Officier Chaine d'Approvisionnement/Securite

Job Description

Pour l’appui aux programmes, l’International Rescue Committee (IRC) est à la recherche d’un (1)e Officier(e) Transport avec un Baccalauréat en gestion de Transport, Logistique et Accès Sécuritaire, maîtrise dans un domaine connexe préféré et ayant une expérience de 4 années dans le domaine de transport, Sécurité/Sureté et ou de la logistique dans une organisation internationale.

Contexte et brève historique de l'IRC

Basée à Bujumbura avec des antennes provinciales à Muyinga, Ruyigi, Gitega, Makamba, Cankuzo, et Rutana l’IRC est l'une des plus grandes ONG au Burundi. Il a pour objectif de fournir de l’aide d’urgence, des services de développement et de réintégration après les conflits, de travailler pour la protection des droits de la personne humaine et de défendre les personnes déracinées ou touchées par les conflits violents et l'oppression. L'IRC a ouvert son bureau au Burundi en 1996, répondant aux besoins urgents des personnes déplacées, en mettant l'accent sur l'assainissement de l'eau, les programmes de santé environnementale et la protection des enfants vulnérables. Avec la fin de la guerre civile burundaise en 2006 et le retour des réfugiés burundais qui en a résulté, l'IRC a fait un premier pas vers les programmes de reconstruction post-conflit.

Aujourd'hui, l'IRC Burundi dispose d'un programme post-conflit dynamique comprenant la prévention et la réponse à la Violence Basée sur le Genre, la Protection des enfants, l'Accès aux droits et la bonne gouvernance, le Relèvement Economique, l’Eau, Hygiène et Assainissement.

GENERALITES DU POSTE

L’Officier Supply Chain en charge du Transport et Sécurité fait partie intégrante de l'équipe de gestion et travaille sous les ordres du Senior Coordinateur des Operations. Ce poste est responsable de la gestion et de l'appui efficace de la Chaine Logistique/Sécurité (Transport, Stock et Sécurité), tout au long du programme mis en œuvre dans le pays, en conformité avec les réglementations imposées par l'IRC et les bailleurs de fonds. Les responsabilités essentielles incluent le transport, l'inventaire et la gestion sécurité Burundi.

L’officier Supply Chain/Accès sécurité :

- Collaborera et se concertera avec le service en charge des programmes et le service financier afin de garantir des systèmes opérationnels intégrés et harmonisés. - Collaborera avec la Sr Manager Procurement afin de garantir que les mécanismes de contrôle interne fonctionnent avec un minimum de bureaucratie. - Il fera des visites du terrain en vue de garantir l'efficacité et l'uniformité de la structure de la chaîne Logistique et Sécurité ainsi que la mise en œuvre des politiques et des procédures opérationnelles standard de l'IRC.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Parmi les responsabilités spécifiques :

- La conformité : Veiller à ce que les politiques et procédures de la chaîne d'approvisionnement/Sécurité soient conformes aux politiques, procédures et exigences de l'IRC et des sources de financement applicables. Tous les sites et personnels agissent en conformité avec les politiques; - Maintenir et garder à jour les directives des bailleurs de fonds en lien avec la chaîne d'approvisionnement (Transport, Stock et Sécurité); - Veiller à ce que tous les rapports des bailleurs de fonds concernant les actifs soient achevés et soumis à temps au Département Subventions; - Veiller à ce que la cession d'actifs soit passée en revue une fois par an et à ce que les exigences des bailleurs de fonds soient suivies en fonction des besoins; - Se familiariser avec les diverses réglementations imposées par les bailleurs de fonds; - Veiller au classement et à la documentation des informations, l’historique des équipements; - Identifier les alertes rouges de fraude et de corruption et y remédier; - Suivre le processus des dédouanements des équipements appartenant à IRC; - Fournir un soutien technique au CD, à Ops Co et au coordinateur sur le terrain concernant l'ensemble des politiques, des procédures, des directives et de la planification pour, le transport, la sécurité du personnel, la sécurité opérationnelle et la continuité du programme; - Évaluer, revoir la gestion de la sécurité et les plans d'urgence en conformité avec les normes et exigences mondiales en matière de sécurité; - Veiller à ce que les approches de l'accès humanitaire soient adaptées au contexte local et comprennent des éléments d'engagement communautaire primordiaux; - Travailler pour que l'IRC, sa mission et son travail dans les zones d'opérations soient connus et acceptés.

