Business support Assistant GS5

AVIS DE VACANCE DE POSTE INTERNE ET EXTERNE

INTITULE DU POSTE :

Business Support Assistant

TYPE DE CONTRAT:

Fixed Term/ GS5

UNITE/DIVISION:

Programme

LIEU D’AFFECTATION:

DATE D’AFFECTATION:

Nouakchott / Mauritanie

Immédiate

DUREE:

1 an renouvelable

Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et du plus grand professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires.

La sélection du personnel se fait sur une base compétitive et concurrentielle.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées, le PAM est engagé pour l'égalité du genre et entend relever l’équilibre homme-femme au sein de son équipe.

Avez-vous une première expérience dans la gestion des programmes ? Avez-vous le souhait de développer davantage votre expérience professionnelle tout en contribuant à mettre fin à la faim dans le monde ?

Souhaitez-vous rejoindre le PAM, une organisation très réputée qui apporte un changement positif dans la vie des personnes touchées par des difficultés ? Voulez-vous rejoindre une organisation mondiale qui investit dans son personnel ?

Si votre réponse est oui, alors c'est une excellente opportunité pour vous de devenir membre à part entière d'une équipe diversifiée et passionnée qui travaille sur des projets variés et internationaux contribuant directement à l'assistance aux bénéficiaires.

POURQUOI DEVRIEZ-VOUS REJOINDRE LE PAM ?

Le PAM aide plus de 86 millions de personnes dans environ 83 pays. Votre travail aura un impact positif sur la vie des personnes les plus touchées par l'insécurité alimentaire et ayant le moins de capacité à réagir aux chocs grâce à leurs propres ressources et à des mécanismes d'adaptation.

Vous rejoindrez une équipe diversifiée de professionnel(le)s et aurez l'occasion d'échanger votre expérience et votre expertise avec vos collègues.

Le PAM investit dans la formation et le développement de ses employés grâce à une gamme de programmes de formation, d'accréditation, de mentorat et d'autres programmes.

Notre équipe se développe au niveau national et le moment choisi pour nous rejoindre ne peut pas être meilleur !

Nous proposons un package de rémunération attractif (veuillez-vous référer à la section Termes et Conditions).

L’égalité des sexe et l’équité sont au cœur de nos actions

CONTEXTE ET OBJET DE LA MISSION

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) soutient les efforts du Gouvernement Mauritanien pour l’atteinte de l’ODD 2 « Faim Zéro » d’ici 2030. En cohérence avec son mandat, le PAM se concentre sur un double objectif consistant à sauver des vies et préserver les moyens d’existence tout en promouvant les capacités de résilience, tant au niveau national que local. Au sein du bureau-pays, l’unité Programme est responsable de la mise en œuvre des opérations du PAM conformément aux orientations définies dans le Plan Stratégique Pays 2019-2022 et sous le leadership de la Direction Pays.

Sous la supervision du Responsable de l’unité Programme et en coordination étroite avec l l’unité genre, les unités support et les sous-bureaux, l’Assistant(e) programme sera principalement responsable d’appuyer les Gestionnaires d’activité, notamment sur ce qui concerne la gestion des partenariats (FLA,), la gestion des ressources (budget et vivres), et la consolidation des actions collectives de l’unité programme (APP, etc.). Dans le cadre de sa mission, il/elle assurera dans la supervision d’un(e) Assistant Business Support.

ATTRIBUTIONS SPECIFIQUES :

