Adjoint.e aux opérations

Contract

This is a LICA-6 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 6 years of experience, depending on education. More about LICA-6 contracts.

Background Information - Job-specific

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique, des services d’excellence en matière de gestion de projets, d’infrastructures, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats et de protection de l’environnement.

Implémenté à partir du Burkina Faso, le présent projet se déroulera non seulement au Burkina Faso mais au Niger et Mali aussi. Cette zone transfrontalière s'appelle le Liptako-Gourma.

Le projet d’électrification de la zone du Liptako-Gourma viendra en support à l’électrification rurale à travers des systèmes d’énergie renouvelable tout en contribuant au développement économique et social des communautés de cette région à l’aide de systèmes fiables et durables afin d'avoir d’avoir accès à une source d’énergie dite propre. Le projet s’étend sur la zone frontalière entre le Mali, le Niger et le Burkina Faso appelée le Liptako-Gourma.

De façon spécifique, le projet a les objectifs les suivants:

• Fournir un système de production électrique fiable et durable, hors réseau afin de fournir du courant aux foyers des zones ciblées du Liptako-Gourma.
• Contribuer au développement socio-économique des communautés avec la mise sur pied d’activités génératrice de revenue supportées par le système énergétique, en visant en particulier les femmes et la jeunesse comme partie prenante clef.
• Participer à la création d’un environnement sensible au genre et ouvert à l’épanouissement, en incluant un système régulatoire et un environnement législatif propice au développement des énergies renouvelables, des installations hors-réseau et du secteur privé des trois pays.
• Apporter du soutien à la contrepartie gouvernementale dans sa coordination dans les trois pays et sa promotion de la production d’énergies renouvelables et l’électrification des zones rurales.

Functional Responsibilities

Sous la supervision du Chef de Projet et du/de la chargé·e principal·e d'appui à la gestion du projet, l'Adjoint.e aux opérations fournit le support logistique et administratif au projet en assurant un travail minutieux et précis. Il/Elle favorise une approche pro-client et innovatrice en lien avec les règles de l’UNOPS.

Il/Elle doit:

• Collaborer avec le/la chargé·e principal·e d'appui à la gestion du projet en ce qui concerne toutes les opérations logistiques et administratives du projet (comptabilité, logistique des déplacements, etc.)
• Porter assistance à la préparation des réquisitions pour tous les besoins contractuels du projet.
• Porter assistance aux vérifications et contrôles budgétaires du projet
• Établir la liaison avec l’Unité d’achats centrale pour établir les bons de commandes, contrats, facturation, demande de paiements, etc.
• S’assurer que tous les documents relatifs aux achats, contrats, réception des biens, certification des services, comptabilité et codification, et tout autre document nécessaire aux paiements pour les fournisseurs de tout type (contractant, consultant, fournisseurs de services, etc.) soient en règle et enregistrés dans les systèmes de gestion de projet de l’UNOPS. Il/elle maintient les documents physiques du projet classés selon les normes UNOPS.
• Porter assistance au maintien à jour du budget du projet, incluant tous les bureaux terrain.
• Fournir la logistique du projet et effectuer le contrôle et la gestion des actifs.
• S’assurer que les équipements sont correctement entretenus et sont stockés de façon sécuritaire, etc.
• Effectuer la vérification et consolidations des statistiques mensuelles de la flotte véhicule du bureau.
• Effectuer les paiements liés au fonctionnement courant des bureaux (électricité, internet, eau, maintenance, etc.)
• Maintenir les livres de comptabilité à jour et informer le Chef de projet de façon hebdomadaire.
• Prendre en charge toute autre tâche requise par le projet ayant rapport à l’administration et la logistique.

Suivi du progrès

• Assiste l’équipe dans le suivi des progrès des activités, au niveau administratif.
• Maintient les livres de facturation à jour.
• Effectue la vérification et la mise à jour des bons de commande des fournisseurs.

Produits

• Rapports minutieux des transactions du projet
• Documentation classée minutieusement dans le système de gestion UNOPS
• Suivi des achats et des contrats du projet.

Autres compétences

• Compte tenu du contexte du projet, une attitude positive et constructive envers les défis est essentielle. L’Adjoint(e) aux opérations doit être dynamique et à la recherche de solutions innovatrices tout au long de l’implémentation du projet.
• Démontre un haut niveau éthique et professionnel en ayant une ouverture et transparence dans son travail et envers tous les collègues.

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Education/Experience/Language requirements

Education - Le diplôme d'études secondaires est requis. - Un diplôme universitaire en Business Administration, Finance et/ou Marketing, Logistique et/ou Comptabilité est un avantage.

Expérience

• Au moins 6 ans d'expérience professionnelle en administration, logistique, services, gestion de contrat pour un titulaire d’un diplôme secondaire; ou 2 ans d’expérience professionnelle en administration, logistique, services, gestion de contrat pour un titulaire d’une maîtrise (Bachelors) est requis
• Expérience dans les régions du Sahel est fortement recommandée.
• La connaissance des systèmes de gestion de projet ainsi que des réglementations UNOPS est un atout.
• Une connaissance poussée en informatique est exigée.

Connaissances linguistiques

• La maîtrise du français est requise.
• La maîtrise de l’anglais est un avantage.
• La maîtrise des langues locales est un avantage.

Contract type, level and duration

Contract type: Local Individual Contract Agreement (LICA) Contract level: LICA-6 Contract duration: Open-ended

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Équilibre entre le travail et la vie personnelle: L'UNOPS accorde de la valeur à son personnel et reconnaît l'importance de maintenir un équilibre entre les responsabilités professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en la matière et offrons plusieurs possibilités d'horaires flexibles. Cette politique s'applique au personnel de l'UNOPS et pour tout type de contrats.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter , avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires. Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.