Business Support Assistant SSA 4

TITRE DU POSTE:

Business Support Assistant

TYPE DE CONTRAT:

Special Service Agreement (SSA)/ SSA 4

UNITÉ/DIVISION:

Unité Administration/ Finance PAM Sénégal

LIEU D’AFFECTATION:

Dakar, Sénégal

DURÉE:

6 mois

DATE DE DÉBUT:

DATE LIMITE :

Août 2020

24 août 2021

DESCRIPTION DU CONTEXTE DE LA MISSION:

A propos du PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) des Nations Unies est le lauréat du prix Nobel de la paix 2020. Plus grand organisme humanitaire au monde, il sauve des vies en situations d'urgence et utilise l'assistance alimentaire pour ouvrir une voie vers la paix, la stabilité et la prospérité au profit de ceux qui se relèvent d'un conflit ou d'une catastrophe ou subissent les effets du changement climatique

Les candidatures féminines et les candidats qualifiés sont particulièrement encouragés à postuler sur ce poste. Le PAM applique une tolérance zéro à l'égard de la discrimination et ne fait pas de discrimination sur la base du statut du VIH/sida ou de la situation liée au handicap.

Quel est le contexte de ce besoin

Ces postes sont à pourvoir dans des bureaux de pays, des bureaux régionaux ou au Siège. Les titulaires peuvent soit assurer des fonctions d'appui administratif centralisé et relever de l'Adjoint(e) à la gestion, soit fournir un appui administratif aux équipes dépendant hiérarchiquement du ou de la Responsable de l'unité ou du de la Chef du service, ou de son ou sa suppléant(e). Lorsque ces postes apportent un soutien dans un secteur d'activité précis, ils peuvent relever du ou de la Responsable de l'unité considérée, du de la Chef de service, ou de son ou sa suppléant(e).

À ce niveau, le travail est effectué sous une supervision minimale. On attend des titulaires qu'ils produisent des travaux structurés et précis, et mènent des activités spécifiques d'aide à la gestion. Ils peuvent donner des orientations sur les pratiques courantes à d'autres membres du personnel moins expérimentés travaillant dans leur domaine d'activité.

Pourquoi travaillez avec nous ?

Ce poste vous offre une opportunité passionnante de travailler dans une équipe multiculturelle et interdisciplinaire au sein d’une organisation unique par sa mission et son impact. De plus, nous offrons au PAM :

▶️Des carrières enrichissantes qui permettent de changer les choses

Notre action au quotidien améliore la vie des personnes que nous servons.

▶️Formation et apprentissage continus

Nous fournissons des outils d'apprentissage à nos employés pour leur permettre de développer leur carrière en permanence.

▶️Un environnement professionnel multiculturel et stimulant

Nous encourageons l'équilibre hommes/femmes et la diversité culturelle pour renforcer nos équipes.

Cliquez sur le lien ci-après pour regarder la vidéo et en apprendre plus sur nous !! :

https://www.youtube.com/watch?v=RnaxfnNKdsM&t=7s

Qu’est-ce qui est attendu de vous ?

RESPONSABILITES SPECIFIQUES ET GENERALES

Sous la supervision générale du Chef de l’Unité Administration et Finances, vous aurez en charge :

Responsabilités générales :

L’appui administratif aux différentes unités du Bureau de Pays.

Responsabilités spécifiques :

1.Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d'autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports.

2. Répondre à des questions et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.

3. Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.

4. Assurer des prestations de révision et de relecture de documents standard pour contribuer à l'élaboration de documents précis.

5. Se charger de la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s'assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement.

6. Gestion du standard téléphonique et du courrier interne et externe.

7.Effectuer les formalités d’obtention de visa en hors taxe, de titres d’exonération, d’admission temporaires et toute autre formalité douanière liée à l’acquisition de biens ou de services,

8.Aider les staffs et le bureau dans l’obtention de visa pour les voyages si nécessaire,

9. Travailler avec des personnes d'horizons divers, en recueillant des informations en retour le cas échéant pour fournir une aide à la gestion au personnel.

10.Assurer toute autre tâche qui lui sera confiée.

Pour cette mission, vous devez avoir :

Au moins quatre ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Rompu(e) à l'utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.
• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.
• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.
• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.
• Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés.
• Bonne connaissance des formalités douanières.

Education : Achèvement des études secondaires.

Langue : La maitrise du Français aussi bien parlé qu’écrit. La connaissance de l’anglais et du Wolof est un atout.

Termes et Conditions

Le PAM s'est engagé à promouvoir un environnement de travail inclusif dans lequel la diversité est valorisée et où aucune forme de discrimination n'est tolérée. Nous promouvons le leadership des femmes au sein de notre organisation et visons à atteindre la parité dans nos équipes en Afrique de l'Ouest et du Centre. Les candidatures féminines qualifiées sont donc particulièrement encouragées.

Le PAM n'a aucune tolérance à l'égard de la discrimination et ne fait aucune discrimination fondée sur le statut VIH / SIDA.

Aucune nomination dans le cadre de tout type de contrat ne sera proposée aux membres du Comité consultatif des Nations Unies pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité des finances de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d'audit du PAM, du Corps commun d'inspection (CCI) et d'autres organes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de supervision du PAM, tant pendant leur service que ainsi que dans les trois ans suivant la fin de leur contrat.