Senior Operations Manager

IRC - The International Rescue Committee

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Job Description

The IRC worked in Haiti from 2010 through 2016, initially launching an emergency response to the earthquake and later delivering child protection, water and sanitation, health, women’s protection and empowerment, and economic recovery programs in Port-au-Prince and beyond. Even with the closure of its country office in 2016, the IRC has continued to provide operational, technical, and financial support to a small number of Haitian NGO partners, including in response to the 2021 earthquake. Haiti was identified as one of 20 countries at greatest risk of a major new—or significantly worsened—humanitarian crisis over the year ahead in IRC’s 2023 and 2024 Emergency Watchlist given its political instability, gang violence, rising food insecurity, disease outbreaks, and climate shocks that could drive rapid escalation of the humanitarian crisis. In early 2023, IRC re-opened its Haiti operations and scaled up its emergency response with a fully partner-led response in Port-au-Prince and surrounding communities. The focus has been on neighborhoods highly affected by gang violence as well as limited access to healthcare and services for survivors of violence and/or cholera hotspot issues. IRC is also engaging with partners in the Artibonite and Ouest Departments to service unmet needs in those areas.

The IRC Emergency Humanitarian Access Unit (EHAU) led the initial emergency responses and support establishing a country program that can be fully transitioned under the Latin American (LATAM) region

Job overview

The Senior Operations Manager (OM) will assist the Head of Office in setting up appropriate facilities and services to support IRC's humanitarian work in Haiti. These facilities include functional workspaces/offices and accommodation, ensure appropriate and timely maintenance and any recommended security upgrades that may be required to meet IRC standards. The Senior OM will supervise a small team to provide support in the following areas: Procurement, inventory & asset management, transportation, administration, office services, and implementation of safety and security standards. The incumbent will also support the implementation of programs run by IRC partners and provide them with appropriate support.

The incumbent will directly supervise the Security Access Officer, Procurement Manager and Logistics Assistant and the security guards. He/she will work closely with the Partnerships Finance Manager and the Programs and Partnerships Manager. The position is based in Port-au-Prince, with possible travel to other parts of the country. He/she reports to the Haiti Head of office.

Specific responsibilities

Global Supply Chain

• With technical support from emergency and regional supply chain directors, develop and institute relevant GSC policies and procedures (SOPs) for Haiti operations.

• Responsible for all procurement of good and services for the country office. Ensure appropriate support documents and auditable records, including receipts, invoices, delivery reports and contracts for all transactions.

• Responsible to update the shared program cost of operating budget and spending plans in collaboration with Partnership Finance Manager.

• Support the implementation of IRC’s partners implementation programs.

• Conduct procurement of goods and services needed to support staff, office operations, guesthouses and other IRC facilities in Haiti.

• Conduct regular market surveys in key procurement categories to ensure that IRC is receiving best value for money.

• Implement and direct IRC standard Vehicle policies and procedures, with particular attention to safety and security issues.

• Manage and be accountable for the vehicle fleet, sourcing and contracting rental vehicles to meet programs and operations needs

• Evaluate, manage and monitor drivers.

• Ensure that appropriate vehicle movement and tracking systems are in place

• Ensure the timely routine maintenance and repair of vehicles and generators are undertaken.

• Ensure that all vehicles carry the required on-board documentation and that all documents are kept current (including insurance).

• Ensure that all vehicles carry log books that are accurately filled out by drivers and passengers

• Ensure that appropriate daily, weekly and monthly vehicle movement and tracking systems are in place.

• Ensure that vehicles and generators undergo routine maintenance and repair in a timely manner. Ensure that all vehicles have the required documentation on board and that all documents are kept up to date (including insurance).

• Ensure that all vehicles have logbooks accurately completed by drivers and passengers.

• Ensure that assets, property and supplies are tracked and used exclusively for legitimate purposes, efficiently and in compliance with donor regulations, while adhering to the guidelines and procedures set out in the Asset and Inventory Manual. Asset and inventory management systems must be established at the start of a program.

• Responsible for ensuring that all assets and inventories are controlled to guarantee efficient maintenance and prevent loss and theft.

• Responsible for submitting all required weekly, monthly, quarterly and annual reports according to the schedule already established by the global and local supply chain departments.

Administration

• Manage office and guest house leases and ensure that all facilities are adequately equipped (furniture and equipment) for current and anticipated future staffing needs.

• Ensure timely payment of all leases, utility bills and applicable taxes to the relevant parties.

• Coordinate acquisition of work permits, visas and other travel documents for international staff.

• Ensure due diligence checks for suppliers, vendors and service providers, and carry out site visits as required.

• Manage contracted and authorized suppliers in terms of quality, delivery times, value for money, etc.

