Admin. Intern

Overview

Assist with administrative tasks in a timely and effective manner

You have:

• Recent graduate from a accredited university program within the last two years.
• Completed at least two years of university studies in a relevant field.
• Graduate student or undergraduate in Administration, Economics, Accounting or related studies.
• Intermediate level of English proficiency.
• High proficiency in IT tools.
• Knowledge of the southwestern region of Colombia is desirable.
• Strong sense of responsibility and ability to prioritize strategic activities.
• Excellent interpersonal skills and ability to work in a team.
• Commitment to organizational ethics and respect for diverse cultures and ideologies.

Hardship Level (not applicable for home-based)

A (least hardship)Family Type (not applicable for home-based)

FamilyStaff Member / Affiliate Type

InternshipTarget Start Date

2024-08-12Job Posting End Date

August 5, 2024Terms of Reference

La Posición El área de Administración y Finanzas, en Cali, Colombia, requiere de un/a pasante para el apoyo en las tareas administrativas que permitan una respuesta efectiva, eficiente y oportuna a las necesidades de las diferentes unidades de la organización y una adecuada gestión y asesoría al equipo de la Sub Oficina Cali acorde con las Políticas y Procedimientos Administrativos del ACNUR. Tareas y Responsabilidades Bajo la supervisión directa del Asociado de Administración, el/la Pasante llevará a cabo las siguientes tareas: •Apoyar las actividades administrativas relacionadas con la planeación, ejecución y seguimiento de los procesos de la Regional Cali. •Apoyar en seguimiento del presupuesto administrativo asignado en el año para las oficinas de Cali, Buenaventura, Popayán y Mocoa. •Apoyar los procesos de contratación y compras de bienes o servicios (seguimiento y actualización del Plan de Compras) requeridos para el funcionamiento de las oficinas ubicadas en Cali, Buenaventura, Popayán y Mocoa (Contacto con proveedores, elaboración de términos de referencia, solicitud de cotización, elaboración de Ordenes Compra/Servicios, solicitudes de creación de proveedores); •Realizar un seguimiento continuo a la tabla de control de asistencia del personal, control de ausencias personal Non Staff; •Apoyo en la revisión y seguimiento en la presentación de las bitácoras de Combustible y Mantenimientos de los vehículos asignados a la Sub-Oficina Cali. •Apoyar en la organización del archivo digital. •Brindar apoyo logístico para las diferentes reuniones organizadas por el área administrativa y redactar actas de reuniones. •Otras actividades que sean solicitadas por el supervisor. Requisitos Mínimos Requeridos Para poder optar a un puesto de prácticas, los candidatos deben cumplir los siguientes requisitos: - Ser recién graduado (haber finalizado sus estudios en los dos años anteriores a la solicitud) de un programa de estudios de grado/licenciatura de una universidad o centro de enseñanza superior acreditado por la UAI/UNESCO. - Haber completado al menos dos años de estudios universitarios en un campo relevante o de interés para el trabajo de ACNUR.

Perfil y Habilidades Deseadas • Estudiante graduado de pregrado/posgrado en: Administración de empresas, economía, o Contabilidad Pública o estudios relacionados.

• Deseable que cuente con conocimiento de la región suroccidente de Colombia.

• Manejo de herramientas Informáticas: Alto

• Nivel de Inglés: Intermedio

• Competencias:

o Alto sentido de responsabilidad y disposición para la priorización de actividades estratégicas. o Alta capacidad de relacionamiento con funcionarios y proveedores. o Compromiso organizacional, trabajo autónomo, resolución de conflictos y adaptabilidad al cambio. o Excelentes relaciones interpersonales, capacidad de trabajo en equipo, responsabilidad y disciplina, alto grado de confidencialidad, lealtad a la Organización, formación en valores, conducta y principios éticos que le permitan mantener la imparcialidad e interactuar adecuadamente con funcionarios internacionales/nacionales, manteniendo el respeto hacia diferentes culturas e ideologías.

Condiciones Se trata de un puesto a tiempo completo/parcial con un horario de trabajo lunes a jueves 8:30 am – 5:45 pm viernes: 8:30 am 4:30 pm. (40 horas semanales). El candidato seleccionado será asignado para apoyar al equipo en Cali. Los costos y trámites asociados a visas, estadía, seguros médicos o equivalentes son responsabilidad del/de la pasante. ACNUR proporcionará un subsidio mensual. ACNUR no se hace responsable por el seguro médico del/de la pasante ni por costos asociados a accidentes o enfermedades incurridos durante la pasantía. La aceptación de la pasantía estará sujeta a la presentación de un seguro médico y de accidentes, válido para el lugar donde se desarrollará la pasantía, así como de todos los demás documentos requeridos para la vinculación de pasantes. Si la pasantía se realiza como requisito para obtener un título, la aceptación de la misma está sujeta a la presentación de la constancia de afiliación y pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales del/la estudiante tramitada por la Universidad, Institución Universitaria o de Educación Superior; así como a la entrega de documentos de los demás documentos requeridos para la pasantía. Si la práctica se realiza de manera independiente, es necesario en todo caso presentar la constancia de la ARL correspondiente. En caso de que la Evaluación de Riesgo de Seguridad (SRA) cambie durante la ejecución de la pasantía, existe la posibilidad de que esta se suspenda con el fin de proteger la integridad del/de la pasante.

El/la pasante no podrá salir de misión a lugares que estén fuera del país donde se acepta la pasantía.Standard Job Description

Required Languages

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Desired Languages

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Additional Qualifications

Skills

Education

Certifications

Work Experience

Other information

This position doesn't require a functional clearance Home-Based

No

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Potential interview questions

Added 2 years ago - Updated 1 year ago - Source: unhcr.org