Adjoint·e aux achats

Contract

This is a LICA-6 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 6 years of experience, depending on education. More about LICA-6 contracts.

Background Information - Job-specific

Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies soutenant la mise en œuvre efficace des projets de ses partenaires dans les domaines humanitaire, de la consolidation de la paix et du développement. Conformément à son mandat, l’UNOPS est une ressource centrale des Nations Unies et fournit des services durables en matière de gestion de projets, d’achats et d’infrastructures à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’entités onusiennes. Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, là où ils en ont le plus besoin. À tout moment, l’organisation met en œuvre environ 1000 projets pour ses partenaires, contribuant à des résultats sur le terrain, souvent dans des contextes parmi les plus difficiles au monde.

Basé au Burkina Faso, le projet compte des activités au Niger, Sénégal et Burkina Faso.

Au Burkina Faso, depuis la crise politique de 2014, la situation sécuritaire s'est fortement dégradée au Burkina Faso, notamment dans les régions frontalières avec le Mali et le Niger.

Face à cette situation, l'INL soutient les forces de sécurité burkinabè, notamment la Police Nationale et la Gendarmerie Nationale, toutes deux sous tutelle du Ministère de l'Intérieur (MdI), et la Direction Générale de l'Administration Pénitentiaire (DGAP) sous tutelle du Ministère de la Justice (MJ), dans le cadre de ce projet. Les académies de formation de la Police nationale et de la Gendarmerie nationale disposent d'un équipement informatique limité et obsolète, ce qui les empêche de préparer adéquatement leurs stagiaires à leur travail professionnel. De même, de nombreux postes de police ne disposent pas d'une connectivité et d'une assistance informatiques de base. L'appui de l'UNOPS a été sollicité pour l'acquisition d'un certain nombre d'articles qui permettront d'améliorer le fonctionnement et les résultats des quatre principales écoles de police et des dix commissariats de police dans les zones reculées où les ressources sont les plus urgentes. Dans le cadre du DGAP, l'appui de l'UNOPS est également demandé pour la rénovation de la prison de haute sécurité de Ouagadougou.

Du côté du Niger, l'INL soutient l'Office Central de Répression du Trafic Illicite des Stupéfiants (OCRTIS) du Niger depuis 2019, principalement sous la forme de conférences régionales et de formations ILEA pour les membres de l'unité. L'INL-Niger a récemment identifié l'OCRTIS comme un partenaire solide avec lequel travailler pour lutter contre la criminalité transnationale organisée, et plus particulièrement le trafic de drogue. L'organisation est confrontée à de multiples défis dans ses efforts de lutte contre la criminalité transnationale organisée et le trafic illégal de drogues, notamment un approvisionnement insuffisant en matériel d'enquête et de détection, un manque de véhicules, des bureaux administratifs mal équipés et une infrastructure organisationnelle faible. En 2021, l'INL a lancé une évaluation des capacités opérationnelles et des lacunes de l'OCRTIS, en mettant l'accent sur les lacunes des politiques et procédures institutionnelles, des compétences et des pratiques d'enquête, des mécanismes de documentation des affaires, des mécanismes de collecte et de sécurisation des preuves, et de l'efficacité de la collaboration avec les procureurs. Par conséquent, l'INL a demandé à l'UNOPS d'acquérir une liste d'équipements pour soutenir les capacités opérationnelles de l'OCRTIS.

Au niveau du Sénégal, l'INL a demandé l'appui de l'UNOPS pour améliorer l'Académie de formation, soutenir l'amélioration de la sécurité, et soutenir l'amélioration de la gestion des cas par la mise à niveau des systèmes informatiques. Leur logiciel fonctionne sans internet dans chaque centre de détention. L'équipement informatique permettra de déployer ce logiciel dans les autres établissements pénitentiaires.