Stock

- II/Elll veille à la bonne tenue de l’inventaire du stock; - S’assurer de la mise à jour quotidienne des bin cards, les fiches de stock et registre de stock au moment des sorties et des entrées des matériels; - Faire des contrôles inopinés deux fois dans le mois; - S’assurer qu’un inventaire est fait à la fin de chaque subvention; - Faire la mise à jour des documents de suivi tels que :

- La liste des personnes autorisées à signer la sortie des matériels en stock

- La liste des personnes autorisée à participer à la réception du matériel programme

- Le personnel SC autorisé à réceptionner du matériel qui arrive au magasin.

- S’assurer que le rapport d’inventaire est partagé au programme a deux mois de la fin de chaque subvention.

- Superviser le processus d’inventaire cyclique du stock chaque 2 mois.

LOGISTIQUE ET GESTION DE CHARROI AUTOMOBILE :

Le GSC officier a la charge de :

- Gérer les opérations de la flotte, développement des politiques locales; - Etablir le programme de pickup & drop off des staffs et des voyageurs ; - Gérer la consommation de carburant des véhicules et générateurs; - Gérer les chauffeurs et le dispatch; - Gérer les plans hebdomadaires de mouvement de la flotte; - Gérer des opérateurs radios HF et VHF; - Effectuer des évaluations des besoins en transport; - Comprendre l'exigence du département local du transport et fournir un support approprié; - Gérer l'assurance automobile et de l'enregistrement en cas dacquisition dune nouvelle flotte. - Du suivi de la procédure de dédouanement avec les prestataires de services locaux; - Gérer la réparation des actifs roulants en panne suivant le processus mis en place; - Analyser les coûts de gestion des véhicules en développer des stratégies de leurs réductions;

Gestion de la sécurité des véhicules:

- Suivre scrupuleusement les clauses du contrat lié aux automobiles avec les agences selon la réglementation de l’IRC; - Faire la réservation des vols et hôtels dans le cadre des voyages internationaux et internes; - Travailler en étroite collaboration avec l’Admin Manager sur la mise à disposition des documents de voyage; - Travailler en étroite collaboration avec le Sr Procurement Officer chargé des MPA/MSA sur la commande et la justification du carburant et la location de véhicule; - S’assurer à ce que tous les documents administratifs des véhicules soient à jour.

Vérification des documents et des passagers;

- Lors de tout déplacement inter-sites, le feu vert de départ ne devrait être donné qu’après une vérification des documents du véhicule, laquelle doit être formellement documentée ; - Veiller à ce que tout passager externe voyageant avec un véhicule soit autorisé par la Direction et signe une décharge de responsabilité, en lien avec les procédures GSC; - S’assurer que tous les déplacements respectent les heures de mouvements tels qu’indiqués dans la Politique de Transport (retour à la base à 17 :00 au maximum).

Location de Vehicles

- Lors de la sélection d’un fournisseur de véhicules de location, Exiger à ce que le fournisseur fournisse une liste de ses véhicules et de ses chauffeurs, lesquels seront vérifiés par l’équipe spécialiste (Mécanicien expérimenté); - S’assurer que tout chauffeur utilisé ou employé par IRC reçoive une formation conformément aux politiques de transport; - Veiller a ce qu’un logsheet soit mis à disposition pour le tracking des mouvements et enregistrement des prises de carburant; - S’assurer que les véhicules de location respectent les exigences de la qualité.

