conformité des politiques et procédures de Plan International sur tout le circuit d’achat

   • • • Contrôle le respect des politiques et procédures sur toute la chaîne d’achat afin de garantir qu’elles sont conformes vis-à-vis des exigences de plan international ;
   • Informe rapidement son superviseur de tout sujet de préoccupation lié à des violations potentielles ou soupçonnées des politiques et procédures ainsi qu’en cas de signaux d’alerte de fraude ;
   • Fait tous les Contrôles diligentés (visites des fournisseurs, analyse des données historiques, antiterroriste screening, etc.) pour les Fournisseurs nouveaux avant toutes contractualisations ;
   • Vulgarise et veille aux respects des procédures d’achat ;
   • S’assure que tous les prestataires de services et fournisseurs comprennent et signent des politiques annexées aux contrats et bons de commande.

2. Gérer le processus d’achat de façon optimale, transparente et garantissant le meilleur rapport qualité/prix

• Exécute les différentes étapes du processus d’achat de biens et services ;
• Responsable de la préparation des consultations pour les achats décentralisés concernant le fonctionnement du bureau et l’effectivité des activités du programme ;
• Coordonne les ouvertures et analyses des offres, assiste le comité et s’assure de la transparence ;
• S’assure que le choix des offres sont faits sur la base de la meilleure combinaison optimale intégrant tous les aspects du contexte, délai, … ;
• Responsable de l’élaboration des bons de commandes et contrats assure le suivi des délais d’exécution ;
• Responsable du suivi des contrats et autres accords (pour une meilleure application des dispositions contractuelles afin de, protéger les intérêts de l’organisation) ;
• Contrôle les liasses des pièces justificatives des CCDD (demande de paiement, facture, marchés, bon de commande) ;
• Prépare et suit les plans d’achat du bureau, produit un rapport périodique du niveau d’exécution, interpelle sur les retards et tout autre aspect nécessitant des actions ;
• Prépare les demandes de paiement en s’assurant de l’exhaustivité des pièces qui doivent être dans le dossier ;
• Assure l’évaluation de performance des fournisseurs et les feedbacks pour garantir pour l’organisation des fournisseurs fiables crédibles et efficaces

3. Planification des achats, rapportages, bases de données et archivages

• Suit les indicateurs de performance du Procurement dans SAP ;
• Participe à la planification, à l’élaboration et au suivi du budget du bureau ;
• Dirige le processus de mise en place des plans d’achat en coordination avec le Directeur de la Logistique et des Achats ;
• Informe régulièrement les demandeurs sur le statut de leurs demandes d’achat et propose de des orientations et solutions pour toutes difficultés et blocages dans le processus ;
• Tient à jour une liste des prix estimatifs et la partage chaque trimestre ;
• Tient à jour une liste des fournisseurs avec tous les détails sur leurs historiques et performances ;
• Tient à jour de façon simple, accessible et bien exploitable, les archives de tous les dossiers d’achats conformément aux directives de l’organisations.

4. Assurer le renforcement de capacités périodiques et continus des staffs et des fournisseurs

• Identifie les besoins en formations des staffs programmes et opérations sur la base des demandes ou des insuffisances constatées et prépare un plan de formation en matière de procurement ;
• Organise les formations périodiques sur les politiques, les outils et les procédures d’achat à l’endroit des staffs programme et opération sur la base des besoins identifiés et selon le plan ;
• Encadre et renforce les capacités en continus les staffs sous sa supervision (si applicable) ;
• Apporte des conseils et orientations au cas par cas et au besoin à l’endroit des demandeurs des achats et des fournisseurs pour assure les respects des règles et principes en matière des achats ;
• Organise des rencontres périodiques formatives et d’information à l’endroit des fournisseurs de plan international sur les politiques, procédures des achats de l’organisation ;

5. Assurer les activités logistiques du bureau (Fleet, Warehouse et Asset)

• Gère les fournitures de bureau de façon à éviter des situations de ruptures qui pourrait retarder certaines activités des programmes et produit un rapport trimestriel de mouvements des stocks ;
• Responsable de la gestion de toutes les immobilisations du bureau et la mise à jour du registre et carte d’inventaire ;
• Responsable de l’utilisation et de la maintenance appropriées des équipements du bureau notamment : les photocopieurs, scanneurs, relieurs, imprimantes, téléphones etc ;
• Responsable de l’entretien et la sécurité des locaux ;
• Gère le parc moto/auto (Meilleure gestion du parc pour planifier et faciliter les déplacements des équipes dans l’exercice de leur fonction/ Meilleure prise en compte des frais de réparation et autres lies au fonctionnement des motos et auto) ;
• Prépare les programmes hebdomadaires d’utilisation des véhicules en collaboration avec les chauffeurs.

