Stock Officer

Job Description

Dans le cadre de ses activités, IRC MALI est à la recherche d’un Officer Stock basé à Bamako.

Sous la supervision du Manager Supply Chain à Bamako, l’Officer Stock est responsable de la gestion des stocks, des biens et des entrepôts. Il est chargé de mettre en œuvre les politiques de gestion de stock et d'inventaire de l'IRC en ce qui concerne tous les produits et biens de la mission, y compris les inventaires annuels et de fin de projet, les comptages cycliques, le signalement des écarts, l'assurance qualité et la gestion de la chaîne du froid, le cas échéant. Il sera en charge des responsabilités suivantes :

Responsabilités spécifiques :

Réception et expédition des marchandises

- Recevoir et documenter les produits et biens provenant des fournisseurs et d'autres sources - Inspecter les marchandises lors de la réception et mettre à jour la documentation requise - Assurer la liaison avec le responsable de l'entrepôt et le responsable de la chaîne d'approvisionnement afin d'informer les programmes des éventuelles ruptures de stock et de fournir une mise à jour des niveaux de stock. - Organiser un système de chaîne du froid et s'assurer que les articles de la chaîne du froid sont traités de manière appropriée. - Inspecter les matériaux expédiés de l'entrepôt principal aux entrepôts des sites et mettre à jour les documents d'expédition appropriés. - Mettre en œuvre les procédures opérationnelles standard de la chaîne d'approvisionnement en matière de gestion des stocks. - Gérer tous les stocks de contributions en nature (CIK) et de subventions fermées. - Organiser le réapprovisionnement des articles en stock en fonction des besoins, sur la base des demandes d'achat approuvées et de la politique de gestion des stocks.

Documentation de l'entrepôt

- Mettre à jour régulièrement les fiches de stock (stock cards), les fiches d'emplacement (bin cards) et le système d'inventaire. - Mettre en œuvre les processus de documentation standard de l'entrepôt, tels que le rapport de livraison, les lettres de voitures, les récépissés, bordereaux d’expédition, les fiches de stock (stock cards), les fiches d'emplacement (bin cards)… - Maintenir les registres des entrepôts à jour pour toutes les entrées et sorties et les activités. - S'assurer que les horaires de fonctionnement des entrepôts sont à jour et qu'ils sont affichés dans un endroit visible de l'entrepôt.

Contrôles de l'entrepôt

- Participer aux exercices d’inventaires de fin d'année et de fin de projet et fournir des rapports précis à ce sujet. - Participer pleinement aux inventaires cycliques périodiques de 20% de tous les stocks. - Effectuer des contrôles internes périodiques de l'inventaire et documenter tous les résultats, les écarts et les rapprochements. - Mettre en œuvre les procédures (FIFO, FEFO, LIFO) pour les marchandises dans l'entrepôt. - S'assurer de la disposition efficace et effective des installations d'entreposage avec un aménagement approprié et des panneaux affichés de manière visible. - Assigner des tâches aux travailleurs occasionnels et les superviser.

Sûreté et sécurité des entrepôts

- Assurer la sécurité physique des entrepôts en limitant les visiteurs et les personnes non autorisées. - Mettre en œuvre et assurer des procédures de sécurité efficaces et compréhensibles. - Assurer l'entretien des bâtiments, des installations et des équipements des entrepôts. - Maintenir et documenter un programme efficace de lutte contre les parasites et nuisibles dans les entrepôts. - Entretenir et entretenir périodiquement les extincteurs.

Reportage / Capitalisation :

- Préparer et soumettre des rapports d'inventaires précis au superviseur dans les délais impartis. - Développer et mettre à jour les plans de distribution des marchandises des entrepôts, selon les besoins.

- Développer des plans d’amélioration liés à la gestion et à la sécurité des entrepôts

Divers

- Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur

Qualifications

- Avoir un diplôme supérieur en Logistique, Supply Chain, Approvisionnement, Gestion ou tout autre diplôme équivalent - Etre de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali; - Avoir une maîtrise du français et de la langue locale (parlé et écrit); la connaissance de l’anglais sera aussi un atout ; - Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word. La connaissance des ERP serait un atout. - Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans un poste similaire, de préférence dans les ONGs ; - Etre doté d’un sens d’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ; - Etre motivé, proactif, créatif ; - Etre bon communicateur ; - Etre capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ; - Etre apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel ; - Etre disponible immédiatement et n’avoir aucune incompatibilité au travail avec les ONGs. - Garantir une étique irréprochable dans l'accomplissement de toutes les tâches de la logistique sous peine de sanctions immédiate (incluant les fautes d'insuffisance, d'irrégularité et de fraude).