Résumé de responsabilités

- Conformité aux politiques de l'IRC et des donateurs; - Implémentation des SOP de GSC relatifs au transport; - Partage des données précises et fiables sur l’entretien des véhicules et consommation du carburant; - Compilation et soumission des rapports dans le temps; - Identification des signaux de la fraude et de la corruption et proposer des solutions; - Assurance de la sécurité des véhicules; - Gestion de la consommation de carburant; - Conformité du statut juridique de la flotte (enregistrement, licences, assurance); - Rapports mensuels des véhicules; - Planification et suivi du mouvement des véhicules; - Gestion des chauffeurs; - Collaborer avec tous les départements.

Sureté & Sécurité

Compréhension du contexte et rapports

- Compiler et soumettre des rapports réguliers qui suivent les incidents et les tendances dans les contextes d'accès humanitaire et de sécurité locale dans la zone d'opération de l'IRC; - Réviser ou réécrire le rapport d'incident soumis par le terrain, leur fournir un soutien par le biais de ce rapport et faire le lien avec le Sr Operations Coordinator pour s'assurer que la gestion appropriée des incidents est suivie; - Fournir des informations crédibles et une compréhension contextuelle des situations et incidents de sécurité localisés et à l'échelle du pays, ainsi que des conseils et analyses appropriés au personnel de l'IRC sur le terrain, au Senior Coordinateur des Operations et à la direction du programme, sur une base hebdomadaire; - Fournir une contribution technique et des conseils dans les évaluations pour engager les programmes de l'IRC dans de nouvelles zones géographiques, et les révisions d'évaluation pour les sites en ligne avec le SAP-IP du pays; - Suivre et réviser régulièrement les évaluations des risques de sécurité (SRA) provenant des SFP et partager les résultats avec l'équipe de gestion du pays avec des conseils sur la façon de répondre à l'évolution du contexte; - Produire des rapports quotidiens (DSR) et d'autres rapports thématiques à l'intention du Senior Coordinateur des Operations, conformément aux règlements internes de l'IRC; - Mettre à jour les objectifs des cartes de pointage du pays et collaborer avec l'équipe du pays pour mettre à jour la base de données SHIELD.

Formation et renforcement des capacités

- Travailler en étroite collaboration avec le RSSD et Ops Co (CSFP) pour identifier les besoins d'apprentissage et de développement dans le programme pays; - Etablir le plan de formation du pays en lien avec les FC qui le mettront à jour en fonction des résultats des SRAs; - Fournir des formations au personnel de l'IRC (SFP, FC, SMT, Managers...) qui répondent aux besoins de formation identifiés pendant la période de déploiement. Les formations peuvent inclure les procédures opérationnelles standard, les négociations humanitaires, la compréhension du contexte, la gestion des risques de sûreté et de sécurité, la gestion et le signalement des incidents, les principes humanitaires et la préparation à la sûreté et à la sécurité, etc..... - Encadrer et encadrer le CF et les points focaux de sécurité sur le terrain sur des sujets techniques tels que décrits dans les normes et exigences.

Développement de programmes

- Conseiller les équipes de gestion du programme et du terrain sur les risques spécifiques au contexte concernant l'accès humanitaire, la sûreté et la sécurité, et contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre des mesures et de plans d'atténuation; - Assister aux réunions de subventions/programmes pour s'assurer que les besoins en matière de sécurité sont budgétisés.

Mise en réseau et liaison

- Développer et diffuser un arbre de communication incluant tous les bureaux de l'IRC; - Maintenir un réseau de points focaux de sécurité de l'IRC dans le programme du pays ainsi qu'avec des contacts professionnels externes et des homologues.

