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AVIS DE VACANCE DE POSTE INTERNE ET EXTERNE

INTITULE DU POSTE :

Business Support Assistant

TYPE DE CONTRAT :

Fixed Term/ GS4

UNITE/DIVISION :

Programme

LIEU D’AFFECTATION :

DATE D’AFFECTATION :

Nouakchott / Mauritanie

Immédiate

DUREE :

1 an renouvelable

Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et du plus grand professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires.

La sélection du personnel se fait sur une base compétitive et concurrentielle.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées, le PAM est engagé pour l'égalité du genre et entend****relever l’équilibre homme-femme au sein de son équipe.

Avez-vous une première expérience dans l’administration, secrétariat ? Avez-vous le souhait de développer davantage votre expérience professionnelle tout en contribuant à mettre fin à la faim dans le monde ?

Souhaitez-vous rejoindre le PAM, une organisation très réputée qui apporte un changement positif dans la vie des personnes touchées par des difficultés ? Voulez-vous rejoindre une organisation mondiale qui investit dans son personnel ?

Si votre réponse est oui, alors c'est une excellente opportunité pour vous de devenir membre à part entière d'une équipe diversifiée et passionnée qui travaille sur des projets variés et internationaux contribuant directement à l'assistance aux bénéficiaires.

POURQUOI DEVRIEZ-VOUS REJOINDRE LE PAM ?

• Le PAM aide plus de 86 millions de personnes dans environ 83 pays. Votre travail aura un impact positif sur la vie des personnes les plus touchées par l'insécurité alimentaire et ayant le moins de capacité à réagir aux chocs grâce à leurs propres ressources et à des mécanismes d'adaptation.
• Vous rejoindrez une équipe diversifiée de professionnel(le)s et aurez l'occasion d'échanger votre expérience et votre expertise avec vos collègues.
• Le PAM investit dans la formation et le développement de ses employés grâce à une gamme de programmes de formation, d'accréditation, de mentorat et d'autres programmes.
• Notre équipe se développe au niveau national et le moment choisi pour nous rejoindre ne peut pas être meilleur !
• Nous proposons un package de rémunération attractif (veuillez-vous référer à la section Termes et Conditions).
• Les approches genre et protection sont intégrées dans toutes nos activités.

CONTEXTE ET OBJET DE LA MISSION

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) soutient les efforts du Gouvernement Mauritanien pour l’atteinte de l’ODD 2 « Faim Zéro » d’ici 2030. En cohérence avec son mandat, le PAM se concentre sur un double objectif consistant à sauver des vies et préserver les moyens d’existence tout en promouvant les capacités de résilience, tant au niveau national que local. Au sein du bureau-pays, l’unité Programme est responsable de la mise en œuvre des opérations du PAM conformément aux orientations définies dans le Plan Stratégique Pays 2019-2022 sensible à la dimension genre et sous le leadership de la Direction Pays.

Sous la supervision directe de l’Assistant Programme et dans le cadre des orientations fixées par le

Responsable de l’unité Programme, en coordination étroite avec les unités support, l’unité genre et les sous-

bureaux, l’Assistant(e) business support apportera un appui sur l’ensemble des tâches administratives de l’unité et assurera le rôle de point focal vis-à-vis des unités support.

ATTRIBUTIONS SPECIFIQUES :

• Planifier les réunions hebdomadaires de l’unité Programme et en rédiger les PV.
• Planifier les réunions de suivi budgétaire hebdomadaires et en rédiger les PV, en appui aux Gestionnaires d’activités.
• Consolider les plannings de mission mensuels et assurer le suivi d’approbation des plans de missionsde l'unité programme.
• Consolider les besoins mensuels en liquidités de l'unité programme, pour transmission aux Finances.
• Assurer le suivi régulier des engagements et avances (open items), en appui aux AMs (Activity Managers) et en lien avec les Finances.
• Consolider le plan d'achat annuel de l'unité programme et en assurer le suivi.
• Assurer l'enregistrement, le suivi et le classement centralisé (papier et électronique) du courrier rentrant et sortant de l'unité Programme, en lien avec l'Assistant(e) de direction.
• Appuyer, en lien avec les unités Administration et Finance, l’organisation d’ateliers, de formations et autres évènements organisés par l'unité Programme (y compris préparation des budgets, requêtes de paiement, suivi des pièces justificatives, rédaction des TDR, des ordres du jour et des comptes rendus).
• Consolider et tenir à jour l'agenda des congés de l'unité Programme.
• Consolider régulièrement le plan de mouvement vivres de l'unité Programme.
• Consolider régulièrement les besoins des sous-bureaux et des gestionnaires d’activités en termes d’articles non alimentaires (PPE, emballage, etc.), puis suivre les processus d'achat et de livraison avec l’unité Supply Chain.
• Appuyer les gestionnaires d’activité dans toutes les actions requises dans les systèmes en ligne(WINGS, ITS, COMET, etc.).Appuyer le Responsable de l’unité Programme dans toute action nécessitant de coordonner les contributions des différents membres de l’unité Programme et des sous-bureaux.

• Effectuer toutes autres taches selon les besoins du service et sur demande du/de la superviseur(e) ou de la Direction

  QUALIFICATION & NIVEAU D’EXPERIENCE REQUIS :

Niveau

d’éducation :

Niveau Baccalauréat, un BEP ou tout autre diplôme équivalent avec au moins quatre (04) ans d'expériences professionnelles pertinentes dans l'appui et la gestion administrative.

Niveau Licence, DUT ou tout autre diplôme équivalent avec au moins deux02) ans d'expériences professionnelles pertinentes dans l'appui et la gestion administrative.

Expériences/

Compétences souhaitées pour le poste:

Une bonne connaissance du système des Nations unies et d'autres organisations internationales est un atout.

Excellentes aptitudes orales et écrites ; excellentes aptitudes à la rédaction, à la formulation de rapports.

Excellentes compétences interpersonnelles ; sensibilité culturelle et sociale; capacité à travailler de manière inclusive et en collaboration avec un éventail de collaborateurs.

Capacité à travailler et à s'adapter professionnellement et efficacement dans un environnement stimulant ; capacité à travailler efficacement dans une équipe multiculturelle composée de personnel international et national.

Connaissances générales en informatique, y compris la maîtrise de diverses applications MS Office (Excel, Word, etc.) et du courrier électronique/Internet ; familiarité avec la gestion de bases de données et les équipements de bureautique.

Autonome, capacité à travailler avec un minimum de supervision ; capacité à travailler dans des délais serrés.

Langues & informatique:

Bonne maîtrise du français (la maitrise de l’Anglais est un plus) Connaissance du pack Office (Excel, Word, etc.), avoir au moins un niveau moyen en anglais.

Kinday SAMBA

Représentante & Directrice Pays

PAM- MAURITANIE