En outre, les récentes manifestations du printemps 2021 ont révélé les vulnérabilités du Sénégal, la réponse des forces de l'ordre ayant été inadéquate. La direction de la police nationale sénégalaise (SNP) a diagnostiqué qu'un manque d'équipement d'ordre public a eu un impact négatif sur les performances, notamment des boucliers anti-émeutes, des matraques et des casques adéquats. Alors que le Sénégal se prépare à accueillir plusieurs événements très médiatisés et à organiser des élections locales en 2022, il est essentiel d'assurer une réponse efficace en matière d'ordre public pour protéger la sécurité publique et renforcer la confiance des citoyens. L'UNOPS a été sollicité pour aider à l'acquisition de ces équipements au profit du Groupement mobile d'intervention de la police nationale et de l'Unité de lutte contre le trafic de drogue de la police nationale, tous deux opérant sous l'égide du ministère de l'Intérieur.

Objectifs et portée du projet L'objectif global du projet est de permettre aux administrations de sécurité ciblées du Burkina Faso, du Niger et du Sénégal de devenir plus efficaces dans leurs activités quotidiennes. Plus précisément, le projet vise à:

1. Acquérir des équipements pour les institutions ciblées chargées de l'application de la loi au Burkina Faso, au Niger et au Sénégal afin d'accroître leurs capacités opérationnelles ;
2. Renforcer la sécurité et améliorer les conditions de travail et de détention par des travaux de rénovation à la prison de haute sécurité de Ouagadougou.

Functional Responsibilities

1.Soutien aux services des achats

L'Adjoint.e aux achats fournira une variété de services d'assistance en matière de passation de marché, garantissant la cohérence et la qualité des étapes de travail effectuées, ainsi qu'un flux d'informations optimal:

• Rédiger la documentation des appels d'offres, des rapports d'évaluation et des soumissions d'attribution d'adjudication, en assurant la cohérence avec les règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation des marchés

• Préparer les RFP, RFQ et des ITB, et assurer la finalisation de la part de la personne autorisée

• Traiter les transactions d'achats dans l’ERP de OneUNOPS

• Préparer et suivre les contrats, les bons de commande et les LTA/BPA ou leurs modifications

• Maintenir et suivre le tableau de bord des contrats

• Traiter les factures pour les biens et services fournis en garantissant l'exactitude et l'exhaustivité de la documentation et le paiement en temps opportun en assurant leur suivi jusqu'à l'achèvement et informer les clients

• Recevoir, examiner, enregistrer et acheminer les communications entrantes et les demandes/factures d'achats

• Préparer des rapports, des tableaux, des graphiques, etc. en appliquant des compétences et des connaissances techniques en matière de présentations

• Préparer des statistiques et des rapports, y compris sur le volume des achats

• Entreprendre des actions de suivi de routine sur les achats

• Publier des annonces d'achats et de demande de prix

• Tenir à jour les rapports de suivi sur les activités d’achats et les travaux en cours

• Assurer le bon classement physique et électronique de tous les documents d'approvisionnement en conséquence

• Finalisation complète des spécifications des matériaux et des services selon les termes de références établis

• Coordonner avec l'unité logistique ou les équipes projets lors de la réception des biens, équipements et services en vue d'obtenir le bon rapport de livraison, le RIR (Rapport de réception et d'inspection)

• Guider et appuyer les équipes projets dans l’élaboration des rapports d’évaluation des fournisseurs

• Assurer la disponibilité de tous les documents justificatifs à des fins d'audit et d'examen.

2. Planification des achats

• Participer à l'implémentation de la stratégie et à l’élaboration des SOPs (Standard operating procedures) des achats et de la passation des marchés

• Élaborer un plan efficace des achats en collaboration avec les chefs de projets et l’équipe Procurement du HUB, SNMC

• Participer au maintien et à la mise à jour du système de monitoring et d’évaluation de tous les facteurs reliés au processus des achats

• Contribuer de manière effective à la mise en place de la composante « achats et approvisionnement s» du HUB SNMC

• Interagir avec les gestionnaires de projet dans le cadre de la préparation des documents suivants: documents d’appels d’offres, listes d'approvisionnement, bons de commandes, etc… selon les spécifications et les procédures d’achats et d’approvisionnement de l’UNOPS

• Préparer les rapports mensuels sur les questions de passation des marchés.