Préparation et réponse aux contingences de sécurité

- Contribuer à l'élaboration des plans de préparation aux situations d'urgence en matière de sécurité dans le pays; - Coordonner avec les départements des programmes et des opérations pour développer des plans d'urgence opérationnels et programmatiques qui répondent aux scénarios d'urgence identifiés sur la base des priorités du SAP; - Renforcer les capacités de l'équipe nationale de gestion des incidents critiques (CIMT) ainsi que des équipes de gestion de la sûreté et de la sécurité (SSMT - sur le terrain); - Révision/mise à jour du plan d'évacuation/de réinstallation/d'hibernation; - Mettre à jour le plan d'évacuation médicale existant.

Gestion Resource Humaine :

- Supervise certains staffs de la Chaine d’Approvisionnement (Stock et Drivers) Burundi; - Apporte un appui technique aux staffs des sites (Muyinga, Ruyigi et Gitega); - Conduire des évaluations des staffs sous sa supervision directe; - Faire le suivi de la validité des contrats des staffs auprès des RH; - Faire la planification des congés du staff sous sa supervision auprès des RH; - Conduire les séances des revus des SOP lies au Transport; - Conduire des séances de formation sur les SOP liées a la sécurite.

Délivrable :

- Rapport SCMR (Transport et Stock); - Rapport approvisionnement carburant auprès des fournisseurs; - Tenir des reunions one to one, MIP, hebdommadaire; - Soumettre le rapport semestriel du Gouvernement sur le Charroi; - Revue des objectifs de performances des supervises chaque 3 mois; - Produire un plan individuel pour chaque supervise direct et indirect et faire la revue mensuelle; - Conduire le processus SCAT et mettre en place le plan d’amélioration; - Compiler et soumettre des rapports réguliers qui suivent les incidents et les tendances dans les contextes d'accès humanitaire et de sécurité locale dans la zone d'opération de l'IRC; - Produire le DSR (Daily Sécurité Report).

Autres :

Toutes autres responsabilités qui peuvent être confiées par les superviseurs (hiérarchique ou technique).

Caractéristiques personnelles :

- Parfaite intégrité personnelle; - Attentintif au détail; - Solides compétences en supervision; - Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples; - Esprit d'équipe et aptitudes en résolution de problèmes; - Pro actif

Qualifications

- Diplôme universitaire en gestion d'affaires, logistique ou dans une discipline connexe; - Au moins 5 ans d'expérience en gestion logistique et en leadership; - Avoir 3 ans d’expérience en tant que responsable de gestion de la sécurité et accès humanitaire sur le plan national; - Expérience préalable du travail avec des bailleurs de fonds tels que l'USAID, l’ECHO, l'UNHCR, le DFID, et connaissance des directives spécifiques imposées par les bailleurs de fonds; - Expérience sur le terrain de la gestion des opérations d'une grande chaîne d'approvisionnement multi-sites; - Connaissance approfondie et compréhension des procédures pratiques de la chaîne d'approvisionnement et maintien des canaux d'approvisionnement dans les régions où l'infrastructure est faible; - Excellentes compétences organisationnelles, interpersonnelles et communicationnelles; - Excellentes compétences informatiques, entre autres en traitement de texte et avec les tableurs et bases de données; - Qualités de leadership et volonté de faire preuve d'initiative et de flexibilité; - Volonté de participer et de contribuer en tant que membre d'une équipe, dans des conditions de travail et de vie difficiles.

Environnement de travail

Le poste est basé dans la capitale, Bujumbura. La situation sécuritaire au Burundi est généralement calme.

Normes de conduite professionnelle : IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ces valeurs sont l'intégrité, le service, la redevabilité et l'égalité. En accord avec ces valeurs, IRC opère et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, l'intégrité fiscale ainsi que la lutte contre les représailles.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre

IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

Egalité des chances pour les employeurs : IRC est un employeur soucieux de l'égalité des chances. IRC évalue tous les candidats sur la base du mérite, sans tenir compte de la race, du genre, de la couleur, de la nationalité, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, de l'état civil, du statut d'ancien combattant, du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par le droit applicable.

IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.

Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice ai des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La transmission des dossiers de candidature se fait uniquement électroniquement.

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 15 Aout 2022 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.