Business Support Assistant SC/4 - Logistique Ouaga

WFP seeks candidates of the highest integrity and professionalism who share our humanitarian principles.

Selection of staff is made on a competitive basis, and we are committed to promoting diversity and gender balance.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (COs), les Bureaux régionaux (RBs) et le Siège (HQ). Les titulaires de postes peuvent soit assumer des fonctions de soutien administratif au bureau de front et faire rapport à l'Associé de soutien aux affaires, soit fournir un soutien administratif aux équipes avec la ligne de reporting au chef d'unité concerné, au chef ou au désigné. Dans les cas où ces postes soutiennent un secteur d'activité particulier, la ligne de déclaration peut être adressée au chef d'unité concerné, au chef ou au représentant désigné.

À ce niveau, les travaux sont effectués sous un minimum de supervision. On s'attend à ce que les titulaires de titres produisent un travail organisé et précis, en entreprenant des activités spécifiques de soutien aux entreprises. Ils peuvent offrir des conseils sur les pratiques courantes à un personnel plus jeune dans leur domaine de travail.

DESCRIPTION DU POSTE

Fournir des processus standard de soutien aux entreprises pour un domaine de travail professionnel spécifique, afin de faciliter la prestation de services efficaces

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

ADMINISTRATION:

- Archivage de tous les dossiers (correspondance, AO, PV, Note au dossier etc.) généraux de la suppy chain ; - Elaboration et transmission des correspondances de la SC - Elaboration des comptes rendus des réunions Supply Chain ; - Enregistrement et transmission des courriers arrivés - Elaboration et suivi des fiches pour les analyses laboratoire ; - Elaboration et transmission des demandes de traitement phytosanitaires - Elaboration et suivi des demandes de mission de la SC - Enregistrement et traitement des demandes d’agréments des nouveaux fournisseurs avec les differentes section (procurement NFI, transport , etc….) ; - Suivi et mise a jour des listes restreintes des fournisseurs

FACTURATION

- Création des PR Manuel et dans WINGS pour les achats NFI de la SC ; - Suivi de la création des PO avec le Procurment NFI ; - Création des GRN pour les achats NFI de la SC - Traitement et suivi des factures NFI dans ITS pour la SC - Réception et enregistrement des factures logistiques ; - Elaborer et suivre

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le poste en question.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
• Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
• Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Expérience:

Au moins 2 ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en logistique ; Procurement, finance, comptabilité , etc., assortis d’une expérience du travail administratif.

Langue:

Parler courramment le français

Education: Achèvement des études secondaire

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

• Bonne connaissance dans l'utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.

• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.

• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.

• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Durée: un an renouvelable

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

20 février 2021

Female applicants and qualified applicants from developing countries are especially encouraged to apply

WFP has zero tolerance for discrimination and does not discriminate on the basis of HIV/AIDS status.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.