Safety and Security

• Stabilize operational presence throughout the duration of the mission; maintaining living/working space and transportation (confirming contracts and reservations), and continuously reviewing security and comms protocols to ensure staff safety and security with technical support from Regional Safety and Security Director for Latin America (RSSD) and ERT Safety and Security Coordinator

• Support the Head of Office in managing critical incidents, escalating and reporting all incidents to the RSSD and global security leadership according to the crisis management matrix.

Other

• Any other relevant duties as assigned by supervisor.

Job requirements

• Excellent professional experience with a minimum of 3 years' professional experience in the field, including leading multi-sector humanitarian programs in complex operational environments.

• Knowledge of standard procurement procedures and practical processes (IRC or NGO experience preferred).

• Ability to negotiate and work with local suppliers, service providers, government agencies, partners and civil society. Experience in organizational capacity building and partnership building preferred.

• Ability to develop networks and build strong working relationships, as well as diversify program resources.

• Experience in managing security in a complex and rapidly changing context.

• Ability to multi-task and problem-solve under tight deadlines to produce quality results.

• Fluency in French and Haitian Creole. Professional command of English is an asset.

Working Environment: IRC’s office in Port-au-Prince with local travel to partner project sites as security and access permit.

L'IRC a travaillé en Haïti de 2010 à 2016, lançant d'abord une réponse d'urgence au tremblement de terre de 2010, puis mettant en œuvre des programmes de protection de l'enfance, d'eau et d'assainissement, de santé, de protection et d'autonomisation des femmes, et de redressement économique à Port-au-Prince et au-delà. Depuis la fermeture de son bureau national en 2016, l'IRC a continué à fournir un soutien opérationnel, technique et financier à un petit nombre d'ONG haïtiennes partenaires, notamment en réponse au tremblement de terre de 2021.

L'IRC renforce son soutien aux programmes menés par ses partenaires en Haïti en réponse à la récente escalade de la violence à Port-au-Prince et à l'augmentation des besoins humanitaires liés au choléra, à l'insécurité alimentaire, à la protection et au déplacement qui en découle. L'IRC travaille avec des ONG et des organisations communautaires locales qui ont l’expertise et la capacité de fournir des services d'urgence dans les communautés touchées, et établit des partenariats de nature collaborative pour financer, compléter et développer les activités de ces organisations. Les experts techniques de l'équipe d'intervention d'urgence (ERT) de l'IRC travailleront en étroite collaboration avec les partenaires haïtiens sur la conception et la mise en œuvre des programmes.

Description du poste

Le gestionnaire des opérations (Operations Manager / OM) aidera le chef de bureau à mettre en place les installations et les services appropriés pour soutenir le travail humanitaire de l'IRC en Haïti. Ces installations comprennent des espaces de travail/bureaux et des logements fonctionnels, assurent une maintenance appropriée et opportune et toute amélioration de la sécurité recommandée qui pourrait être nécessaire pour répondre aux normes de l'IRC. L'OM supervisera une petite équipe qui sera chargée de fournir un soutien dans les domaines suivants : Achats, gestion d’inventaire & asset, transports, administration, services de bureau, gestion des ressources humaines et mise en œuvre des normes de sûreté et de sécurité. Le titulaire du poste soutiendra également la mise en œuvre des programmes menés par les partenaires de l'IRC et leur apportera un soutien adéquat.

Le titulaire du poste supervisera directement le gestionnaire des achats, l’assistant en Logistique, l’agent de sûreté et de sécurité pour l'accès à l'aide humanitaire et les gardes de sécurité. Il travaillera en étroite collaboration avec le responsable financier des partenariats et le responsable des programmes et des partenariats. Ce poste est basé à Port-au-Prince avec des déplacements possibles dans d'autres régions du pays. Il est placé sous l'autorité du chef du bureau d'Haïti.

Responsabilités spécifiques

Chaîne d'approvisionnement mondiale

• Avec le soutien technique des directeurs de la chaîne d'approvisionnement régionaux et d'urgence, élaborer et mettre en place des politiques et des procédures pertinentes en matière de la chaîne d'approvisionnement locale pour les opérations en Haïti.

• Responsable de l'ensemble de l’approvisionnement en biens et de services pour le bureau national. Veiller à ce que toutes les transactions fassent l'objet de documents justificatifs appropriés et d'enregistrements vérifiables, y compris des reçus, des factures, des rapports de livraison et des contrats pour toutes les transactions.

• Responsable de la mise à jour du budget opérationnel du programme commun et des plans de dépenses en collaboration avec le responsable des finances du partenariat.

• Soutenir la mise en œuvre des programmes des activités des partenaires de l'IRC.