6. Assurer la Gestion Administrative du Bureau

• Responsable de l’administration du courrier Arrivée et départ, de la gestion des appels téléphoniques et des visiteurs ;
• Gestion du carburant (pour suivi de consommation en carburant des véhicules) et préparation des rapports mensuels de gestion du parc ;
• Enregistrement des données dans le système de Trackpoint ;
• Responsable du classement et de l’archivage des correspondances, des dossiers des projets ;
• Responsable de l’organisation des réunions et ateliers ;
• Promeut la diversité, l’égalité des sexes et l’inclusion pouvoir.

4. rELATIONS DE TRAVAIL CLES

Le/La Coordonateur (trice) de l’Adminstration et de la logistique est en relation directe avec :

• INTERNE : travailles-en étroite collaboration avec l’Administration du CO et des autres Bureaux régionaux ; les collègues.

• EXTERNE : Les fournisseurs de Biens & Services et les institutions techniques déconcentrées de l’Etat en charges des services généraux de base.

5. Connaissances, Compétences et Attitudes

Connaissance

• Diplôme supérieur (BAC + 5) en administration, gestion des affaires, en logistique et/ou achats ;
• Bonne vision globale de la dynamique de l’administration et de la logistique des projets d’urgences ;
• Compétences techniques avérées en gestion des affaires ;
• Bonne capacité rédactionnelle et bonne connaissance d’au moins une langue locale ;
• Bonnes pratiques du MS Office ;
• Très bonnes compétences en communication et relations interpersonnelle ;
• Une bonne expérience (5 années au minimum) dans un domaine similaire avec une ONG Internationale et/ou la pratique du logiciel ; de gestion SAP (ou équivalent) est un atout ;
• La maitrise de l’anglais est un atout.

Aptitudes

• Aptitudes à travailler au sein d’une organisation multiculturelle et dont les membres viennent de cultures et d’horizons divers ;
• Avoir un esprit de synthèse et de logique ;
• Bonne éthique et bonne capacité à gérer des informations confidentielles ;
• Très bonne capacité d’organisation et de gestion de temps ;
• Proactif, plein de ressources, axées sur les solutions et les résultats ;
• Une bonne capacité à délivrer des résultats dans un contexte de travail sous pression ;
• Avoir des capacités solides en gestion des relations ;
• Une bonne capacité à nouer des relations avec des personnes de tous niveaux, à l’interne comme à l’externe et demeurer très stratégique dans sa manière d’aborder chaque relation ;
• Une bonne capacité de gestion du stress s’avère très déterminante, une bonne capacité d’adaptation, un bon esprit communicatif et une bonne dynamique, orienté(e) vers la prévention, la solution et le bon sens s’avèrent déterminants ;
• Disposer des qualités tel que la transparence, l’impartialité et l’équité ;
• Être de nationalité nigérienne ;
• Etre rigoureux et avoir le sens du détail.

LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

Nous sommes ouverts et responsables

Nous nous efforçons d'avoir un impact durable

Nous travaillons bien ensemble

Nous sommes inclusifs et responsables

DOSSIER DE CANDIDATURE :

Les candidats intéressés par ce poste peuvent soumettre leur candidature à travers le lien :

https://career5.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareerpvt?jobId=48213&company=PlanInt&st=E1152BC715AF0E0579DB39AC4D2B0263D908380A

Les candidats doivent envoyer leur candidature au plus tard le 27 novembre 2023

Aucune candidature physique ne sera acceptée.

Seul (e) s les Candidat (e) s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

Les Candidatures féminines sont vivement encouragées.

Plan International a adopté une Politique de Protection de l’Enfant qui fait partie intégrante de ses procédures de recrutement.

Plan International promeut l’égalité des chances à l’emploi puis est un environnement non-fumeur.

Plan International Niger incarnant des valeurs n’accepte aucun cas de fraude (tolérance zéro).

Plan International s’engage à assurer la sécurité et la protection des enfants, des jeunes et des adultes vulnérables dans toute leur diversité et dans tous les aspects de notre travail. Faites comme nous ! Dite Oui à la sauvegarde des enfants et des jeunes.