Logistics Technical Assistant Colombia Bogotá

Contract

This is a Professional contract, Grade 4 (NRC) contract. More about Professional contract, Grade 4 (NRC) contracts.

Responsabilidades Generales:

1. Asegurar la adherencia con las políticas, manuales, directrices y requisitos de los donantes del NRC
2. Apoyar con la implementación del portafolio de la función logística de acuerdo con el Plan de Acción.
3. Proporcionar administración logística y soporte básico.
4. Preparar y desarrollar informes de estado según lo requerido por la gerencia
5. Asegurar la correcta presentación de todos los documentos de soporte
6. Asistir en la planificación y entrega de la actividad logística.
7. Mantener registros logísticos, proveedores y equipos.
8. Promover y compartir ideas para la mejora de la función logística.
9. Realizar otras tareas, según lo asignado por el Gerente de Línea

Responsabilidades Específicas:

Compras

1. Consultar y apoyar en estudios de mercado y proporcionar precios estimados.
2. Participar en la planificación compras del proyecto PPP.
3. Asegurar el correcto diligenciamiento de la documentación de procedimientos de compras de acuerdo a los requerimientos de Gestión Documental (documentos de ofertas, actas de reuniones y notas generales de recibo).
4. Hacer gestión y seguimiento de toda la documentación de compra, como solicitudes de compra, solicitudes de cotizaciones, análisis de ofertas, actas y contratos / acuerdos / órdenes de compra, debidamente firmados/autorizados por el personal pertinente antes de establecer un compromiso contractual con los proveedores.
5. Preparar una copia impresa del archivo de compras junto con los documentos de pago y asegurar el envío a Finanzas
6. Verificar la exactitud de las facturas contra pedidos / contratos / acuerdos y hacer un seguimiento de entregas parciales.
7. Garantizar la documentación adecuada para los bienes pedidos y recibidos del extranjero.
8. Responsable de la marcación de todos los activos de NRC recién comprados y de su registro en AR y Agresso antes del envío a cualquier oficina local en Colombia.
9. Ingresar todos los datos requeridos en todas las etapas de la compra en el sistema de compras de Agresso
10. Preparar borradores de excepciones (waiver) y notas de archivo si es necesario
11. Realizar compras de menor cuantía de acuerdo a las necesidades del programa
12. Realizar la gestión logística que se requieran para lograr las transferencias de efectivo solicitadas por el programa.
13. Participe en la evaluación de proveedores y asista al Oficial de Logística (Adquisiciones) con la actualización de la Base de Datos de Proveedores

Bodegas / Activos

1. Garantizar el correcto almacenamiento y rotación de las existencias, así como el mantenimiento estructural adecuado de los almacenes con el fin de mantener todas las existencias en buenas condiciones.
2. Asegurar que solo el personal autorizado ingrese al almacén y reciba suministros o materiales
3. Supervisar el embalaje, carga y descarga de todos los materiales.
4. Garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad para las operaciones de manipulación en los almacenes.
5. Reportar cualquier pérdida, daño o discrepancia.
6. Garantizar el envío y la recepción oportuna y eficiente de mercancías.
7. Mantener registros de existencias y controles precisos
8. Organizar la mano de obra local para afectar la recepción y el envío oportuno y eficiente de los bienes.
9. Asistir al Oficial de Logística para preparar y presentar los documentos de respaldo apropiados.
10. Apoyar y capacitar a los auxiliares de Bodega y empleados locales, según sea necesario.
11. Contar físicamente todo el inventario, artículos de inventario y activos al menos dos veces al año y documentar los resultados en el informe de inventario con notas en el Registro de Activos o el Reporte de Inventario de Bodegas.
12. Mantener y actualizar la lista de activos de NRC y actualizar la información en Agresso
13. Mantener el registro de Notas de Generales de Recibo y Listados de Distribución y gestionar a partir de esto la gestión de pago a proveedores y justificación de salidas de almacén.
14. Preparar documentos para el pago de contratos.

Gestión de Flota

1. Asegurar que los vehículos se usen y mantengan de acuerdo con el Manual de Logística, el Plan Estratégico de Seguridad Vial y las políticas de NRC.
2. Asegurar que los vehículos de NRC estén equipados con los documentos y equipos necesarios
3. Planificar, programar y monitorear el transporte de personal y material / equipo de acuerdo con las solicitudes y procedimientos.
4. Asegurar que todos los vehículos de NRC estén en condiciones de funcionamiento adecuadas y con un plan adecuado de mantenimientos.
5. Gestionar solicitudes de repuestos para vehículos.
6. Coordinar y facilitar la notificación oportuna de eventualidades como accidentes y averías.
7. Garantizar el correcto archivo de todos los registros e informes del vehículo.
8. Asegurar de que la flota de vehículos esté optimizada en su tamaño, modelos de vehículos, utilización y costos operativos.
9. Apoyar al Líder de Equipo de Logística en la gestión, evaluación y presentación de informes sobre la actividad / desempeño de la gestión de la flota.
10. Brindar apoyo en pruebas, capacitación de conductores y personal autorizado.
11. Asegurar la entrada de datos oportuna, precisa y correcta en el sistema de gestión de flota.
12. Garantizar el archivo de las hojas de registro del movimiento diario del vehículo y mantenerse atento a la comunicación con los conductores cuando esté en el terreno.
13. Garantizar el archivo de informes diarios, semanales y mensuales del uso del vehículo / combustible; preparar informes estadísticos sobre el uso / distribución de vehículos

14. Preparar documentos para el pago de contratos.

15. Competencias

Competencias profesionales:

Competencias profesionales generales:

1. Experiencia de trabajo en funciones de logística en contextos de ayuda humanitaria.
2. Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes.
3. Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo.
4. Licencía de Conducción vigente.
5. Algún conocimiento en el idioma inglés

Habilidades específicas, conocimientos y experiencia del contexto:

1. Técnico, Tecnólogo o estudiante de últimos semestres de Administración de Empresas, Administración Logística, Negocios Internacionales, o similares.
2. Mínimo un (1) año de experiencia comprobada en una responsabilidad similar.
3. Conocimientos sólidos en Gestión de Abastecimientos - Cadenas de Suministro.
4. Experiencia en Manejo de Bodegas y almacenes.
5. Experiencia en Gestión de Activos Fijos.
6. Conocimientos en Gestión de flota.
7. Conocimientos en Gestión de transporte de mercaderías a nivel nacional e internacional.
8. Conocimiento de proficiente de utilidades ofimáticas MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook) y experiencia en manejo de software ERP.

Competencias comportamentales:

El marco de competencias del NRC establece 12 competencias comportamentales y son esenciales las siguientes para este cargo:

1. Manejar entornos inseguros.
2. Planear y lograr resultados.
3. Empoderar y construir confianza.
4. Comunicar con impacto y respeto.