3. Gestion des appels d’offres

• Collaborer avec les équipes de projets/programmes pour l’examen et l’évaluation des offres et/ou propositions reçues

• Analyser les attributions de marché le plus adéquat à soumettre au comité LCPC ou à un autre organisme statutaire désigné

• Préparer les soumissions au comité HQCPC, ou à l'autorité d’approbation adéquat

• Organiser les réunions du LCPC (ou organe statutaire désigné) selon les besoins et communiquer au moins 24 heures à l'avance les documents pour examen

• Tenir à jour les dossiers du comité LCPC ou de l'organisme statutaire désigné

  4. Relations clients/parties prenantes et relations professionnelles

• Faciliter l'engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité avec l'équipe afin d’atteindre l’excellence opérationnelle

• Plus précisément, travailler activement avec les parties prenantes pour fournir et échanger des informations sur une variété de problèmes dans les processus d'achats et les transactions, afin de fournir des services corrects et en temps opportun

• Maintenir une relation transparente avec les parties prenantes afin de les informer tout le long du projet sur l’avancement des achats.

  5.Facilitation du partage des connaissances

• Entreprendre des actions de suivi de routine sur les problèmes de contrôle de qualité ou de gestion des connaissances pour le compte du superviseur et informer l'informer du statut

• Soutenir administrativement l'organisation et la prestation d'initiatives de formation et d'apprentissage pour le personnel en matière d'approvisionnement.

Produit final

L'adjoint.e aux achats a un impact direct sur la réalisation des résultats des unités concernées, les activités de projet, les services d'appui à la gestion des achats et des contrats, ce qui a une incidence sur la mise en œuvre rapide et efficace des services et livrables respectifs. Cela garantit la satisfaction du client et promeut l'image et la crédibilité de l'équipe et de l’unité business en tant que prestataire de services efficace dans les services d’appui aux projets. Cela renforce la position concurrentielle de l'UNOPS en tant que partenaire de choix en matière de développement durable et d’appui de projet dans le pays/la région desservie.

Contrôles de suivi et des progrès

L’adjoint.e aux achats sera responsable d’obtenir toute la documentation nécessaire à l'importation des items achetés dans le cadre de ce projet. Il fera le suivi des appels d’offres ainsi que des livraisons dans chaque pays.

Education/Experience/Language requirements

Education- Diplôme de Baccalauréat (BAC) exigé - Maîtrise/licence ou un master/PhD en achats, en logistique, en administration des affaires, en administration publique ou dans des disciplines équivalentes serait un atout et peut remplacer des années d’expérience mais n’est pas obligatoire.

Expérience

• Six (6) ans d'expérience pertinente dans les services d'appui à la passation des marchés dans des organisations nationales ou internationales publiques ou d'entreprise est requis avec un diplôme d'études secondaires (BAC)
• Expérience d’achat d’équipement reliés à la sécurité est un atout
• Expérience de passation de marché de contrats de travaux dans un contexte difficile est un atout
• Une expérience de travail avec différentes parties prenantes dans les pays en développement est souhaitable
• De l’expérience dans une organisation onusienne est souhaitable
• Dans les 6 ans d'expérience requise (avec le BAC) une expérience de deux (2) ans dans l’utilisation de logiciels bureautiques (MS Office) est requise
• Une expérience dans la gestion de systèmes de gestion de bases de données Web est un avantage
• Dans les 6 ans d'expérience requise (avec le BAC), un (1) an d'expérience dans l'utilisation de systèmes ERP est requise

Langue: - Une bonne connaissance du français est requise

• Une bonne connaissance de l’anglais est requise

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type, level and duration

1. Type de contrat: ICA (Contrat de Prestataire Individuel Local)
2. Niveau de contrat: LICA 6
3. Durée de contrat: Ouverte, sous réserve des exigences organisationnelles, disponibilité des fonds et performance satisfaisante

Pour plus d'info sur le contrat ICA merci de suivre le lien suivant:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx portunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.

• Harmonisation entre la vie personnelle et la vie professionnelle - L'UNOPS valorise ses contractants et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation entre le travail et la vie personnelle et nous offrons plusieurs options d’horaire de travail flexibles. Cette procédure s’applique à tous les types de contrats.

• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.

• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires. Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

Background Information - Senegal

Sénégal

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.