• Effectuer les achats de biens et de services nécessaires pour soutenir le personnel, les opérations de bureau, les maisons d'hôtes et toute autres facilité de l'IRC en Haïti en planifiant les achats, consolidant les demandes, regrouper les livraisons et en s’approvisionnant auprès des fournisseurs mondiaux ou locaux, pré-certifiés ou pré-qualifiés par l’IRC en se référant toujours aux Procédures Standards Opérationnelles (PSOs).

• Réaliser des études du marché régulières portant sur les principales catégories d'achats afin de s'assurer que l'IRC bénéficie du meilleur rapport qualité-prix.

• Evaluer les exigences de façon à planifier les achats. Ces exigences peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter aux exigences des donateurs, exigences opérationnelles, à la base des données fournisseurs et exigences en matière de capacité logistiques pour les projets programmes. -

• Mettre en œuvre et diriger les politiques et procédures standard de l'IRC en matière de gestion de la flotte automobile, en accordant une attention particulière aux questions de sûreté et de sécurité.

• Gérer et assumer la responsabilité du parc automobile, en déterminant les sources d'approvisionnement et les contrats de location de véhicules pour répondre aux besoins des programmes et des opérations. - Évaluer, gérer et contrôler les conducteurs.

• Veiller à ce que des systèmes appropriés de déplacement journaliers, hebdomadaires et mensuels et de suivi des véhicules soient en place.

• Veiller à ce que les véhicules et les générateurs fassent l'objet d'un entretien et d'une réparation de routine en temps opportun.

• Veiller à ce que tous les véhicules disposent de la documentation requise à bord et que tous les documents soient tenus à jour (y compris l'assurance).

• Veiller à ce que tous les véhicules soient munis de carnets de bord remplis avec précision par les conducteurs et les passagers.

Garantir que les actifs, le matériel de propriété et les produits d’approvisionnement soient suivis et utilisés exclusivement à des fins légitimes, de manière efficace et en conformité aux réglementations des bailleurs de fonds, tout en respectant les consignes et procédures établis dans le manuel des Asset et Inventaires. Les systèmes de gestion des actifs et des stocks doivent être établis au début d’un programme. Responsable pour se rassurer que tous les actifs et inventaires sont contrôlés afin de garantir une maintenance efficace et prévenir les pertes et vols. Responsable de la soumission de tous les rapports requis que ce soit hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels suivant le calendrier déjà établi par le service de la chaine d’approvisionnement globale et locale.

Administration

• Gérer les contrats de location des bureaux et de la maison d'hôtes et veiller à ce que toutes les installations soient suffisamment équipées (mobilier et matériel) pour les effectifs actuels et ceux prévus dans un avenir proche.

• Veiller au paiement en temps voulu de tous les baux, des factures de services publics et des taxes applicables aux parties concernées.

• Coordonner l'obtention des permis de travail, des visas et des autres documents de voyage pour le personnel international.

• Assurer les contrôles de diligence raisonnable pour les fournisseurs, les vendeurs et les prestataires de services, et effectuer des visites sur place le cas échéant.

• Gérer les fournisseurs contractuels et autorisés en termes de qualité, de délais de livraison, de rapport qualité-prix, etc.

Sûreté et sécurité

• Stabiliser la présence opérationnelle pendant toute la durée de la mission ; maintenir l'espace de vie/travail et les moyens de transport (confirmer les contrats et les réservations), et revoir en permanence les protocoles de sécurité et de communication afin de garantir la sécurité du personnel, avec le soutien technique du directeur régional de la sécurité pour l'Amérique latine (RSSD) et du coordinateur de la sécurité de l'ERT.

• Soutenir le chef de bureau dans la gestion des incidents critiques, en escaladant et en signalant tous les incidents au RSSD et aux responsables de la sécurité mondiale conformément à la matrice de gestion de crise.

Autres tâches

• Toute autre tâche pertinente confiée par le superviseur.

Exigences du poste

• Excellente expérience professionnelle avec un minimum de 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine, y compris la direction de programmes humanitaires multisectoriels dans des environnements opérationnels complexes.

• Connaissance des principe et processus en matière de passation de marchés (expérience de l'IRC ou d'une ONG souhaitée).

• Capacité à négocier et à travailler avec des fournisseurs locaux, des prestataires de services, des agences gouvernementales, des partenaires et des sociétés civiles. Une expérience en matière de renforcement des capacités organisationnelles et d'établissement de partenariats est préférable.

• Capacité à développer des réseaux et à établir des relations de travail solides, ainsi qu'à diversifier les ressources du programme.

• Expérience en gestion de sécurité dans un contexte complexe et en évolution rapide.

• Capacité à répondre à des tâches multiples et à résoudre des problèmes dans des délais courts pour produire des résultats de qualité.

• Maîtrise du français et du créole haïtien. Maîtrise professionnelle de l'anglais est un atout.

Qualifications

Added 8 days ago - Updated 5 hours ago - Source: rescue.org