1. Coordonner la préparation et le suivi des exercices de planification et de revue annuel de performance (APP) pour l’unité Programme.
2. Piloter le processus de sélection et de suivi des performances des partenaires, en conformité avec les SOPs établis et en lien étroit avec les Gestionnaires d’activité et les sous-bureaux : préparation, supervision et traitement du processus d’appel à manifestation, réalisation de l’évaluation annuelle des partenaires, suivi continu de leur performance, élaboration systématique de note au dossier en cas de changement de partenaire.
3. Appuyer les Gestionnaires d’activité et les sous-bureaux dans l’élaboration, la négociation et la soumission des accords de partenariats avec les partenaires (FLA) et de leurs avenants, et assurer le suivi de l’obtention des approbations et signatures requises.
4. Appuyer les Gestionnaires d’activité et les sous-bureaux dans l’élaboration, la négociation et la soumission des protocoles d’accord avec les structures Gouvernementales et de leurs avenants, et assurer le suivi de l’obtention des approbations et signatures requises.
5. Organiser et assurer le secrétariat des réunions du Comité de revue des partenariats (CPC), en appuyant les Gestionnaires d’activité dans la présentation des dossiers au comité. Elaboration et suivi de signature des PV de réunions du CPC.
6. Appuyer les Gestionnaires d’activités dans toutes les actions requises après signature des FLA et accords dans les systèmes de gestion financière du PAM (WINGS et ITS) : saisie des SOA, dès SES/GRN, des factures certifiées, etc.
7. Tenir à jour le fichier de suivi des accords et avenants signés en notifiant les sous-unités et les partenaires en temps opportun des actions à prendre (amendements, versements, régularisations, clôture, etc.). Ce fichier doit permettre à tout moment de disposer d’un état des lieux des avances et paiements effectués sur chaque contrat.
8. Tenir un classement numérique et papier des FLA, protocoles d’accords et avenants signés.
9. Appuyer les Gestionnaires d’activité et l’unité genre dans l'organisation systématique de sessions de briefing des partenaires sur leurs engagements aux regards des
10. S’assurer que les partenaires respectent les clauses inscrites dans les FLA en matiere d’egalité de sexe( recrutement des points focaux, remontée systematiques des données de terrain en matiere de genre)
11. Appuyer l’unité genre a ssurer le suivi des partenaires pour toutes les questions relatives aux thématiques genre et protection.
12. Appuyer les Gestionnaires d’activité dans le suivi budgétaire de leurs activités, en lien avec l’unité Budget and Programming, ainsi que dans l’analyse réalisée lors des réunions de suivi budgétaire hebdomadaires.
13. Appuyer les Managers de l’unité Programme dans les processus de recrutement de personnel (établissement des requêtes, etc.) et le suivi des recrutements en cours de l’unité, en lien avec l’unité Ressources Humaines.
14. Assurer un appui continu aux Gestionnaires d’activité 1, 2, 3 et 4 dans la gestion des vivres.
15. Assurer le secrétariat des réunions des Comités Techniques de Suivi (CTS) avec le CSA et Taazour.
16. Superviser l’ensemble des tâches de l’Assistant business support(GS4), en assurant notamment le contrôle qualité de ses livrables, et assurer son intérim en cas d’absence.
17. Effectuer toutes autres taches selon les besoins du service et sur demande du/de la superviseur(e) ou de la Direction.

QUALIFICATION & NIVEAU D’EXPERIENCE REQUIS :

Niveau d’éducation :

Être titulaire d’un diplôme de Niveau Baccalauréat, un BEP ou tout autre diplôme équivalent avec au moins cinq (05) ans d'expériences professionnelles pertinentes dans l’économie, la nutrition / santé, l’agriculture, les sciences de l'environnement, les sciences sociales et humaines ou dans un autre domaine pertinent pour l'aide au développement international.

Être titulaire d’une Licence, DUT ou tout autre diplôme équivalent avec au moins trois (3) ans d'expériences professionnelles pertinentes dans l’économie, la nutrition / santé, l’agriculture, les sciences de l'environnement, les sciences sociales et humaines ou dans un autre domaine pertinent pour l'aide au développement international

Expériences/ Compétences souhaitées pour le poste :

Expérience professionnelle pertinente dans le domaine de l’humanitaire, sécurité alimentaire, nutrition, la résilience avec les Nations unies ou des ONG ;

Expérience spécifique dans la mise en œuvre de programmes d’urgence, de nutrition, de résilience, de cantines scolaires, connaissance de l’approche intégrée etc.) ;

Expérience de supervision des acteurs de terrain, notamment des ONG,

Capacités à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire et multiculturelle,

Maitrise d’au moins un des dialectes nationaux.

Expérience dans les gestions des Partenariats (FLA) serait un atout.

Langues & informatique :

Bonne maîtrise du français (la maitrise de l’Anglais est un plus) Connaissance du pack Office (Excel, Word, etc.), avoir au moins un niveau moyen en anglais.

Kinday SAMBA

Représentante & Directrice Pays

PAM- MAURITANIE