Adjoint(e) de bureau (Office Associate)

Organizational Setting

Le poste est situé dans le bureau décentralisé (Représentation de la FAO en RDC)..

Main Purpose

L’adjoint(e) de bureau dirige et coordonne les fonctions d’appui et de gestion administrative du Bureau. Il ou elle assure la bonne circulation du travail et des informations au sein du Bureau, en définissant les priorités et en organisant le travail quotidien. Cette fonction exige une connaissance et une interprétation approfondies des politiques, des procédures et des pratiques du Bureau. Le ou la titulaire du poste fournit des orientations sur les procédures aux gestionnaires ainsi qu’au personnel de la division/département ou du site.

Supervision Received/Exercised

L’adjoint(e) de bureau rend compte au directeur de la division/du bureau. Il ou elle agit en toute indépendance, en faisant preuve d’un haut niveau d’initiative et de jugement autonome. La supervision dont il ou elle fait l'objet est axée sur la facilitation de la prestation de services. Le ou la titulaire du poste organise et supervise de manière efficace les autres membres du personnel d’appui de bureau et fournit les orientations et la formation pertinentes.

Working Relationships

Le ou la titulaire du poste interagit avec un ensemble de managers, d’employés et de collaborateurs aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Organisation. Les relations de travail peuvent avoir lieu à un niveau élevé de l’institution, exigeant un très bon sens de la communication et de l'expérience dans la gestion des problèmes.

Key Functions/Results

• Analyser, gérer et contrôler un volume large, varié et complexe de correspondance et de documentation, souvent de nature confidentielle et sensible ; assurer l’acheminement, les réponses, la priorisation, l'exactitude, la cohérence, la traduction informelle et la ponctualité ; attirer l’attention du superviseur sur les questions complexes, sensibles ou prioritaires ;
• Fournir des informations et orientations au personnel à tous les niveaux de l’unité organisationnelle ; assurer la compréhension des intentions et des échéances ;
• Organiser les rendez-vous et les déplacements de mission, tenir à jour le calendrier du superviseur et accueillir les visiteurs ;
• Organiser les réunions de haut niveau, finaliser les agendas et les invitations, assurer la production et la distribution de documentation, prendre des notes, préparer les comptes rendus et effectuer un suivi des actions nécessaires ;
• Organiser et coordonner le travail effectué par d’autres membres du personnel d’appui administratif ; coordonner les activités dans l’ensemble de la division, telles que les enjeux de direction, les échéances et autres requêtes ;
• Définir les procédures internes et les systèmes de suivi de la correspondance et autres documents ; vérifier que le travail soit accompli conformément aux normes de l’Organisation ; surveiller l’avancement du travail ;
• Répondre aux demandes écrites et rédiger les réponses préliminaires à des demandes exceptionnelles ; coordonner les réponses à des demandes sensibles au nom du superviseur ;
• Effectuer le suivi de la préparation des rapports, de la correspondance, des notes d’information et autres documents ; passer en revue les documents et modifier leur format ou leur style en accord avec les pratiques établies ; effectuer des recherches et préparer les contenus de briefing pour le superviseur ; assurer la traduction informelle de documents vers une autre langue officielle ;
• Evaluer les besoins en continu d’appui du Bureau, adapter la prestation de services à l’évolution des besoins et résoudre les problèmes opérationnels selon les besoins ;
• Assurer le lancement de différentes transactions dans les systèmes administratifs informatisés de l’Organisation ;
• S’acquitter d’autres tâches selon les besoins.

Impact Of Work

Le travail du ou de la titulaire du poste influe directement sur le bon fonctionnement et sur l’efficacité du Bureau. Il ou elle joue un rôle de premier plan dans la coordination et l'exécution des services d'appui administratif, permettant à la division de s'acquitter de son mandat.

CANDIDATES WILL BE ASSESSED AGAINST THE FOLLOWING

Minimum Requirements

Education: Éducation du niveau de fin d’ études secondaires

Experience: Cinq ans d’expérience pertinente en gestion et travail d’appui administratif.

Languages: Connaissance pratique (niveau C) du français

IT Skills: Très bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.

Competencies

• Être axé(e) sur les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Technical Skills

• Connaissance approfondie des normes en matière de communication et de documentation.
• Connaissance approfondie d’un système informatisé institutionnel d’information financière, de voyages, des ressources humaines.
• Niveau de connaissance de la structure de l’Organisation, des politiques et des procédures administratives ainsi que des questions de protocole.
• Grande expérience dans la fourniture d’orientations et de supervision au personnel subalterne des services généraux.
• Capacité de rédaction de correspondance courante et complexe, ainsi que de relecture de textes, de correspondance sortante et de documents formels.

Desirable Qualifications And Skills

• Très bonne connaissance de la structure de l’Organisation.
• Connaissance limitée (niveau B) de l’une des autres langues de la FAO (anglais, arabe, chinois, russe ou espagnol).

Assessment

Evaluation of qualified applicants may include an assessment exercise and a technical / competency-based interview.