Officier Transport et Assets

Work Arrangement:

Job Description

Sous la supervision du Coordinateur des Opérations, l’Officier Transport et Assets est responsable de toutes les tâches quotidiennes de la Gestion du Transport, Equipements et supervision des entrepôts sur tous les sites et dans le strict respect des procédures et politiques mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds.

RESPONSABILITÉS

Transport

L’Officier Transport et Assets a la charge de :

- Assurer un suivi efficace de la réparation et maintenance des véhicules, motos et générateurs ; - S’assurer que les véhicules et les motos sont en bon état de marche d’une façon permanente afin de répondre spontanément aux besoins de transport des programmes ; - S’assurer que le chauffeur / usagers des véhicules de l’IRC conduisent et entretiennent ces derniers selon les règles en vigueur au sein de l’organisation ; - Superviser les chauffeurs et autres utilisateurs éventuels des motos et des véhicules ; - Faire la gestion quotidienne des véhicules et motos (état de stock des pièces de rechange, réparations, vérification de l’état) ; - Contrôler le magasin des pièces de rechange et proposer le renouvellement de stock selon la consommation ; - Contrôler et superviser le respect des procédures logistiques et sécuritaires en matière de transport ; - Mettre en place et à jour des outils permettant la gestion efficace et transparente du parc automobile ; - Vérifier la consommation mensuelle du carburant et proposer les améliorations au Coordinateur des Opérations ; - Participer à l’élaboration des demandes d’entretien et réparations des véhicules ; - S’assurer que le matériel roulant de l’IRC a tous les documents de bord exigés selon les procédures IRC et selon les dispositions du code circulation routière en République du Burundi ; - En collaboration avec le Manager sécurité, proposer les heures de départ et de retour des véhicules sur terrain ; - Organiser des réunions hebdomadaires avec les chauffeurs ; - S’assurer de l’usage ainsi que de l’entretien des générateurs en conformité avec les procédures en place ; - Anticiper les besoins en pièces détachées et main d’œuvre pour les générateurs, et les communiquer à temps au Coordinateur des Opérations ; - Toute autre responsabilité confiée par le superviseur hiérarchique ou technique.

Gestion des actifs

L’Officier Transport et Assets a la charge de :

- Mettre en œuvre les politiques de gestion des actifs IRC ; - Gérer des actifs et biens immobiliers ; - Compiler et analyser les rapports Asset ; - S’assurer à ce qu’un formulaire Asset Register complété existe pour chaque équipement ; - Il / Elle s’assure à ce qu’un formulaire de décharge soit signé par tous les utilisateurs d’équipements ; - Évaluer les lacunes de formation dans la gestion des actifs et faire des propositions au Coordinateur des Opérations ; - En collaboration avec le Coordinateur des opérations, établir des objectifs SMART pour tous les gestionnaires Assets au niveau national ; - Il / Elle assure la sûreté et la sécurité des actifs (maintenance, réparation, évaluation, ventes aux enchères et donations) ; - Il / Elle s`assure que tous les actifs sont couverts par une assurance valide ; - Gérer au niveau national la -Master Asset List- pour tout le Pays et mettre à jour les statuts de chaque équipement ; - Développer et implémenter l’-Asset Disposal Plan- (Processus de cession d’équipement) ainsi que le timeline pour chaque Bureau ; - Faire un comptage physique et vérification de tous les documents pour au moins 20 équipements chaque mois ; - Etablir une liste de tous les équipements et matériels qui ont fait l’objet de donations et rapporter chaque mois ; - Mettre à jour l’archivage des dossiers des équipements par catégorie, par bailleur et par budget en copie dure et en ligne (Box) ; - Etablir et afficher une liste des équipements et mobiliers par bureau ; - S’assurer que tous les D1 (code budget) correspondent aux bailleurs ; - S’assurer que tous les nouveaux équipements achetés disposent de tags ; - S’assurer que tous les staff IRC signent une décharge quand ils reçoivent ou rendent un équipement appartenant à l’IRC ; - Faire signer une autorisation à tout staff qui part à domicile avec son ordinateur ou autre équipement de valeur ; - Toute autre responsabilité confiée par le superviseur hiérarchique ou technique.

Supervision Stock et Inventaire

L’Officier Transport et Assets a la charge de :

- Superviser la sélection du site d'entrepôt suivant les règles du bailleur et les procédures d’IRC ; - Il / Elle supervise le comptage cyclique des inventaires chaque deux mois et coordonne le processus de réconciliation avec les équipes d’inventaire ; - Il / Elle revoie et approuve tous les rapports de comptage avant une transmission auprès de son superviseur et justifie les écarts des comptages, le cas échéant ; - En collaboration avec le Coordinateur des Opérations, il / elle met à jour la liste des personnes autorisées à signer la sortie du matériel en stock et aussi à participer à la réception du stock ; - Il / Elle veille à ce qu’un inventaire soit fait et partagé à deux mois de la fin de chaque financement ; - Il / Elle veille à ce que toutes les entrées et sorties de matériels en stock soient documentés ; - Toute autre responsabilité confiée par le superviseur hiérarchique ou technique.

RAPPORTAGE

L’Officier Transport et Assets a la charge de :

- Rédiger un rapport hebdomadaire des mouvements des équipements ; - Produire un rapport mensuel sur les équipements et mobiliers pour toutes les bases ; - Produire un rapport d’équipement à la fin de chaque subvention ; - Compiler et analyser le rapport mensuel de stock pour tout le pays ; - Produire le rapport mensuel de la consommation du carburant.

SÉCURITÉ

L’Officier Transport et Assets est également responsable de la sécurité du stock central des équipements et n’autorise l’accès au stock qu’aux personnes agréées par les responsables.

Qualifications

- Avoir un Diplôme universitaire en gestion des opérations logistiques ou autre domaine pertinent ; - Avoir au minimum 2 ans d'expérience professionnelle en gestion logistique (Transport, Actifs, Stocks et Entrepôts) ; - Connaissance de procédures et pratiques génériques de gestion de la flotte, équipements et entrepôts (expérience au sein d’une agence des Nations Unies, une agence de coopération internationale, IRC ou autres ONG) ; - Excellente maitrise verbale et écrite du Français ; - Connaissances opérationnelles de l’anglais ; - Être Titulaire d’un permis de conduire valide – Catégorie B au minimum).

Compétences & Aptitudes Techniques :

- Grande attention aux details; - Solides compétences en supervision; - Aptitudes à effectuer de multiples tâches ; - Esprit d’équipe et capacités de résolution de problèmes ; - Maîtrise de Microsoft Office : Outlook, Excel et PowerPoint ; - Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte de IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude ; - S’engager à respecter et à mettre en pratique les politiques de Sauvegarde d’IRC.

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l'égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC respecte et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : IRC s'engage à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d'œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et indemnités de soutien.

Employeur garantissant l'égalité des chances : IRC est un employeur garantissant l'égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l'origine nationale, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état civil, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Avertissement : IRC ne demande en aucun cas de l'argent ou détails de carte de crédit aux candidats. Méfiez-vous des escroqueries et fraudes en ligne. IRC décline toute responsabilité concernant d'éventuelles escroqueries ou activités frauduleuses perpétrées en utilisant notre logo ou notre nom de manière illégitime.

Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La transmission des dossiers de candidature se fait uniquement.

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 06 Octobre 2023 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

Les candidatures féminines remplissant les conditions sont vivement encouragées.

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Added 14 days ago - Updated 1 hour ago - Source: rescue.org